Aufwandsanalysen, Meilensteintrendanalysen und Kostenkontrolle heißen die bekannten Stilmittel, mit denen Projektleiter im Allgemeinen bösen Überraschungen bei Projekten wie überschrittene Budgets oder verstrichene Termine zu begegnen versuchen. Doch die Praxis zeigt: Viel zu oft reichen diese Maßnahmen nicht aus. Das Ergebnis sind frustrierte Projektleiter und enttäuschte Kunden. Harald Krines, Entwicklungsleiter des Projektmanagement-Spezialisten PUS GmbH, zeigt Probleme und Lösungsansätze an einem typischen Projektablauf auf.
Harald Krines, Entwicklungsleiter, PUS Prozess- und Systemtechnik GmbH, Usingen
Projektleiter kennen das: Dem Kundenwunsch nach einem guten Preis kommt die Geschäftsleitung nicht selten mit Einsparungen und Abstrichen in der zeitlichen Projektkalkulation nach. Der ursprünglich veranschlagte Zeitrahmen von Projekten verringert sich deshalb schon vor Beginn des Projektes in der Regel um 20 bis 30 Prozent. Oft beugt schon in dieser frühen Phase nur das Vertrauen in hoch motivierte Mitarbeiter und überdurchschnittliche Leistungen schlaflosen Nächten bei Projektleitern vor. Schnell ist das erste Projektdrittel dann zurückgelegt. Die Fortschritte entsprechen nicht ganz den erwarteten Ergebnissen, aber außer dem Projektleiter kümmert sich noch niemand darum. Bis zum Endtermin ist es noch lange hin und selbst dem Verfehlen des ersten fälligen Meilensteines wird nur wenig Beachtung geschenkt. Schließlich dauert es bis zum Ablauf des zweiten Drittels, wenn plötzlich deutliche Defizite im Projektfortschritt festgestellt werden. Erste vorsichtige Fragen seitens des Kunden tauchen auf, die der Projektleiter noch per „Salami“-Methode – das heißt: scheibchenweise servierte Informationen – zu vertuschen versucht. Noch ist schließlich nichts verloren. Doch spätestens mit dem Beginn des letzten Projektdrittels wird auch dem letzten Optimisten klar, dass der Projektplan nicht eingehalten werden kann. Schnell drohen Kunden nun mit Konsequenzen und Projektleiter versuchen ihren Kopf mit scheinbaren Lösungsansätzen oder kleineren Terminverzögerungen zu retten. Doch das Kind ist schon lange in den Brunnen gefallen. Das Projekt ist zu einem so gefürchteten „Feuerwehrprojekt“ geworden und hat längst seine Eigendynamik entwickelt. Dabei hätte es gar nicht erst soweit kommen müssen.
Erfassung von Planabweichungen.
Es ist keine Neuigkeit, dass der Einsatz von einer Projektmanagement-Software dem oben beschriebenen Szenario Einhalt gebieten soll. Doch werden die meisten Systeme den gestellten Anforderungen bislang nicht gerecht. Das Problem: Mit zwischengespeicherten Referenzplänen – die meistens beim Erreichen eines Meilensteines erzeugt werden – kann der aktuelle Projektplan verglichen und Abweichungen ermittelt werden. Doch häufig ist hier nur ein Vergleich von Planwerten möglich. Der Projektleiter kann somit nur sehen, welche Änderungen er an dem Projektplan vorgenommen hat. Beson-ders aussagekräftig sind diese Daten jedoch nicht. Begründungen der Planabweichungen fehlen meist ganz und die Qualität der Abweichungsanalyse hängt sehr von der Sorgfaltspflicht des Projektleiters ab.
„Deshalb gehen wir mit unserer Software PQM einen ganz neuen Weg“, erklärt Harald Krines, „sämtliche Planabweichungen, die im Bezug auf die Planung und Durchführung von Projekten auftreten können, werden protokolliert. Zudem wird eine Klassifizierung dieser Abweichungen vom Verursacher verlangt.“ Daraus resultiert, dass nicht mehr nur der Projektleiter, sondern alle Projektbeteiligten über den Stand des Projektes entscheiden. Nicht nur der Projektleiter, sondern auch übergeordnete Gremien wie zum Beispiel der Abteilungsleiter oder die Geschäftsleitung müssen in der Lage sein, alle aufgetretenen Abweichungen durch entsprechende Auswertungen zu analysieren. Soll/Ist-Differenzen müssen aufgelistet werden können. Und zwar vorrangig im Bezug auf den ersten Projektplan, der die Basis für das Angebot beim Kunden bildete. Kostenüberschreitungen müssen in einzelne Kategorien zerlegbar und analysierbar sein. Außerdem wichtig: Das projektübergreifende Auswerten von Kostenüberschreitungen, um beispielsweise eine quartalsweise Übersicht über häufig auftretende Planabweichungen zu generieren. Diese Berichte können als Grundlage für die Ermittlung und Einführung von Korrekturmaßnahmen herangezogen werden. Die Folgen sind eine kontinuierliche Optimierung von Projektvorlagen, Checklisten, Meilensteine und auch Korrekturmaßnahmen.
Fazit
Die Qualität eines Projektes wird durch verschiedene Faktoren entscheidend beeinflusst. Ein maßgeblicher Aspekt sind hierbei zum einen die Projektvorlagen. Achten Sie deshalb darauf, dass Sie mit einer Projektmanagement-Software die Möglichkeit haben auch bereits durchgeführte Projekte als Projektvorlage heranzuziehen oder ggf. aus diesen Projekten eine Projektvorlage generieren können. Ein weiteres wichtiges Instrument zur Qualitätssteigerung ist die Nutzung eines Phasenmodels. Hiermit unterteilen Sie Ihre Projekte in mehrere Phasen, die leichter überschaubar sind und einen besseren Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Projekte bieten. Setzen Sie Ihre Meilensteine außerdem überlegt ein. Meilensteine sind nicht nur allgemeine Prüfpunkte, sie müssen anhand von Checklisten klar definieren, was zu diesem Zeitpunkt innerhalb Ihres Projektes erreicht sein soll. Diese Checklisten sollten gepflegt und bei immer wieder auftretenden Planabweichungen ggf. korrigiert werden. Und schließlich: Erfassen Sie Planabweichungen im Bezug auf den ersten Projektplan. Werten Sie diese Abweichungen regelmäßig aus, um anhand dieser Informationen Korrekturmaßnahmen einzuleiten.
Sieben Tipps zur Steigerung der Projektqualität im Überblick:
- 1. Legen Sie für die wichtigsten Projektarten so genannte Projektvorlagen an, anhand derer schnell ein neues Projekt aufgesetzt werden kann. Innerhalb der Projektvorlage sollte auch bereits Ihre Dokumentenvorlage enthalten sein.
- 2. Termin- und Kostenabschätzungen immer erst nach einer Grobplanung durchführen. Dadurch lassen Sie sich nicht dazu verleiten, unmögliche Termine und Kosten zu nennen.
- 3. Planen Sie Ihre Projekte nach einem einheitlichen Phasenmodell. Phasen unterteilen das Projekt in abgeschlossene Bereiche, die durch einen Meilenstein sauber abgeschlossen werden können.
- 4. Ersparen Sie sich zu großen Tiefgang bei der Definition von Arbeitspaketen. Der Plan sieht am Anfang sehr schön aus, kann später aber nur schwer gepflegt werden.
- 5. Versehen Sie Ihre Meilensteine mit Checklisten, die zu überprüfen sind. Diese Listen können permanent erweitert werden, um immer wieder auftretende Fehler zu vermeiden.
- 6. Erfassen Sie auch Ihre zugehörigen Dokumente innerhalb der Projekte. Betrachten Sie Ihre Projekte wie eine Projektmappe, in die Sie alle wichtigen Informationen ablegen.
- 7. Werten Sie projekt- und quartalsweise Ihre Planabweichungen aus und versuchen Sie Korrekturmaßnahmen zu entwickeln. Passen Sie ggf. Ihre Projektvorlagen und Checklisten kontinuierlich an.
www.pus-technik.de
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