Effizient, regional und nachhaltig – dafür steht das kommunale Unternehmen Stadtwerke Iserlohn, das unter dem Markennamen „Heimatversorger“ für Geschäfts- und Privatkunden Strom, Erdgas, Wasser und Wärme bereitstellt. Darüber hinaus bieten die Stadtwerke Iserlohn ihren Kunden Hilfestellung für mehr Energieeffizienz in Haushalten und Unternehmen an. Eine Reihe von Zertifizierungen – beispielsweise für Technisches Sicherheitsmanagement (TSM), Arbeitssicherheit und mehr – stehen für vertrauenswürdige Produkte und Dienstleistungen.
Mehr Effizienz wünschte sich das kommunale Unternehmen auch für sein Qualitätsmanagementsystem. „Gerade in den Bereichen Technische Sicherheit und Arbeitssicherheit haben wir es im Arbeitsalltag mit einer Vielzahl von Dokumenten zu tun“, sagt Stephan Schmidt, Leiter Arbeitssicherheit und Qualitätsmanagement. „Diese stets auf aktuellem Stand zu halten, ist mit großem Aufwand verbunden. In Audits war aufgefallen, dass dies in der Vergangenheit nicht immer der Fall gewesen ist. Wir haben uns die Frage gestellt, was wir besser machen können. Unser Prüfer regte daraufhin eine elektronische Dokumentenlenkung an. Diesen Vorschlag haben wir gern aufgenommen.“
Die Verantwortlichen der Stadtwerke Iserlohn definierten die Anforderungen an eine softwarebasierte Lösung. Gewünscht war ein ganzheitliches QM-System zum effizienten Management der verschiedenen Normen und Vorgaben. Die neue QM-Software sollte anwenderfreundlich sein, die Erhöhung der Rechtssicherheit unterstützen sowie eine automatisierte Lenkung und Revisionierung von Dokumenten vornehmen. Anregung holte sich der kommunale Dienstleister bei den Stadtwerken München, die bereits seit mehr als einem Jahrzehnt das softwarebasierte Integrierte Managementsystem IMS von Consense einsetzen.
„Wir haben uns dann verschiedene Anbieter angesehen“, so Schmidt. „An der Software von Consense gefiel uns ganz besonders die Revisionierung von Dokumenten, mit der sich transparent nachvollziehen lässt, wer wann welche Dokumente geändert und freigegeben hat.“ Und so entschied sich der Heimatversorger für die Einführung von Consense IMS Enterprise.
Die hochkonfigurierbare Softwarelösung unterstützt beim Aufbau und der Umsetzung eines akzeptierten, transparenten sowie leicht zu pflegenden Qualitätsmanagement- oder Integrierten Managementsystems. Sie vereint unterschiedliche Normen und Regelwerke unter einer einheitlichen Oberfläche. Anwender wie die Stadtwerke Iserlohn können das System durch zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten und modulare Erweiterungen optimal auf ihre individuellen Anforderungen abstimmen. Die Enterprise-Version ist für Organisationen mit mehreren Standorten und/oder komplexeren Strukturen konzipiert.
Sorgfältige Vorarbeit hat sich gelohnt
Im Sommer 2019 starteten Stephan Schmidt und ein Team von Kollegen aus verschiedenen Unternehmensbereichen mit dem Aufbau des Systems. Mithilfe des integrierten Tools zur einfachen und schnellen Prozessmodellierung wurden die in dem kommunalen Unternehmen ablaufenden Prozesse der verschiedenen Geschäftsbereiche Strom, Erdgas, Wasser und Wärme in Form von Flussdiagrammen erstellt. Alle Prozessschritte wurden dabei mit den jeweils zuständigen Mitarbeitern beziehungsweise Organisationseinheiten verknüpft.
Rückblickend findet Schmidt, dass es sich gelohnt hat, sich von Anfang an intensiv mit der Struktur der digitalen Postfächer und den Funktionsrollen zu befassen – also festzulegen, welche Beschäftigten welche Dokumente erhalten müssen, wenn es Veränderungen gibt. „Wir differenzieren nach den branchenspezifischen Bereichen Strom, Gas, Wasser, Planung und Bau und haben die Beschäftigten in kleine Teams aufgeteilt, damit Benachrichtigungen gezielt an die richtigen Personen gehen und niemand mit Infos überflutet wird“, erklärt der QM-Leiter. Die sehr sorgfältige Vorgehensweise am Anfang habe sich gelohnt. „Unsere Erfahrung hat gezeigt: Je strukturierter die Daten, desto höher später die Akzeptanz bei den Nutzern.“
Software schafft Transparenz
Anfang 2020 hieß es dann Go-live für das integrierte Managementsystem. Alle 220 Beschäftigten der Stadtwerke Iserlohn nutzen seitdem die neue Software. Auf dem personalisierten Startbildschirm werden relevante Informationen und anstehende Aufgaben für die Mitarbeitenden individuell vom System automatisch zusammengestellt. Das schafft Transparenz im Hinblick auf Zuständigkeiten, Abläufe, Schnittstellen, anstehende Aufgaben und einzuhaltende Termine. Dabei gibt das System stets direkten Zugriff auf die aktuell freigegebene Version von Prozessen und Dokumenten, sodass die verwendeten Unterlagen aktuell und gültig sind.
Das System erfasst außerdem die Historie von Aktivitäten – zum Beispiel Änderungen, Prüfungen und Freigaben. Bei Statusänderungen erhalten alle Mitarbeiter, die zu dem Geltungsbereich des geänderten Objektes gehören, automatisch eine Benachrichtigung mit einer Beschreibung der Änderungen und der Bitte um Kenntnisnahme.
IMS Enterprise erleichtere die Routineaufgaben im Arbeitsalltag der Stadtwerke Iserlohn ganz besonders durch eine automatisierte Workflow-Steuerung, wie Schmidt berichtet. „Früher liefen Prozesse wie beispielsweise die Erstellung und Änderung von Arbeitsanweisungen wie folgt ab: Die Dokumente wurden ausgedruckt, den Verantwortlichen zur Prüfung vorgelegt, gegebenenfalls geändert, händisch unterschrieben, eingescannt und auf der entsprechenden Plattform abgelegt. Formblätter wurden 20 Mal ausgedruckt und verteilt. Gab es dann eine Änderung, konnte es passieren, dass auch mal versehentlich ein altes Formblatt genutzt wurde. Das darf nicht sein und macht sich für Zertifizierungen nicht gut.“
Vereinfachungen sorgen für Akzeptanz
Mit IMS Enterprise werden Vorgabedokumente nun nicht mehr gedruckt, sondern digital freigegeben und automatisch an die im System hinterlegten betreffenden Beschäftigten verteilt. Das System fordert Kenntnisnahmen ein und dokumentiert diese, damit nachweisbar ist, dass die jeweiligen Informationen von den betreffenden Mitarbeitern wahrgenommen wurden. Formblätter – zum Beispiel für Beschäftigte im Außendienst, die zu Anlagenwartungen unterwegs sind – werden durch die Vorgesetzten direkt auf die Tablets der Mitarbeiter des Teams gesendet, sodass diese die notwendigen Informationen stets dabei haben.
Hier wird in Zukunft die endgeräteunabhängige, webbasierte Managementsystem-Lösung Consense Portal eine weitere Verbesserung erbringen: Dann können die Außendienstler aus dem Feld mit ihren Tablets direkt auf die Datenbank zugreifen.
Diese deutlichen Vereinfachungen in der alltäglichen Arbeit haben bei den Beschäftigten der Stadtwerke schnell Akzeptanz für das neue System geschaffen. Auch die anwenderfreundliche Suchfunktion trug dazu bei. „Jetzt können wir nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach bestimmten Inhalten wie ‚Verbandsbuch’ oder ‚Schlüsselberechtigung’ suchen. Das vereinfacht besonders die Suche nach Dokumenten, die nur selten genutzt werden und bei denen wir in der Vergangenheit erst einmal überlegen mussten, wo diese überhaupt abgelegt waren“, sagt Schmidt.
Maßnahmen werden systematisch gesteuert
Weil die Software modular aufgebaut ist, lässt sie sich an die individuellen Anforderungen der Stadtwerke Iserlohn genau anpassen und bei Bedarf erweitern. Der Heimatversorger nutzt unter anderem das Modul Maßnahmenmanagement, mit dem alle Maßnahmen aus sämtlichen Unternehmensbereichen zentral erfasst werden. Die Maßnahmen können dort systematisch und transparent gesteuert und verwaltet werden. Sie werden den jeweils Verantwortlichen zugewiesen und die Beteiligten erhalten automatisch detaillierte Informationen zu Aufgaben und Fälligkeiten. Bei der Überschreitung von Fristen schlägt das System Alarm und informiert optional übergeordnete Stellen.
„Ich bin selbst als Auditor im Energiemanagement tätig und weiß: Irgendetwas findet sich immer, das verbessert werden kann“, so Schmidt. Daher komme der Maßnahmenverfolgung – und der späteren Wirksamkeitskontrolle – für jede Zertifizierung ein hoher Stellenwert zu. „Für uns ist das Maßnahmenmanagement vor allem in Bereichen wie Technisches Sicherheitsmanagement und Energieaudits wichtig. Mit dem softwarebasierten System stellen wir die Einhaltung der Vorgaben sicher und können unseren Auditoren die Nachverfolgung schnell und unkompliziert belegen.“
Schon kurz nach der Einführung bewährte sich IMS Enterprise in drei Audits zum Informationssicherheits-Management (ISMS), die für die Stadtwerke Iserlohn sehr positiv verliefen. Dabei wurde den Auditoren das System demonstriert und beispielsweise auf Knopfdruck Revisionsstände und Verantwortlichkeiten angezeigt. Auch die Veränderungen einzelner Dokumente zwischen den verschiedenen Revisionen ließen sich mit wenigen Klicks hervorheben. Im Jahr 2023 steht für Schmidt das nächste Audit für das Technische Sicherheitsmanagement an, für das er sich mit dem softwarebasierten System schon jetzt gut vorbereitet sieht.
Erwartungen haben sich erfüllt
Künftig sollen auch das Prüfmittelmanagement sowie das Gefahrstoffmanagement mit IMS Enterprise abgebildet werden. Denn zur Sicherung der Qualität ihrer Dienstleistungen müssen die Stadtwerke Iserlohn auch Arbeitsmittel wie Feuerlöscher, Gurte zur Absturzsicherung oder Rauchmelder in regelmäßigen vorgegebenen Intervallen auf korrekte Funktion hin überprüfen. Das soll mit dem Consense Prüfmittelmanagement systematisch und zeitsparend organisiert werden. Zudem wird der Aufbau eines Gefahrstoffkatasters mithilfe des Moduls Gefahrstoffmanagement das kommunale Unternehmen dabei unterstützen, Gesundheits- und Umweltschutzmaßnahmen sowie weitere gesetzliche Vorschriften und Richtlinien zuverlässig und effizient umzusetzen. Der Verantwortliche für das Qualitätswesen verspricht sich eine deutliche Vereinfachung und Zeitersparnis, wenn diese Vorgänge künftig ebenfalls unter der einheitlichen Oberfläche von Consense organisiert werden.
Schmidt zieht nach der Umstellung auf das softwarebasierte Integrierte Managementsystem ein durchweg positives Fazit: „Unsere Erwartungen haben sich erfüllt. Wir sparen sehr viel Zeit durch die automatisierte Dokumentenlenkung und haben an Revisions- und Rechtssicherheit gewonnen. Und weil wir jetzt alle Regelwerke für Zertifizierungen effizient und systematisch unter einheitlicher Oberfläche von IMS Enterprise abbilden, können wir endlich auf unübersichtliche ‚Excel-Tapeten’ verzichten.“
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