Täglich übergibt Kaut Bullinger & Co circa 4500 Belege an einen Scan-Dienstleister; 24 Stunden später bekommt der Bürobedarfshändler die Dokumente auf CD zurück. Ins elektronische Archiv eingespielt stehen alle Unterlagen rund um den Kunden aktuell auf Knopfdruck zur Verfügung.
Empfangsscheine, Kundenaufträge, Wareneingangslieferscheine und Kreditoren-/Debitorenrechnungen – Belege jeglicher Art, egal ob sie per Post oder Fax eingingen, wurden beim Büro-Komplettausstatter Kaut Bullinger & Co, bis zur Einführung des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare in Ordnern abgelegt. Die Ordner füllten im Laufe der Jahre ganze Archivräume und Suchvorgänge waren aufwändig und fehlerbehaftet. Akuter Platzbedarf zwang die Verantwortlichen zum Handeln.
Mitentscheidend für den Erfolg des Bürobedarfshändlers im hart umkämpften Markt ist eine Lieferbereitschaft von 98 Prozent bei einem Sortiment von 12.000 Lagerartikeln. Garant für diese Leistung ist das Logistikzentrum im Stammhaus.
Eine wichtige Voraussetzung bei der Auswahl einer Dokumentenmanagement-Lösung waren für die Verantwortlichen beim Fachhändler offene Schnittstellen. Zur Zeit befindet sich das zentrale Warenwirtschaftssystem IFS im Einsatz; die Möglichkeit, zu einer neuen ERP-Lösung problemlos zu wechseln, sollte jedoch gegeben sein. Die Entscheidung für DocuWare fiel bei KABUCO vor allem auf Grund des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses, der Kompetenz und Einsatzbereitschaft des DocuWare-Partners BVS Belegverwaltungssysteme GmbH und der von ihm gebotenen Scan-Dienstleistung. Heute werden bei Kaut Bullinger & Co alle anfallenden Papierdokumente – im Durchschnitt 4500 pro Tag – zentral gesammelt und jeden Vormittag an den Scan-Dienstleister übergeben. Am nächsten Morgen bekommt der Büro-Komplettausstatter die Schriftstücke auf CD zurück. Die CD ist schnell ins elektronische Archiv eingespielt; Belege aus der Warenwirtschaftssoftware werden via DocuWare COLD/READ im Dokumenten-Pool gespeichert. Alle Unterlagen rund um den Kunden stehen somit immer aktuell auf Knopfdruck zur Verfügung. „Die Servicequalität konnte durch den DMS-Einsatz deutlich verbessert werden“, resümiert IT-Leiter Florian Reinisch. „Dauerte ein Suchvorgang bei einer Anfrage früher rund 22 Minuten, so ist er jetzt innerhalb von Sekunden abgeschlossen.“
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