Besonders in der Lebensmittelbranche gelten strenge Auflagen, was die Sicherstellung der Produktqualität betrifft. Für ein Unternehmen wie Emmi, das als führender Milchkonzern der Schweiz eine Unternehmensgruppe mit über 40 Standorten unterhält, bedeutet eine normgerechte und effiziente Dokumentation des Managementsystems viel Arbeit. Seit 2002 lässt Emmi sich dabei von einem Dokumentenlenkungssystem der Babtec Informationssysteme GmbH unterstützen, dessen zentralisierte Datenbank von jedem angeschlossenen Standort aus sofortigen Zugriff erlaubt. Durch den prozessorientierten Ansatz des Systems können Dokumente über Einzelprozesse, Abläufe und Unternehmensstandards jetzt nach dem Workflow-Prinzip erstellt, aktualisiert und gelenkt werden. Mit der papierlosen Bereitstellung der Informationen über das konzerneigene Intranet ist die Dokumentenlenkung zu einer Schlüsselapplikation im Prozessmanagement von Emmi geworden.
In einem Konzern mit mehreren Standorten und Zweigwerken gestaltet sich eine umfassende und normenkonforme Prozessdokumentation aufwändig. Die meisten Projektverantwortlichen verbringen zu viel Zeit mit dem Erstellen, Aktualisieren und Verwalten ihrer Dokumentationen. Existiert kein sinnvolles System zur Dokumentenverwaltung auf digitaler Ebene, verbraucht dieser Aufwand wertvolle Effektivitätspotenziale.
Die Emmi Gruppe verfügt als größter Milchprodukte-Hersteller der Schweiz über ein weit reichendes Netz an Standorten und Produktionsstätten. Der international agierende Konzern beschäftigt allein in der Schweiz 2.500 Mitarbeiter, die allein im vergangenen Jahr 560 Mio. kg Milch und Rahm zu einer breiten Produktpalette in den Sparten Frischprodukte, Molkereiprodukte und Käse verarbeitet haben. Als der Unternehmensgruppe 2002 ein enormer Wachstumsschub bevorstand, beschloss man auf Grund der zunehmenden Komplexität in der Dokumentation, ein Dokumentenlenkungssystem auf EDV-Basis einzuführen. Die Wahl fiel auf die Lösung der Babtec Informationssysteme GmbH, welche neben der Kombination von Papier- und Onlinedokumentation vor allem die Möglichkeit bot, eine zentralisierte, standortunabhängige Datenbank einzurichten. Auch die hohe Konfigurierbarkeit, mit Hilfe derer die weiteren Funktionen des Systems etwa durch frei definierbare Ordnungs- und Filterkriterien an die Anforderungen des Anwenders angepasst werden können, trugen zu dieser Entscheidung bei.
Phasenweise Einführung in fünf Ebenen
Um Prozesssteuerung und Dokumentenmenge adäquat abbilden zu können, mussten der Softwareanbieter und die Spezialisten der Emmi einigen Herausforderungen begegnen, deren Erfüllung ein hohes Maß an Kommunikation und Kooperation erforderte. Durch die fachgerechte Vermittlung des Schweizer Vertriebspartners der Babtec, Neukom und Dörr GmbH, gelang es, Konzept und Struktur des Managementsystems detailliert auszuarbeiten und so Zielvorgaben für die Umsetzung desselben in der Dokumentenlenkung zu formulieren. Die Zentralisierung des Datenbanksystems, dessen Zugriffsfähigkeit von jedem Standort aus rund um die Uhr gewährleistet sein musste, und die schiere Masse pflegeintensiver Dokumente waren eine Herausforderung für die betreuenden Software-Spezialisten. Man entschied sich bei Emmi für eine phasenweise Einführung des Dokumentenlenkungssystems in fünf Ebenen. Dafür wurden in Zusammenarbeit mit der Marketing-Abteilung der Emmi-Gruppe Dokumentvorlagen erarbeitet und in eine systemeigene Vorlagenverwaltung integriert. Fünf Dokumentenebenen wurden mit stufenweise immer komplexeren Dokumentvorlagen geschaffen, um sie schließlich nach folgendem Prinzip zu applizieren:
- Erste Dokumentenebene: Integration eines Prozessmodells, das einen Gesamtüberblick über die Unternehmensprozesse gewährleistet
- Zweite Dokumentenebene: Aufteilung und Konkretisierung der Hauptprozesse
- Dritte Dokumentenebene: Aufstellung von Prozessübersichten mit den wichtigsten Informationen wie Zielen, Vorgaben oder Verantwortungen (nicht mehr als eine Seite pro Dokument)
- Vierte Dokumentenebene: Ausformulierte Prozessbeschreibungen, mit denen detailliert auf Subprozesse eingegangen wird
- Fünfte Dokumentenebene: Applizierung aller prozessrelevanten Vorlagen und Dokumente
Bis zur Fertigstellung von Phase fünf wurden so sämtliche Dokumenttypen, welche für Haupt- und Einzelprozesse relevant sind, in die Dokumentenlenkung aufgenommen. In Entsprechung aktueller Industrienormen folgt das applizierte System einem prozessorientierten Ansatz, so dass sich unternehmerische Abläufe bereits in der Dokumentenstruktur abbilden lassen.
Auf MS-Office aufgesetzt
Für die Eingabe und Aktualisierung der Dokumente musste kein neues Tool installiert werden – die Software setzt einfach auf konventionelle MS-Office-Produkte wie Word oder Excel auf. Auch PDF-Dateien konnten problemlos in die Dokumentenlenkung integriert werden. Eine zusätzliche Erleichterung für die Einführung und Akzeptanz des Systems stellt das enthaltene Konvertierungs-Tool dar, welches ohne Übersetzungsaufwand die Dokumente automatisch in HTML im Intranet zur Verfügung stellen kann.
Mittlerweile verwaltet die Emmi-Gruppe mit Hilfe von BabtecDOK mehrere tausend qualitäts- und prozessrelevante Dokumente wie etwa Prüfpläne, Risikoanalysen, Checklisten, Ablaufdiagramme und Fabrikationsdaten ohne zusätzlichen finanziellen oder personellen Aufwand. Auch Querverweise zu anderen Datenbanksystemen ließen sich unkompliziert in die Struktur der Dokumentenlenkung einbetten. Trotz der zahlreichen Unternehmensstandorte konnte dem Wunsch der Emmi nach einer zentralisierten Dokumentenverwaltung Rechnung getragen werden. Eine Terminalserver-Lösung macht Bereitstellung, Aktualisierung, Verteilung und Archivierung aller relevanten Dokumente möglich. Die Dokumentation wird über Emmis hauseigenes Intranet jedem der über 2.500 Prozessbeteiligten an jedem der 44 angeschlossenen Standorte zur Verfügung gestellt. Neben 70 für die Dokumenten-Erstellung und -Bearbeitung verantwortlichen Mitarbeitern nutzen bis zu 200 Dokumenten-Prüfer das System gleichzeitig sieben Tage pro Woche rund um die Uhr.
Vereinfachter Freigabeprozess
Mit der zentralen Dokumentendatenbank konnten die verantwortlichen Mitarbeiter die EDV-basierte Dokumentenverwaltung in kürzester Zeit umsetzen und ihren Bedürfnissen entsprechend konfigurieren, unterstützt von den CAQ-Software-Spezialisten. Für die Freigabeprozedur der Dokumente wird ein konfigurierbarer Workflow genutzt, mit Hilfe dessen den jeweiligen Erfordernissen, denen die Unternehmen der Emmi-Gruppe als Lebensmittelhersteller unterworfen sind, Rechnung getragen wurde (siehe Abb.1). Der Freigabeprozess ist somit erheblich vereinfacht worden, denn BabtecDOK bietet neben einem aktuellen Zugriff auf den Workflow-Status auch die Möglichkeit, jeden Bearbeiter direkt per E-Mail zu informieren. Die zugrunde liegenden Benutzer- und Verteilerlisten können bereits angelegte Nutzerinformationen per Mausklick aus Outlook oder Windows importiert werden. Diese lassen sich ebenfalls prozessorientiert nach Bearbeitern, Prüfern oder Freigebern staffeln.
Eindeutige Zuordnungen
Durch die frei definierbaren Dokumenten-Kennungen war es möglich, die Dokumenten-Struktur in hauseigenen Begriffen der Emmi-Gruppe abzufassen. So ist es auf Intranet-Ebene möglich, Dokumentenlisten nach Kriterien wie Datum, Dokumententyp, Ausführungsverantwortung oder Standort zu organisieren (Abb.2). Die Anzahl dieser flexiblen Ordnungskriterien ist unbegrenzt. Prozessverantwortliche können dieses Ordnungssystem mit Hilfe von speicherbaren Filterfunktionen noch für die eigenen Bedürfnisse optimieren. So kann ein solcher Filter etwa dafür sorgen, nur bestimmte Dokumente anzuzeigen, sofern diese gerade freigegeben wurden (Abb.3). Auf Grund der auf den Unternehmensstandard abgestimmten Kennungen und der Vorlagenverwaltung konnte hier eine einheitliche Dokumentation für das ganze System realisiert werden.
Jedem Dokument kann darüber hinaus ein Verantwortlicher zugeordnet werden, dem je nach Prozessverantwortlichkeit Einsicht, Bearbeitung oder Freigabe der Dokumente gestattet ist und der gleichzeitig selbst als Ordnungskriterium verwendet werden kann. Auf diese Weise können die Kompetenzen der unterschiedlichen Produktionsprozesse bei Emmi klar definiert und zugeordnet werden. Alle jemals freigegebenen Dokumenten-Versionen werden in einer Historie dokumentiert und können ebenfalls jederzeit eingesehen werden. Auf diese Weise ist es möglich nachzuvollziehen, wer die Dokumente wann bearbeitet hat, ob weiterführende Dokumente vorliegen und an wen die Dokumente verteilt wurden. Die Einbindung weiterführender Dokumente ermöglicht es, ablauforientiert in den Unterlagen zu blättern. Auf diese Weise kann die Emmi-Gruppe für alle angeschlossenen Standorte eine lückenlose Dokumentation qualitätsrelevanter Informationen im sensiblen Marktumfeld der Lebensmittelbranche gewährleisten.
Die zentralisierte Datenverwaltung, das Kennungssystem und die Filterfunktionen ermöglichen neben der konsequenten Umsetzung der Dokumentenlenkungs-Software auch schnelle Änderungen und Anpassungen, ohne den Überblick für das Gesamtsystem zu verlieren. Die Mitarbeiter können die für sie relevanten Informationen durch die Online-Dokumentation schnell und unkompliziert abrufen. In Verbindung mit der Prozesslandschaft des Konzerns und ihrer vollständigen Integration im Intranet konnte eine hohe Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern erreicht werden. Der Zeitaufwand für die Dokumentenpflege ist gegenüber traditioneller Dokumentenverwaltung auf ein Minimum gesunken, so dass sich für die Emmi-Gruppe auch bei astronomischen Produktionsvolumen Einsparungs- und Produktivitätspotenziale realisieren ließen.
Die intensive Nutzung des Dokumentenlenkungssystems bei Emmi brachte viele wertvolle Nutzungsinformationen, welche die Babtec GmbH konsequent in das Produkt einfließen ließ. Die Praxisorientierung des Systems lässt es zu einer Schlüsselapplikation im Prozessmanagement werden. So stellt es in Anbindung an Maßnahmenmanagement- und CAQ-Systeme eine wertvolle Ergänzung für Managementsysteme und Qualitätssicherung dar.
QE 501
Teilen:
