Die Kosten einer Abweichung, die so genannten Cost of Noncomformals, können nicht selten bis zu 40% des Umsatzes betragen. Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) bleibt dieses riesige Potenzial zur Steigerung der Effizienz und Effektivität meist ungenutzt. Unternehmen, die ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001:2000 eingeführt haben und aufrechterhalten, müssen die Normenforderung zur Messung der internen Prozesse erfüllen.
Dieser Anforderung wird allerdings oft durch die Einführung von Ersatzkennzahlen, wie z.B. Anzahl der Reklamationen bzw. internen Fehlermeldungen pro Periode oder der Messung der Durchlaufzeit eines Auftrags, nachgekommen. Für diese Messungen und deren Ergebnisse, die meist in Qualitätsberichte einfließen, interessieren sich bestenfalls die Qualitätsmanager, aber nicht die entscheidendere Stelle eines Unternehmens: die Geschäftsführung. Wir lesen täglich in der Zeitung, dass die Entscheidungen, die in dieser Hierarchieebene getroffen werden, zu einem überwiegenden Teil auf Kostendaten basieren. Damit fließen Qualitätsaspekte, wenn überhaupt nur in verschlüsselter Form, durch die Ersatzkennzahlen, in die Entscheidungsfindung und damit verbunden in die Gestaltung der Zukunft der KMU mit ein.
Ein weiterer wichtiger Vorteil der Qualitätskostenrechnung ist, dass mit ihrer Hilfe die Wirksamkeit von eingeführten Maßnahmen überprüft werden kann. Denn nichts ist schlimmer für ein Unternehmen als die Aufrechterhaltung von falschen Entscheidungen aufgrund mangelnder Beweise.
Wie funktioniert die Qualitätskostenrechnung?
Einfach und zugleich extrem wirksam ist das so genannte FPF-Modell. Hierbei werden die Qualitätskosten in die Kategorien
1. Fehlerverhütungskosten,
2. Prüfkosten,
3. Fehlerkosten
eingeteilt. Dieser Ansatz basiert auf der Kostenstellenrechnung, wie sie ohnehin in den meisten Unternehmen angewendet wird, sowie auf der nachfolgend dargestellten Kausalität:
Der Anstieg einer Qualitätskostenkategorie (z.B. Fehlerverhütungskosten) beinhaltet das Absinken der nächst Folgenden (z.B. Prüfkosten). Voraussetzung ist, dass eine wirksame Maßnahme (richtige Entscheidung) umgesetzt wurde.
Das folgende Beispiel soll das FPF Modell verdeutlichen:
Mit der Durchführung einer Schulung zum Thema Stichprobensystematik nach ISO 2859–1 im Bereich der Wareneingangsprüfung (die Schulungskosten sind Fehlerverhütungskosten) erfolgt eine Verminderung des Prüfaufwands und damit eine Reduzierung der Prüfkosten im Wareneingang bei gleich bleibenden Fehlerkosten.
Ein weiterer Vorteil der Qualitätskostenrechnung ist die Möglichkeit der Analyse nach Kostenschwerpunkten, um den richtigen Hebel zur Effizienzsteigerung zu finden. Hierbei wird z.B. mit Hilfe der bekannten Methode der ABC-Analyse die Kategorie mit dem höchsten Kostenanteil ermittelt, um mit den Verbesserungsmaßnahmen zu beginnen. Generell erfolgt die Analyse der erfassten Qualitätskosten nach den gängigen Methoden des Kosten-Controllings, wie z.B. Kostentrendanalyse und Pareto.
Einführung einer Qualitätskostenrechnung
Wie schon oben erwähnt ist eine Voraussetzung zur Einführung einer Qualitätskostenrechnung, das Vorhandensein einer Kostenstellenrechnung. Darüber hinaus ist die Erfassung und Zuordnung der qualitätsbezogenen Kosten von besonderer Bedeutung. Um dieses zu verdeutlichen, werden im Folgenden verschiedene Kostenarten den Qualitätskostenkategorien zugeordnet:
Fehlerverhütungskosten sind Kosten für z.B.
· Qualitätsplanung,
· Prüfplanung,
· Audits,
· Schulungen,
· Lieferantenbewertung
Prüfkosten sind Kosten für z.B.
· Eingangs-, Inprozess- und Endprüfung,
· Qualitätszertifikate,
· Prüfmittelüberwachung,
Fehlerkosten sind Kosten für z.B.
· Ausschuss und Nacharbeit,
· Sortier- und Wiederholungsprüfung,
· Wertminderung und Gewährleistung,
Demzufolge sind Fehlerverhütungs- und Prüfkosten eher als Investitionen zu sehen, Fehlerkosten hingegen haben den Charakter von Verlusten. Sie müssen in jedem Fall vermieden werden. Es gilt der Grundsatz: Vorbeugung ist besser als Nachsorge (-zahlung).
Irritationen bei Einführung der Qualitätskostenrechnung
Oft werden direkt bei der Einführung einer Qualitätskostenrechnung die verschiedenen Kosten nur lückenhaft erfasst bzw. falsch zugeordnet. Dieses durchaus normale Verhalten hat zur Folge, dass die Qualitätskosten in der ersten Zeit dramatisch ansteigen. Es muss klar sein, dass dieser Anstieg keinen Grund zur Beunruhigung beinhaltet oder ungeplanten Aktionismus zur Folge haben sollte.
Festlegung der Kostenerfassung
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Festlegung der Vorgehensweise zur Kostenerfassung. Sie wird am besten in Zusammenarbeit mit dem Controlling erarbeitet und in einer Verfahrensanweisung für alle Mitarbeiter transparent festgeschrieben (z.B. Kostenerfassung über Zeiterfassungsbögen oder das Produktionsplanungssystem – PPS etc.). Auch hier sollte der Fokus auf einer umfassenden und qualitativ hochwertigen Arbeit liegen, denn Schnellschüsse bei der Vorgehensweise zur Kostenerfassung ziehen fast immer in kurzer Zeit einen Systemwechsel nach sich und führen bei der anschließenden Analyse so zu weiteren Fehlerquellen. Denn nur eine gleich bleibende Berechnungsbasis sichert gleich bleibend korrekte Analyseergebnisse und kann somit effektiv zur Entscheidungsfindung beitragen.
Stephan Riechmann Unternehmens- beratung, Hamburg
QE 502
Stephan Riechmann, Unternehmensberatung EOQ Quality System Manager, EOQ Auditor, Betriebswirt
Auszug DIN EN ISO 9001:2000
4 Qualitätsmanagementsystem
4.1 Allgemeine Anforderungen
Die Organisation muss entsprechend den Anforderungen dieser internationalen Norm ein Qualitätsmanagementsystem aufbauen, dokumentieren, verwirklichen, aufrechterhalten und dessen Wirksamkeit ständig verbessern. Die Organisation muss
a) die für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Prozesse und ihre Anwendung in der gesamten Organisation erkennen (siehe 1.2),
b) die Abfolge und Wechselwirkung dieser Prozesse festlegen,
c) die erforderlichen Kriterien und Methoden festlegen, um das wirksame Durchführen und Lenken dieser Prozesse sicherzustellen,
d) die Verfügbarkeit von Ressourcen und Informationen sicherstellen, die zur Durchführung und Überwachung dieser Prozesse benötigt werden,
e) diese Prozesse überwachen, messen und analysieren, und
f) die erforderlichen Maßnahmen treffen, um die geplanten Ergebnisse sowie eine ständige Verbesserung dieser Prozesse zu erreichen.
08.12.2005
