Abläufe lassen sich viel rationeller erfassen und ändern, wenn man die Prozesse direkt mit den Beteiligten moderiert. Die bekannten Tools sind dazu aber recht ungeeignet, da das Layout der benötigten Flowcharts zu aufwändig wird. Bestechend einfach dagegen ist das Navigatorprogramm LINESTAR. Die Beteiligten erstellen gemeinsam unter EXCEL übersichtliche Mini-Flowcharts und tragen darin alle wichtigen Prozessdaten zusammen. Diese „Flowtabellen“ sind und bleiben dann als EXCEL-Dateien der einheitliche Input für weiterführende Systeme.
Burghard Franke, VDI, Ingenieurbrüo für Prozessmanagement, Fußgönheim bei Ludwigshafen
Prozessmanagement gewinnt zunehmend an Bedeutung und es zeigt sich überall, dass die korrekte Erfassung von Abläufen und der zugehörigen Daten kostspielige Folgefehler verhindert. Es gilt, das Wissen der einzelnen Beteiligten für alle zugänglich zu machen und sie zu motivieren, sich gemeinsam als Prozess-Owner zu fühlen, die ihre Abläufe stetig zu verbessern suchen.
Dafür wurde ein spezielles Tool geschaffen, das sich zum einen ganz bewusst auf einfachste Funktionen beschränkt, die für die Prozessmoderation unverzichtbar sind, zum andern aber so konzipiert ist, dass es sich problemlos mit jeder gängigen Software oder auch mit weiterführenden Spezialsystemen kombinieren lässt.
Das Tool arbeitet mit der allseits bekannten Blockdiagramm-Darstellung, die jedoch miniaturisiert ist und so eine deutlich bessere Übersicht bietet.
Flowcharts und Flowtabellen – eigentlich dasselbe
Flowcharts mit Kästchen und Rauten entsprechen der gängigsten Norm für Ablaufdarstellungen (DIN 66001) und sind somit erste Wahl für die allgemeine Prozesskommunikation. Jedoch gibt es bei der routinemäßigen Bearbeitung von Prozessen oft unterschätzte Layout-Probleme, die eine direkte Prozessmoderation praktisch unmöglich machen. So hat man in den Flächensymbolen die Zeilenumbrüche zu bearbeiten; bei Text-Änderungen sind oft Schrift- bzw. Symbolgrößen anzupassen und Nachbar-Symbole müssen verschoben werden.
Um diese Schwierigkeiten zu umgehen, werden Flowcharts auf einfachste Weise miniaturisiert und in Flowtabellen umgewandelt (Bild 1 und 2): Aus je einem Flowchartsymbol wird der Text entfernt, in der gleichen Zeile rechts in eine Textspalte kopiert und das Symbol dann auf einheitliche Größe geschrumpft. Ergebnis: Form und Texte sind geblieben, nur die Anordnung hat sich etwas geändert.
Man erkennt sofort die besonders für Moderation und Kommunikation entscheidenden Vorteile:
– Bei gleicher Schriftgröße braucht eine Flowtabelle nur etwa ein Drittel des Platzes, was eine einzigartige Übersicht ermöglicht, besonders auf dem Bildschirm.
– Die Flowtabelle bietet layoutfreies Ändern der Texte – entscheidend wichtig für die Moderation.
– Eine solche Flowtabelle ist ohne Echtgrafik z.B. mit EXCEL erstellbar, alle Funktionalitäten von EXCEL können voll genutzt werden, beispielsweise Verknüpfungen, Hyperlinks.
– Sie stellt auf Knopfdruck in neuen Zeilen automatisch Einfügeplatz bereit, was in der Routine enorme Übersicht und Zeitersparnis bringt.
– Die Flowtabelle läßt sich leicht neuen Bedürfnissen anpassen und in einer einzigen EXCEL-Datei mit zusätzlichen Tabellen kombinieren.
– Dieses Mini-Flowchart sieht jetzt etwas anders aus, entspricht aber genau der allgemeinen Norm (DIN 66001). Man kann also die bisherigen Ablaufgrafiken neben den praktischen Flowtabellen verwenden und fallweise rasch 1:1 umarbeiten.
Fazit: Flowtabellen bieten die Vorteile von Tabelle und Grafik zugleich:
Zum einen rasche Orientierung in Zeilen und Spalten, zum andern visuelle Navigation durch Symbole und Linien, unterstützt durch komfortable Cursor-Bewegungsfunktionen.
Navigatorprogramm LINESTAR unter EXCEL
Dieses mit Flowtabellen arbeitende Programm will Prozesskommunikation realisieren – möglichst einfach und für möglichst viele Beteiligte („Autogenes Prozessmanagement“). Es wurde daher auf Basis der marktgängigen Standardsoftware EXCEL entwickelt.
Zur Installation braucht nur eine „Flowzeichen“-Schriftart mit wenigen Mausklicks in WINDOWS eingefügt zu werden, Schulung und EDV-Betreuung sind mit EXCEL abgedeckt; abgesehen von geringen Lizenzkosten gibt es keine weiteren Aufwendungen.
Die umfassenden Fenster- und Bildlauftechniken von EXCEL bieten zusammen mit den kompakten Flowtabellen eine einzigartige Übersicht bei der Bearbeitung von Abläufen. Da es keine Echtgrafik gibt, ist der Speicherbedarf recht gering und ermöglicht auch bei größeren Prozessen den raschen Ausdruck oder E-Mail-Versand. Von alledem kann man sich leicht anhand eines kostenlosen Demosets überzeugen [2].
Prozess-Moderation mit „Flowtabelling“
Schon die Metaplan-Technik sowie auch die Mindmapping-Methode fördern durch die gemeinsame Betrachtung von Informationsstrukturen erstaunliche Synergien zu Tage. Diesen Moderationstechniken fehlt aber noch die Prozessorientierung, die jetzt LINESTAR mit der Flowtabellen-Methode bietet. Dieses „Flowtabelling“ ist nach kurzer Einweisung als rationelles „Denkzeug“ auf breiter Front nutzbar. Damit gelingt eine Prozessmoderation, bei der sich alle sofort einbringen können und bei der die Sofort-Protokollierung auch kleinster Details selbstverständlich ist. Die so gewonnenen Flowtabellen können leicht auf dem neuesten Stand gehalten werden, was verhindert, dass Prozesse aus Zeitmangel verwildern und schließlich aus dem Ruder laufen. Weitere Details findet man in der Literatur [1] [2].
Aktive Drehscheibe für Prozesse
Alle wichtigen Daten eines Prozesses können zusammen mit seinen Flowtabellen in einer EXCEL-Datei rationell und flexibel aufgenommen werden. Dazu zwei Beispiele:
- 1. Man legt neben den Flowtabellen noch eine informative Tabelle aller wichtigen Partner an; mit Hyperlinks läßt sich dann zwischen Flowtabellen und Partnerinformationen rasch wechseln.
- 2. Zusätzlich zu den Flowtabellen trägt man alle zugehörigen Datei- und WEB-Adressen in einer Übersichtstabelle ein und ergänzt dort fallweise nützliche Zusatzdaten; über Fernbezüge ermöglicht LINESTAR dann in den Flowtabellen einen grafik-geführten Workflow: An den jeweiligen Stellen im Ablauf lassen sich alle dort benötigten Dateien per Mausklick öffnen und schließen.
Die Zusatztabellen:
– sind leicht zu aktualisieren,
– sichern den Informationsfluß zwischen den Prozessbeteiligten,
– sind portable redundanzfreie Datenzentralen für die Prozesse,
– helfen, die oft beobachtete Überfrachtung von Ablaufplänen zu vermeiden.
Weitere Einsatzmöglichkeiten
Die Domäne des LINESTAR-Systems ist zwar die Moderation und Erfassung von Prozessen – vorzugsweise in den Bereichen Qualitätswesen, Umwelt- und Arbeitsicherheit. Aber inzwischen haben sich zusätzliche Einsatzmöglichkeiten ergeben. So liegt es nahe, LINESTAR für Arbeitsanweisungen und interne Audits zu nutzen.
Des weiteren lassen sich in Flowtabellen zusätzliche Ressourcenspalten anlegen, um bestimmte Ablaufpfade rasch zu bilanzieren und so ein einfaches Projektmanagement oder kleine Ökobilanzen zu realisieren.
Ferner sind hierarchische Zusammenhänge, beispielsweise Organigramme oder auch Wissensbereiche als „Baumtabellen“ darstellbar (Bild 3):
Diese ähneln der Ordnerstruktur des Windows-Explorers und haben alle Vorteile der Flowtabellen. So lassen sich die Baumtabellen nicht nur flexibel editieren, gliedern, verknüpfen und portieren, sondern können auch beliebige Zusatzinformationen aufnehmen. Dies ermöglicht zusammen mit der oben erwähnten Workflow-Technik ein einfaches aktives Wissensmanagement, beispielsweise zum Protokollieren von Internet-Sitzungen, Erarbeiten von Fachthemen oder zum Einrichten von Referenzbibliotheken für Standardfälle. Details und Anregungen siehe Literatur [1], [2].
Spezialsysteme für Spezialaufgaben
LINESTAR ist speziell für die Moderation und Erfassung von Prozessen geschaffen. Werden für andere Anforderungen entsprechende Spezialsysteme eingesetzt, lässt sich LINESTAR jedoch mit diesen problemlos kombinieren und liefert dann umfassend und zuverlässig den Input. So wird der Informationsfluss zwischen den Prozessbeteiligten und diesen Spezialsystemen nie unterbrochen, was die Motivation sehr fördert und kostenträchtige Fehler verhindert. Dies zahlt sich nicht nur im Qualitätswesen, sondern auch z.B. beim Projektmanagement aus.
Mit dem rationellen Flowtabellen-System lässt sich die Prozesskommunikation entscheidend verbessern. Wie sehr sich das lohnt, zeigt neben [2] auch eine Studie [3], wonach mit einfachen technischen Mitteln die Effizienz von Meetings noch immer deutlich erhöht werden kann – ein gutes Geschäft, denn Meetings binden rund 30 Prozent der Arbeitszeit! Eine langjährige Praxis vieler etablierter Wirtschaftsbereiche wird sich auch im Prozessmanagement durchsetzen: Produktion und Entwicklung nutzen eigene Tools, die eng miteinander zusammenarbeiten.
Literatur:
[1] WEKA-Verlag: „Praxishandbuch TQM“, Ausgabe November 2001,Teil 4, „Prozessmanagement für den Mittelstand“
[2] Internet: www.frapma.de
[3] „Medien für Meetings“, Studie der Firma Minolta GmbH, Langenhagen (1/2000)
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