Docuware hat ihr Dokumentenmanagement–System um zusätzliche Funktionen für das Records Management erweitert. Mit DoeuWare 4.6a lassen sich Aufbewahrungsfristen kontrollieren und Dokumentzugriffe protokollieren. Die Steuerung von Dokumentaufbewahrung und –zugriff gewinnt immer mehr an Bedeutung. Bezog sich das sogenannte Records Management ursprünglich auf die reine Papieraktenverwaltung, spielt es zunehmend auch beim elektronischen Dokumentenmanagement eine wichtige Rolle. Im Rahmen des 2002 beschlossenen Sarbanes–Oxley Act wurden in den USA die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erheblich verschärft. Auch in der EU laufen derzeit Vorbereitungen, um die entsprechenden Richtlinien zu verbessern und europaweit zu vereinheitlichen. Die in Deutschland geltenden traditionell hohen Standards werden durch die Basel II Richtlinien ergänzt.
Records Management schließt die Archivierung von E–Mails explizit mit ein. Docuware Lösungen bieten gegenüber den meisten E–Mail Archivlösungen den wesentlichen Vorteil, dass die E–Mails nicht in separate Archive gelangen und damit neue Archivinseln entstehen. Docuware ermöglicht es, dass sich E–Mails mit intelligenten Regeln unter einheitlichen Kategorien gemeinsam mit anderen Dokumentarten im zentralen Dokumenten–Pool archivieren lassen.
QE 509
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