Modernes Normenmanagement

Ein modernes Normenmanagement nimmt die Herausforderungen an und erkennt die Potenziale, die sich durch eine schlanke Organisation der betroffenen Geschäftsprozesse bieten. Durch den zusätzlichen Einsatz einer auf die speziellen Anforderungen des Normenmanagements ausgerichteten Software bieten sich die Möglichkeiten, eine erhöhte Sicherheit im Umgang mit Normen zu erzielen und dabei Freiheiten zu gewinnen, sich wichtigen Aufgaben zur Umsetzung von Normeninhalten im Unternehmen zu widmen.

Die Automobilindustrie sieht sich auch hier als Vorreiter und ergänzt die Anforderungen durch weitere Vorgaben, die sich z.B. aus der ISO/TS 16949 ergeben. Vor allem Zulieferer der Automobilindustrie gehen damit ein besonders hohes Risiko ein, wenn sie sich nicht entsprechend gerüstet diesen Anforderungen stellen.

Dies erkannte auch Stefan Ziegler, zunächst Assistent der Geschäftsleitung und inzwischen tätig im Einkauf der SchmitterGroup AG mit Sitz in Thüngen bei Würzburg. Die SchmitterGroup AG ist ein weltweit tätiges Unternehmen, das sich an Standorten in Deutschland, Österreich, Frankreich und Malaysia mit der Entwicklung und Produktion von Komponenten für Motor, Getriebe, Lenkung oder Kraftübertragung befasst. Die Innovationsfreude der SchmitterGroup AG, die sich nicht zuletzt im Gewinn des Stahl-Innovationspreises 2006 zeigte (Gemeinschaftsprojekt mit einem Kunden), sollte auch in diesem Bereich des Qualitätsmanagements Einzug halten.

„Mit dem Ausscheiden unseres verantwortlichen Leiters der Normenstelle sahen wir uns mit der Frage konfrontiert, wie dieses Thema zukünftig angegangen werden sollte. Die Reflexion über die vorherige Organisation der zugehörigen Aufgaben ließ uns zu dem Schluss kommen, dass hier enormes Einsparpotenzial zu realisieren und auch die Sicherheit im Umgang mit Normen zu verbessern war.“ erinnert sich Ziegler zurück.

Die Schmittergroup AG verwaltete ihre Normen manuell. Die Normen wurden den Anwendern in Papierform bereitgestellt. Unterstützend wurden verschiedene Listen gepflegt, um die Verteilung der Normen zu überwachen. Hierbei waren auf der einen Seite die öffentlichen Regelwerke (DIN/EN/ISO), auf der anderen Seite aber auch die vielfältigen Kundennormen zu berücksichtigen. Die Überprüfung der Normen auf Aktualität und die regelmäßig notwendige Aktualisierung wurde ebenfalls sehr aufwändig manuell durch den Abgleich der Listen mit entsprechenden Katalogen durchgeführt. Auch viele kleine Detailaufgaben erforderten manuelles Eingreifen, das sich zu einem hohen Gesamtaufwand kumulierte.

Diese Vorgehensweise passte einfach nicht mehr zu einem modernen Unternehmen, dessen weltweiter Expansionskurs sich fortsetzen sollte. Es war zu erwarten, dass sich dadurch auch die Anforderungen an das Normenmanagement weiter erhöhen würden. Die Hauptziele waren deshalb einfach zu formulieren:

Auf der Suche nach einem Partner, der die Anforderungen möglichst kompetent und flexibel umsetzen konnte, stieß Ziegler sehr bald auf die AVENTUM GmbH. AVENTUM bot mit ihrer Software e-NORM eine webbasierte Lösung, die schnell eingesetzt und an verteilten Standorten ohne dortige Installationsaufwände genutzt werden konnte.

„Wir wollten weg vom Papier. Eine elektronische Verwaltung mit Zugriffsmöglichkeiten unserer Mitarbeiter von allen angebundenen Standorten über das Intra-/ oder Internet. Unterstützt durch qualifizierte Dienstleistung in der Überwachung und Aktualisierung unseres Normenbestandes.“ benennt Ziegler die wichtigsten Anforderungen der SchmitterGroup AG.

Inzwischen hat die Normenstelle im althergebrachten Sinn ausgedient. Normen werden automatisch überwacht und in einem definierten Umfang aktualisiert. Ersatznormen werden beschafft und eingebunden. Beziehungen zwischen Normen sind für jeden Anwender nachvollziehbar hinterlegt. Bei einer zurückgezogenen Norm kann somit auf die Ersatznorm verzweigt werden. Die Normen werden automatisch gestempelt, so dass auch hier jede Notwendigkeit des manuellen Eingriffs entfällt. Zurückgezogene Normen können im Zugriff bleiben, werden aber durch entsprechend definierte Stempel eindeutig markiert. e-NORM bietet darüber hinaus weitere spezifische Funktionalitäten. So ist die Sperrung einzelner Dokumente möglich, um den Zugriff nur einem definierten Nutzerkreis zu ermöglichen. Die Mandantenverwaltung erlaubt die Einbindung eigener Lieferanten, um z.B. eigene Werknormen bereitzustellen. Auch hierüber können weitere Potenziale aufgedeckt werden. Die Dokumenteigner/Review-Funktion erinnert die internen Verantwortlichen rhythmisch an die anstehende Kontrolle interner Dokumente. Mit diesen Funktionen erfüllt die Schmittergroup AG die Anforderungen der eingesetzten Qualitätsmanagementsysteme, wie der positive Verlauf der letzten Audits zeigt.

„Wir haben unseren Wunsch nach ‚Outsourcing der Normenverwaltung’ realisiert. Ich sehe uns hier sehr gut aufgestellt auch für zukünftige Anforderungen. Wir haben sichere Prozesse etabliert, sind ständig up-to-date und konnten dabei durch Rationalisierung Einsparungen realisieren. Perfekt!“ sieht sich Ziegler in seiner Entscheidung bestätigt. Dabei hat er die nächsten Schritte schon vor Augen. Die Plattform e-NORM soll erweitert werden und auch eigene Werknormen und Kundennormen bereitstellen. Der in e-NORM zur Verfügung stehende Freigabeprozess soll dabei die Umsetzung der hohen Anforderungen der Kunden aus der Automobilindustrie unterstützen.

Modernes Normenmanagement ist die Basis für hohe Produktqualität, sichere Prozesse und bestandene Audits. Dies bestätigen erfolgreiche Unternehmen wie die SchmitterGroup AG.

AVENTUM, Siegen

QE 506