Eine größere Transparenz und Rechtssicherheit für alle Prozesse waren die Ziele, als die Stadtwerke München für ihr Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement die Lösung des Anbieters Consense installierten. Für die Mitarbeiter sind nun alle relevanten Informationen und Unterlagen quasi auf Knopfdruck verfügbar.
Die Stadtwerke München (SWM) stehen seit vielen Jahrzehnten für die sichere Versorgung von Privat- und Geschäftskunden mit Energie und Trinkwasser. Das kommunale Versorgungs- und Dienstleistungsunternehmen zählt mit über 7000 Mitarbeitern zu den großen Arbeitgebern der Millionenstadt München.
Vor mehr als einem Jahrzehnt haben die SWM im Unternehmensbereich Versorgung und Technik, der die Wassergewinnung, Energieerzeugung und die Verteilsysteme für Gas, Strom, Trinkwasser und Fernwärme in München und teilweise in benachbarte Gemeinden umfasst, ein integriertes Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmanagement (IQUM) eingeführt. „Die komplexen Anforderungen aus Technik, Gesetzen und Regelwerken, die den Stand der Technik repräsentieren, sind bei gleichzeitigem Anspruch an Prozesseffizienz, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit ohne integriertes Managementsystem heute nicht mehr in den Griff zu bekommen“, erläutert Bernhard Ritzenhoff, Managementbeauftragter Versorgung und Technik der SWM.
Versorgungssicherheit, wettbewerbsfähige Preise, umweltgerechtes Handeln und die Gewährleistung von Sicherheit für Kunden, Partner und Mitarbeiter durch strukturierte Verfahren und Prozesse sowie deren ständige Verbesserung – so lauteten die Ziele, die mit der Einführung definiert wurden. Seitdem ist das Managementsystem stetig gewachsen und wird regelmäßig durch externe Auditoren und Gutachter zertifiziert beziehungsweise validiert.
Näher bei den Mitarbeitern
Vor mehr als fünf Jahren beschlossen die Verantwortlichen ihr System technisch und organisatorisch neu aufzustellen. Das System sollte näher an die Beschäftigten herangeführt werden. „Jeder Mitarbeiter sollte auf einen Mausklick die Prozesse des Managementsystems in den Blick bekommen, die für ihn gelten und die er anwendet, um die Systemakzeptanz nachhaltig zu erhöhen“, so Ritzenhoff. Darüber hinaus zählten höhere Prozesstransparenz, eine revisionssichere Dokumenten- und Prozesslenkung sowie optimierte Compliance zu den Anforderungen an das System.
Nach sorgfältiger Prüfung verschiedener Angebote entschlossen sich die SWM für die Zusammenarbeit mit Consense. Auf der Anforderungsliste an die zukünftige Software stand neben dem Wunsch nach hoher Transparenz und Rechtssicherheit für alle Prozesse auch die Forderung nach einer problemlosen Überführung vorhandener Dokumente in das neue System. „Darüber hinaus sollten alle benötigten Unterlagen zu Themen wie Arbeitsschutz oder Umweltvorschriften auf Knopfdruck verfügbar sein“, unterstreicht Peter Kandlbinder, der die Einführung als Projektleiter begleitete. Wichtig war vor allem die intuitive Bedienbarkeit der Software. „Das neue System sollte für die ganze Bandbreite unserer Belegschaft verständlich und einfach anzuwenden sein – vom Handwerker bis hin zum IT-Mitarbeiter“, so Kandlbinder.
Mittlerweile nutzen rund 3500 SWM-Mitarbeiter das integrierte Managementsystem IMS von Consense. Die neue Software bildet die für jeden Unternehmensbereich relevanten Vorschriften und Prozesse kompakt ab. Gibt es Änderungen, werden automatische Meldungen an den betreffenden Geltungsbereich verschickt.
Besonders in der Dokumenten- und Formularorganisation gab es bei den SWM Optimierungsbedarf: Früher hätten die Mitarbeiter benötigte Formulare, die nicht vom System bereitgestellt wurden, selbst erstellt, so Kandlbinder. „Das war mit einem hohen Zeitaufwand verbunden und führte auch zu einer Flut uneinheitlicher Vorlagen.“ In den Schulungen lernen die Anwender nun, wie sie mit Hilfe des neuen Managementsystems immer die aktuelle Version eines Dokuments oder Formulars erhalten.
Eine weitere Vorgabe an die neue Lösung in Bezug auf den Aspekt Transparenz lautete: Mit höchstens drei Mausklicks muss jeder Mitarbeiter zu den für seine Aufgaben wichtigsten Dokumenten gelangen. „Obwohl wir uns noch in einem laufenden Prozess befinden, haben wir diese Anforderung bereits in vielen Unternehmensbereichen erreicht“, erklärt der QM-Experte.
Akzeptanz durch Rücksicht auf Bewährtes
Besondere Überzeugungsarbeit mussten Kandlbinder und seine Kollegen in den Unternehmensbereichen leisten, die bereits mit gut funktionierenden Organisationsstrukturen arbeiteten. So gab es vor allem in den Abteilungen starke Bedenken, in denen zuvor das Managementsystem mit Hilfe von selbst erarbeiteten Intranet-Benutzeroberflächen organisiert war.
„Hier Zustimmung zu gewinnen war – salopp formuliert – eine harte Nuss,“ erklären die Verantwortlichen der Stadtwerke. Die neue Software erlaubte es jedoch, sich in diesem Bereich an vorhandene Strukturen anzulehnen, um Akzeptanz zu schaffen.
Bewährt hat sich im Arbeitsalltag die systematische Suchfunktion des Managementsystems. Sie erleichtert die tägliche Routine und stellt sicher, dass die im System verwalteten Dokumente und Vorlagen in der Praxis auch wirklich verwendet werden. Für die Zertifizierung nach ISO 9001 ist es zwingend notwendig, alle im Unternehmen ablaufenden Prozesse abzubilden und zu beschreiben. Dies sei ohne die interaktiven Möglichkeiten, die die Software bietet, in vielen Bereichen kaum mehr möglich, so Kandlbinder.
Auch bei der Auftragsvergabe an externe Dienstleister, die zum Beispiel Hausanschlüsse für Versorgungsleitungen legen, unterstützt das neue System: Es bietet erhebliche Erleichterung und Rechtssicherheit, da alle benötigten Dokumente inklusive besonderer Einzelfall-Vorschriften auf Knopfdruck zusammengestellt werden können. Rückfragen der beauftragten Firmen werden jetzt schnell und zielgerichtet beantwortet.
Auch die Mitarbeiter schätzen die spürbaren Verbesserungen. „Ein Bereichsleiter, der für etwa 600 Kollegen verantwortlich ist, musste einen Arbeitsunfall dokumentieren“, berichtet Kandlbinder. „Innerhalb einer Stunde konnte er die benötigten Unterlagen und Formulare zusammenstellen – eine Arbeit, die ihn zuvor viele Stunden Arbeitszeit gekostet hätte.“
Klare Prozessdefinition erleichtert die Einführung
Auf die Frage nach einem Tipp für Planer ähnlicher Projekte muss der Experte nicht lange überlegen: „Unsere Erfahrung hat gezeigt: Je klarer die Prozesse eines Unternehmens vorab definiert und die bestehenden Dokumente gestaltet sind, desto leichter und erfolgreicher gelingt die Einführung eines neuen Systems. Denn steht erst einmal die übergeordnete Struktur, finden sich die verantwortlichen Mitarbeiter und Führungskräfte schnell zurecht und können ihre fachlichen Inhalte problemlos einbinden.“
Fünf Jahre nach dem Start des Projektes zieht der Gesamtverantwortliche für das Managementsystem in der Versorgungstechnik eine positive Bilanz. „Das System wird von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen, denn die Gestaltung der Prozesse ist so einfach und anwenderfreundlich, dass wir damit einen hohen Gewinn an Transparenz erreichen konnten“, sagt Ritzenhoff. Zudem habe das in den vergangenen beiden Jahren eingeführte Audit- und Maßnahmenmodul dafür gesorgt, dass auch hier datenbankorientierte sichere Prozesse Einzug halten konnten und unsichere Anwendungen auf Basis von Tabellenkalkulationen Schritt für Schritt ersetzt wurden.
„In naher Zukunft planen wir die Einführung von Workflows mit Hilfe von Consense Forms und untersuchen, inwieweit das Schulungssystem etwa für gesetzlich vorgeschriebene Pflichtschulungen und Unterweisungen in die Lösung integriert werden kann“, so Ritzenhoff weiter. Die Zielsetzung des Unternehmens laute, mittelfristig alle bedeutenden Aufgaben und Prozesse des Managementsystems auf gleichem Niveau zu entwickeln, um die Sicherheit der Organisation der SWM kontinuierlich zu steigern. ■
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