Ein modernes Managementsystem ist mittlerweile ein fast nicht mehr wegzudenkendes Instrument einer soliden Unternehmensführung geworden. Viele Unternehmen nutzen bereits seit Jahren erfolgreich zertifizierbare Managementsysteme wie zum Beispiel die ISO 9001:2000, EN 14001 oder andere Normen, um mit einem QM-System zum Beispiel die Qualität der hergestellten Produkte und angebotenen Dienstleistungen zu sichern und zu steigern. Das der Einsatz solch eines Systems auch erhebliche Vorteile, zum Beispiel für Abläufe und Organisation bringen kann, ist ebenfalls unumstritten.
Der Autor Dr. Jürgen J. Stüber Unternehmensberater Qualitäts- und Prozessmanagement, Ludwigshafen
Wie verwaltet und publiziert man nun aber ein solches System, schließlich widmet die Norm gleich ein ganzes Kapitel diesem Thema und eine geschickte Lösung wirkt sich sicherlich stark auf die Akzeptanz und Mitarbeit der betroffenen Personen aus.
Ein Hindernis kann hierbei zum Beispiel sein, dass die klassische, papiergebundene Dokumentenverwaltung mit all ihren arbeitsintensiven und notwendigen Zwängen hinsichtlich der Normenforderungen, zum Teil im direkten Gegensatz zur allgemeinen Anforderungen an ein schlankes, leicht verständliches und wenig arbeitsintensives Managementsystem steht.
Kriterien der Software
Eine moderne und zunehmend bewährte Lösung stellt wohl eine EDV-basierte Lösung, bzw. eine CAQ-Software, Dokumentationssoftware dar.
Da es zahlreiche Produkte auf dem Markt gibt, die diesen Lösungsansatz verfolgen, macht es Sinn sich vorher mit den eigenen Anforderungen und den Besonderheiten solcher Produkte intensiv zu beschäftigen. Die Lösungsansätze dieser Systeme ist z. T. sehr unterschiedlich und damit auch der zu erwartende, persönliche Nutzen. Eine solche Softwarelösung, legt man durchschnittliche Anforderungen zugrunde, muss folgende Kriterien erfüllen:
- 1. Die einmalig anfallenden und laufenden Kosten dürfen nicht über dem tatsächlichen Nutzen liegen.a. Einfache Handhabung und Pflege des Programmsb. Geringe Kosten für Wartung und Updatesc. Leichte Einarbeitung
- 2. Normenforderungen müssen soweit als möglich durch die Benutzung des Programms abgedeckt sein.
- 3. Alle Elemente des QM – Systems müssen integriert sein.
- 4. Das online-QM-System muss jederzeit an beliebige Änderungen anpassbar sein und bleiben.
- 5. Die Software muss sich an das vorhandene QM-System ohne größeren Aufwand anpassen lassen.
Als Fallbeispiel dient hier die von der Grünstadter ACE Consulting und Engineering GmbH entwickelte Software Auto-Q-Manager (AQM).
Seit der Markteinführung vor gut drei Jahren hat das Unternehmen, unter starker Einbeziehung bestehender Kunden sowie diverser Zertifizierungsgesellschaften, die Software weiterentwickelt. Im vergangenen Jahr hat die ACE GmbH ein Händlernetz mit Gebietsrepräsentanzen eingerichtet und die neue Version 2.6 mit interessanten, neuen Features eingeführt.
Im Zuge des starken Wachstums und Markterfolgs, ACE GmbH konnte nach eigenen Angaben seinen Umsatz im letzten Jahr mehr als verdoppeln, war der Ausbau des Vertriebes notwendig geworden. In diesem Zusammenhang, und um Kernkompetenzen auszubauen, wurde für die Betreuung des Händlernetzes, die Koordination von Marketingmaßnahmen sowie für bestimmte Vertriebstätigkeiten eine intensive Kooperation mit der Firma H+S Consulting in Nieder-Olm umgesetzt. ACE entwickelt und leistet Support, H+S leitet Marketing und Vertrieb und führt diverse QM-Tätigkeiten für die laufende Entwicklung des AQM durch, den Kunden und Interessenten stehen lokale Händler vor Ort zur Verfügung.
Der Auto-Q-Manager ist vordergründig auf kleine bis mittelständige Firmen bis 1000 Mitarbeitern ausgelegt.
Eine standortübergreifende Verwaltung ist gewährleistet. Nichtsdestotrotz bietet der AQM auch für große Unternehmen einen interessanten Ansatz, bei dem sich eine Eignungsprüfung in jedem Fall lohnt.
Großes Leistungsspektrum
Das Leistungsspektrum des AQM ist sehr umfassend und unterstützt den QMB in vielerlei Hinsicht bei seiner täglichen Arbeit. Die Veröffentlichung der Dokumentation erfolgt zum Beispiel über einen Webserver im HTML-Format. Die einzelnen Dokumente können jedoch wahlweise im PDF-, Original- oder HTML-Format abgelegt werden. Dies erlaubt die Einbindung aller denkbaren Formate.
Die Konvertierung der Daten in das HTML-Format gehört jedoch zu den eher nebensächlichen Vorteilen des Programms.
Die einzelnen Prozessketten sind mittels einer verwaltungsarmen, automatisierten und sehr informativen Verknüpfungsstruktur dargestellt, welche an jedem Punkt alle vorhandenen Schnittstellen aufzeigt. Revisionsstände der einzelnen Dokumente werden automatisch und formatunabhängig vom System archiviert und verwaltet.
Protokolldateien belegen eine eindeutige Historie für die gesamte Dokumentation sowie für jedes einzelne Dokument.
Das Mailverteilungs- und Rückverfolgungsmodul (Remailer) unterstützt den Verteilungs- und Informationsdienst und liefert als Ergebnis eine einwandfreie „Unterschriftenliste“.
Neben Checklisten und Formularen können Verknüpfungen überall hin gesetzt werden. Der Aufbau der Dokumentation ist für eine oder mehrere Normengrundlagen geeignet (zum Beispiel für integrierte Managementsysteme) und jederzeit erweiterbar. Pflichtfelder in den Dokumentenmasken unterstützen eine Arbeitsverteilung auch auf untere und mittlere Ausführungsebenen.
Feldfunktionen, welche mit den Stammdaten des Auto-Q-Manager verbunden sind, ersparen das Pflegen von Daten in den einzelnen Dokumenten. Diese werden bei Änderungen automatisch vom System vorgenommen.
Eine Liste mit allen mitgeltenden Dokumenten (auch nicht-elektronische) rundet das Bild ab.
Zusätzlich erwähnenswert hierbei ist, dass die Software nahezu ausschließlich auf bereits vorhandenen Systemen, wie dem eigenen E-Mail-Programm (zum Beispiel DAVID, MS Outlook, Lotus Notes …) oder der Erstellersoftware von Dokumenten (zum Beispiel MS Visio, MS Word…) aufgesetzt und somit kaum Einarbeitungs- bzw. Schulungszeit benötigt wird oder neue, zusätzliche Software angeschafft werden muss.
Durch ein integriertes, ständig anpassbares, elektronisches Normenverzeichnis im Auto-Q-Manager bleibt die Software zudem auch in der Zukunft problemlos einsetzbar.
Kurzum, der AQM bietet neben der Datenveröffentlichung eine ganze Reihe äußerst hilfreicher und nützlicher Funktionen, die sich eng an den Normenforderungen (z.B. nach ISO 9001:2000 oder EN 14001) orientieren und auf unnötige Spielereien verzichtet.
Niedrige Kosten
Die Preispolitik von ACE GmbH erscheint sehr anwenderfreundlich, weil die Software zwar voll und ganz Netzwerk- und Multi-User fähig ist, aber keine sog. Arbeitsplatzlizenzen anfallen. Der AQM kann deshalb ohne Zusatzkosten und Freischaltungsaufwand von beliebig vielen Arbeitsstationen genutzt werden. Dies erlaubt eine flexible Nutzung des Systems, eine sichere Kalkulation, und es hält die Kosten dauerhaft gering.
Die Herstellerfirma bietet Wartungsverträge an, welche sowohl Hilfe zum Gebrauch des Programms als auch eine regelmäßige Versorgung mit Updates garantieren. Kundeneingaben werden nach Angaben der ACE GmbH konsequent in die laufende Entwicklung integriert.
Auf einer Roadmap, die durch ACE GmbH heraus gegeben wird, kann man sich über die nächsten anstehenden Entwicklungen bzw. Updates informieren.
Die einfache Einarbeitung sowie die Tatsache, dass der AQM nur auf bereits im Unternehmen bestehenden Systemen aufbaut, erleichtern den Umgang sehr und hilft Kosten zu sparen.
Freiräume für Q-Management
Durch umfangreiche, aber nicht übertriebene Features, gewinnen alle betroffenen Personen Zeit. Lästige Aufgaben bzw. immer wiederkehrende Pflichttätigkeiten im klassischen Dokumentenmanagement können z.T. entfallen oder werden vom Auto-Q-Manager automatisch ausgeführt. Dies verschafft Freiräume in denen man sich zum Beispiel mit Prozessoptimierung oder dem KVP beschäftigen kann, also mit Dingen, die das Unternehmen in der Praxis voranbringen können und wofür ein QMS eigentlich benutzt werden sollte.
Die Investition kann sich also, bei einem normalen Einsatz, innerhalb kürzester Zeit bezahlt machen.
In allen Branchen präsent
ACE GmbH verweist auf eine ganze Reihe von Referenzkunden. Interessant ist hierbei, dass der Auto-Q-Manager offensichtlich quer durch alle Branchen und Betriebsgrößen eingesetzt wird. Dies spricht für die Behauptung der Herstellerfirma, dass eine einfache Anpassung und Einarbeitung leicht möglich ist.
Ebenso liegen Bestätigungen der DQS sowie des TÜV über erfolgreiche Zertifizierungen nach ISO 9001:2000, basierend auf dem System des Auto-Q-Manager’s, vor.
Neue Lösungen in neuem Update
Als Kritikpunkt lässt sich anführen, dass der Aufbau des Dokumentationssystems im AQM nur auf vier Ebenen erfolgen kann.
Zugrunde liegt hier die klassische Dokumenten-Pyramide mit Handbuch, Prozessen/Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen sowie Anlagen (Checklisten, Formulare).
Zwar lassen sich beliebige Unterkapitel aufbauen und die Struktur sollte für gewöhnlich auch vollauf genügen, wer jedoch Spezialanwendungen im Sinn hat, sollte sich vor einem Kauf über Machbarkeit bzw. die laufende Entwicklung des Programms informieren. Wünschenswert wäre zudem noch ein automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis.
Weitere Kritikpunkte, welche jedoch laut ACE mit dem nächsten Update abgestellt sein sollen, wären ein frei modellierbarer Workflow für jedes Dokument sowie eine Terminfunktionalität. Auf der CONTROL 2003 in Sinsheim präsentierte ACE hierzu Lösungen.
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