Software-gestütztes Rahmenkonzept

Prof. Dr.-Ing. H. F. Binner, Dr. Binner Software & Consulting GmbH, Hannover

Hierbei bietet es sich an, auf software-unterstützte Rahmenkonzepte bzw. Frameworks zurückzugreifen, die in der Praxis bereits erfolgreich eingesetzt werden. Diese Rahmenkonzepte unterstützen nicht nur die Entwicklung, Auswahl und Einführung von integrierter, betriebswirtschaftlich-orientierter Standardsoftware, sondern sind gleichzeitig Bezugspunkt für die Gestaltung und Einführung von rechnergestützten Managementsystemen als Führungsinstrumente für die Unternehmensleitung, zum Beispiel Qualitätsmanagementsystem. In diesem Beitrag wird ein vom Autor entwickeltes CIM-house-Framework erläutert, das von der Dr. Binner Consulting & Software seit Anfang der 90er Jahre erfolgreich vermarktet wird.

Dieses in Bild 1 gezeigte CIM-house Framework ist ein branchen- und betriebsgrößenunabhängiges Rahmenkonzept für die integrierte Gestaltung und Umsetzung von Organisations-, Betriebswirtschafts- und IuK-Systemen auf der Grundlage der unternehmensspezifisch ablaufenden Geschäftsprozesse.

Das Rahmenkonzept orientiert sich am Bauplan eines Gebäudes und gibt durch die Realisierung in Stockwerken gleichzeitig ein Phasenkonzept für die Bebauung, das heißt für die IuK-Systemimplementierung vor.

Die unterste Ebene ist die Organisationsgestaltungsebene. Hier werden detailliert die Abhängigkeitsbeziehungen zwischen den beteiligten Funktionsbereichen und Funktionsträgern (Verantwortlichen) bei der Erledigung einer funktions- bzw. unternehmensübergreifenden Aufgabenstellung über alle Unternehmens- und Prozessebenen modellbasierend abgebildet. So wird die Grundlage für eine integrierte Aufbau-, Ablauf- und Führungsorganisationsgestaltung geschaffen.

Auf der darauf aufbauenden zweiten Ebene, der betriebswirtschaftlichen Gestaltungsebene, wird das Zusammenwirken der Produktionsfaktoren Mensch, Maschine und Material über das Prozessmanagement-Modell mit den dazu benötigten Prozessdaten beschrieben. Über die jetzt transparent vorliegende Beschreibung des Arbeits-, Material- (Ressourcen) und Informationsflusses wird gleichzeitig der Leistungserstellungs- bzw. Wertefluss prozessorientiert deutlich.

Es folgt als dritte Ebene die IuK-Systemimplementierungsebene. Hier werden Modelle und Methoden für die konzeptionelle Gestaltung und Auswahl von integrierten IuK-Anwendungssystemen zur Verfügung gestellt. Weiter wird ein IuK-System Einführungsmodell angeboten, das eine prozess- und transaktionsbezogene IuK-Standardsoftware-Einführung im Rahmen eines rechnergestützten Prozessmanagements ermöglicht. Übergeordnet befinden sich als Dach des Unternehmensgebäudes die Mitarbeiterebene und die Führungsebene.

Wie Bild 1 weiter zeigt, lassen sich jeder Ebene unterschiedliche Sichten zuordnen, die über eigene Modelle beschreibbar sind. Auf Ebene 1 ist dies die Organisations- und Prozessmodellsicht, auf Ebene 2 die Prozessmanagement-, das heißt Planungs- und Steuerungssicht sowie die Prozessdatensicht und auf Ebene 3 die Kommunikations- und Implementierungssicht. In Ebene 4 geht es um die Schulung der Mitarbeiter, damit sie die ausgewählten und einzuführenden IuK-Systemkomponenten am Arbeitsplatz optimal nutzen können. Der Mensch steht im Mittelpunkt der Gestaltungsmaßnahmen. Für ihn sind diese IuK-Werkzeuge ausgewählt worden, um ihm die Arbeit zu erleichtern. In Ebene 5 ist deshalb an der Spitze des Frameworkes das Management platziert, das mit Sozialkompetenz die Mitarbeiter für den Einsatz und die Anwendung mobilisiert und qualifiziert. Über dieses umfassende ganzheitliche Rahmenkonzept wird der angestrebte Nutzen der IuK-Systeminvestition erreicht.

Die zu diesem Modell gehörende, in Bild 2 den einzelnen Ebenen zugeordnete Prozessmanagement-Software SYCAT bietet eine ganze Anzahl von Modulen, die über das CIM-house Modell navigiert werden. So lassen sich beispielsweise die organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und IuK-technischen Strukturen und Zusammenhänge entlang der Wertschöpfungskette anschaulich und durchgängig beschreiben.

Durch das herstellerneutrale CIM-house-IuK-Rahmenkonzept ist gewährleistet, dass die Anwendung und Geschäftsprozessmodellierung auf einem einheitlichen Abstraktions-Know-how erfolgt und eine Kompatibilität aller eingesetzten Methoden garantiert wird. Damit wird der Koordinierungsaufwand bei den Modellierungsaktivitäten bei allen Beteiligten minimiert, das gegenseitige Verständnis verbessert. Gleichzeitig erfolgt eine umfassende Dokumentation.

Die Prozessdokumentation selbst erfolgt mit Hilfe der SYCAT-Prozessdarstellung. In dieser Prozessdarstellung wird einmal über sachlich-logische und zeitliche Zuordnung der Prozessfunktionen der Arbeitsfluss mit dem Ressourcenfluss deutlich. Des Weiteren werden die Informationsflüsse beschrieben, das heißt der Dokumenten- und Datenfluss wird dargestellt. Diese Arbeits-, Ressourcen- und Informationsflussdarstellungen lassen sich über Prozessparameter in der Datenbank präzisieren (Bild 3).

Diese Prozessparameterzuordnung kann nach bestimmten Ausprägungen bzw. Betrachtungsschwerpunkten, das heißt nach unterschiedlichen Prozesssichten sortiert werden, hier beispielsweise nach Organisations-, Funktions-, Informations- und Datensicht unterteilt.

Aufbauorganisatorische Inhalte sind beispielsweise die Darstellung der hierarchischen Struktur mit Informationen über die eingerichteten Stellen und Stellenarten sowie die Zuordnung von über- und untergeordneten Stellen. Weiter können die Personal- und Stellenanforderungen sowie Aufgabenbeschreibungen hinterlegt werden.

Die Führungsorganisationssicht gibt Informationen über die Zielvorgaben, Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse, Dokumentationserfordernisse und Erfolgsmessungen (Benchmarks) der betrachteten Stelle. Dies kann in Form einer Managementsystem-Dokumentation geschehen.

Die Funktionssicht beinhaltet die Zuordnung von Aufgaben und Befugnissen zu den Stellen und beschreibt den Input und Output der betrachteten Arbeitssysteme und Prozessstufen bzw. Prozessfunktionen unterteilt nach Führungs-, Fach-, Sachbearbeitungs- und Unterstützungsaufgaben. Sie sind in Form von Aufgabenverteilungsplänen oder Funktionsmatrizen festgelegt.

Bei der Informationssicht werden in Abhängigkeit von den auszuführenden Funktionen die benötigten Informationen oder deren Bereitstellung, Verarbeitung und Weitergabe betrachtet, hierbei unterschieden aus DV-systemtechnischer Sicht nach Übertragungsmedien, Übertragungsarten und ergänzenden Applikationen. Die Dokumentations- und Datensicht beschreibt die im Rahmen des Geschäftsprozesses zu verwendenden Dokumente und Daten über ein Data-Dictionary und legt die Datenfelder fest, wobei diese Sicht statisch ist, während die Informationssicht eine dynamische Betrachtung bei der Informationsverarbeitung darstellt.

Innerhalb der Datendokumentation erfolgt eine Zuordnung dieser Daten zu den Dokumenten, in denen sie Verwendung finden. Der Dokumenten- bzw. Formularfluss selber wird in Form des Datenflussplanes nach der DIN 66001 abgebildet. Hierbei wird nach Bearbeitungs-, Datenträger-, Datenfluss-, Kombinations- und Formalsymbolen unterschieden.

Der bereits erläuterte umfassende Prozessgestaltungsansatz auf der Grundlage der visualisierten Prozessdarstellung ermöglicht die ebenfalls aufgeführten weiteren Gestaltungs- und Optimierungs-sichten, wie zum Beispiel die Qualitäts-, Umwelt-, Logistik-, Kosten-, Personal-, Controlling-, Projekt-, Potenzial-, Zeitsicht oder Projektmanagement-Sichten. Hierbei fand eine kontinuierliche Weiterentwicklung statt. Die integrierte SYCAT-Modulstruktur ermöglicht eine durchgängige IT-Unterstützung im Organisationsbereich und beinhaltet zurzeit folgende Komponenten:

– Geschäfts- bzw. Betriebsprozessanalyse, -modellierung und -dokumentation

– Integrierte Managementsystementwicklung, zum Beispiel Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Risikomanagement oder Arbeitsschutzmanagement

– Prozessaudit- und Prozess-FMEA-Tool

– Personalentwicklung und -bemessung

– Prozesskosten- und Prozesszeitrechnung

– Excellence-Modell

– Projektmanagement und Projektcontrolling

– Konzeption von Standard- und Individual-Software inklusive Programmierung

– Einführungsunterstützung von Standard-Software zum Beispiel SAP R/3

– Kennzahlensystementwicklung (Balanced Scorecard-Aufbau)

– Dokumentenlenkung und -verwaltung im Internet/Intranet

– Content-Management und SYCAT-Portalentwicklung.

Der SYCAT-Anwender kann innerhalb der Softwaremodule neben der selbst erklärenden SYCAT-Prozessdarstellung eine Vielzahl von Methoden, Modellen und Ausgaben nutzen, beispielsweise als Potenzial-, Verbesserungs- und Zuordnungsmatrizen, Histogramme, Block-, Balken-, Radar- bzw. Spinnen- oder Wertflussdiagramme, EPK-Darstellung, Programmablaufpläne und andere.

Der entscheidende Vorteil gegenüber allen anderen ähnlichen Software-Tools am Markt liegt in der hohen Mitarbeiterakzeptanz aufgrund der Einfachheit, Schnelligkeit, Transparenz bzw. Komplexitätsreduzierung und Ergebnisorientierung von SYCAT. Dies durchgängig und umfassend in allen Unternehmensebenen und Organisationsbereichen bei minimalem Schulungsaufwand.

SYCAT selbst ist von seinem modularen Konzept her ein Prozessmanagement-Werkzeug, das betriebswirtschaftliche und organisatorische Abläufe und Zusammenhänge systematisch und strukturiert mit der Grafik-Software VISIO oder ABC FlowCharter visualisiert und über die Access- oder SQL-Datenbank arbeitsfluss-, ressourcenfluss- und informationsflussgerecht verwaltet und auswertet. Kunden- und mitarbeiterbezogene Wirtschaftlichkeits-, Umwelt-, Qualitäts-, Normen-, Rechts-, Informations- und viele andere Organisationsanforderungen können mit der integrierten SYCAT-Modulunterstützung leicht erfüllt werden.

Gleichzeitig lassen sich beispielsweise Lenkungs-, Steuerungs-, Ausführungs-, Controlling-, Funktions-, Daten- oder Dokumentensichten nach Kosten-, Zeiten-, Mengen-, Qualitäts-, oder anderen Aspekten ganzheitlich modellieren und optimieren. Weiterhin ist es möglich, diese SYCAT-Werkzeuge in ihrer Funktionalität schnell und kostengünstig spezifischen Kundenanforderungen anzupassen. Das dahinter stehende Vorgehensmodell zur Organisationsgestaltung ist in Bild 4 dargestellt.

Der umfassende Organisationsgestaltungs- und Entwicklungsansatz mit SYCAT beginnt von der Entwicklung des organisationsspezifischen Prozessmodells an, unterteilt in die Analyse und Gestaltung von Führungs-, Leistungs- und Unterstützungsprozessen. Über das SYCAT DokuNet wird dafür die normkonforme Prozessbeschreibung generiert. Im Internet können diese Informationen dann von jedem Mitarbeiter, der einen PC-Zugang besitzt für seinen Arbeitsbereich gezielt abgefragt bzw. vorgehalten werden. Dies über alle Leistungsprozesse im Unternehmen mit der Verknüpfung zu Lieferanten- und Kundenprozessen.

Das eigentliche Tagesgeschäft auf der unteren Bildhälfte beginnt mit der Vorgabe von Unternehmenszielen, die ausgehend von der obersten Führungsebene bis auf den Arbeitsplatz über alle Prozessebenen heruntergebrochen werden. Hierbei hat sich eine Einteilung dieser Kennzahlen nach den Kennzahlenperspektiven der Balanced Score-Card bewährt, das heißt die Kennzahlen beziehen sich auf Erfolgs-, Kunden-, Mitarbeiter- und Prozessperspektiven. Über eine rechnergestützte Selbstbewertung beispielsweise nach den Kriterien des EFQM-Modells kann anschließend die Leistungsfähigkeit der Organisation bewertet werden. Auf diese Weise wird die Deckungslücke zum Klassenbesten bzw. zur möglichen Spitzenleistung deutlich. Die bei der Selbstbewertung festgestellten Schwächen und Risiken werden dann ebenfalls wieder rechnerunterstützt durch geeignete Maßnahmen abgearbeitet. Diese Maßnahmen sind in Aktionsplänen mit Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Terminen im Rechner hinterlegt. Auf diese Weise schließt sich der Kreis. Die verbesserten Geschäftsprozesse werden wieder dokumentiert und in Form von Management-system-Informationen an die Mitarbeiter weitergegeben.

Das vorgestellte SYCAT-Konzept dient so als Bezugsrahmen bzw. Business-Framework der Organisationsentwicklung und -gestaltung und verknüpft funktions- und prozessorientierte Gestaltungsbereiche in einer gemeinsamen Abbildungsebene. Dadurch lassen sich Organisationszielsetzungen, Schnittstellen, Verantwortungsbereiche, Management-Reviews und Audits sowie Organisations-leistungsbewertungen mit wesentlicher Einbindung der Mitarbeiter durchführen, dies auch unter dem Aspekt einer kontinuierlichen Prozessverbesserung.

Durch die bereits oben erläuterte Einfachheit bietet SYCAT eine herausragende Möglichkeit der Geschäftsprozess-Referenzbildung für die flexible Prozessstandardisierung und damit für die Anwendung von Best-Practice-Vorhaben unter Verwendung von Benchmarks.

Wesentlich ist, dass nicht nur die mit Standardsoftware ablaufenden Leistungsprozesse in der Organisation, sondern auch die in den Gemeinkostenbereichen vorhandenen Führungs- und Unterstützungsprozesse ebenfalls in die Prozessgestaltung nach einem durchgängigen Modell integriert sind, wobei es auch Verbindungen zu anderen Analysetools gibt.

Literaturverzeichnis

[1] Binner, Hartmut F.: Umfassende Unternehmensqualität. Ein Leitfaden zum Qualitätsmanagement. Springer-Verlag, Berlin Heidelberg 1996. 253 Seiten. ISBN 3-540-58995-3

[2] Binner, Hartmut F.: Integriertes Organisations- und Prozessmanagement. REFA-Fachbuchreihe Unternehmensentwicklung, Carl Hanser Verlag, München 1997. 536 Seiten. ISBN 3-446-19174-7

[3] Binner, Hartmut F.: Organisations- und Unternehmensmanagement. Reihe: Organisationsmanagement und Fertigungsautomatisierung. Carl Hanser Verlag, München 1998. 256 Seiten. ISBN 3-446-19375-8.

[4] Binner, Hartmut F.: Prozessorientierte Arbeitsvorbereitung. Reihe: Organisationsmanagement und Fertigungsautomatisierung. Carl Hanser Verlag, München 1999. 250 Seiten. ISBN 3-446-21114-4.

[5] Binner, Hartmut F.: Prozessorientierte TQM-Umsetzung. Reihe: Organisationsmanagement und Fertigungsautomatisierung. Carl Hanser Verlag, München 2000. 364 Seiten. ISBN 3-446-21263-9

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