Die RKW SE, ZNL Gronau ist spezialisiert auf Vliesstoffe – technische Textilien aus Kunststofffasern, die sich unter anderem durch eine hohe Reißfestigkeit auszeichnen. Der Arbeitsalltag ist von der Einhaltung zahlreicher Normen und Vorgaben bestimmt. Neben der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001 sind das unter anderem die Normen ISO 50001 für Energiemanagement, ISO 45001 für Arbeitsschutzmanagement sowie das europäische Umweltmanagementsystem EMAS, dessen Bestandteil insbesondere die Forderungen der ISO 14001 für Umweltmanagement sind.
Verantwortlich für die Managementsysteme ist Dr. Lutz Rethmeier, Leiter QHSE bei der RKW in Gronau. Bei einem Audit im Schwesterwerk in Michelstadt erlebte er, wie dort mithilfe von Software des Anbieters Consense ein Integriertes Managementsystem aufgebaut worden war. Mit der Software lassen sich Vorgaben aus verschiedenen Normen und Richtlinien unter einer einheitlichen Oberfläche transparent managen. Somit müssen keine parallelen Managementsysteme mehr gepflegt werden und es lassen sich Synergien nutzen. Die Software lässt sich flexibel für die spezifischen Belange des Unternehmens konfigurieren. Sie zeichnet sich durch ein einfach zu handhabendes und interaktives System für Prozess- und Dokumentenmanagement aus. Genau danach waren die Verantwortlichen der RKW am Standort Gronau auf der Suche, deren Managementsystem bis dahin vor allem mithilfe von Excel und Word organisiert war.
Tool zur Prozessmodellierung
vereinfacht die Einführung
Die Erfahrungen aus Michelstadt gaben den Anstoß und so begann man in Gronau Ende 2019 mit der Einführung von Consense IMS Professional. Die Umstellung auf die neue Softwarelösung bei dem Vliesstoffe-Hersteller übernahm das Team aus Dr. Lutz Rethmeier, Dr. Anne Dornieden, Manager Qualitätsmanagement, und Julia Küren, Manager QHSE & Operational Excellence. Im ersten Schritt wurden die im Unternehmen ablaufenden Prozesse in das System eingepflegt. Dafür nutzte das Team von RKW in Gronau das nativ in der QM-Software integrierte Tool zur Prozessmodellierung, mit dem alle Abläufe einfach und schnell in Form von Flussdiagrammen erstellt werden. Dann wurden Funktionen und Arbeitsbereiche den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt und Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt.
„Das System ist sehr anwenderfreundlich, und macht die Modellierung der Prozesse leicht“, sagt Rethmeier. „Zunächst muss man das Grundgerüst erstellen und es dann mit Leben füllen. Je mehr Prozesse ins System eingepflegt worden sind, desto klarer werden die Verknüpfungen und verschiedenen Schnittstellen. Zum Zeitpunkt der Umstellung waren wir glücklicherweise aktuell aufgestellt, da wir kurz zuvor ein Audit absolviert hatten. Daher konnten wir viele vorhandene Unterlagen ohne Überarbeitung in das neue System übertragen“.
Die Einführung des Integrierten Managementsystems hat den Arbeitsalltag bei RKW in Gronau deutlich erleichtert. Die Mitarbeiter werden auf der personalisierten Startseite individuell über alle anstehenden Aufgaben, Änderungen und relevanten Informationen benachrichtigt und gelangen von dort aus schnell zu weiteren benötigten Unterlagen. Das System sorgt dafür, dass die Beschäftigten immer auf die aktuelle und gültige Version der im System hinterlegten Prozesse und Dokumente zugreifen und nicht versehentlich veraltete Fassungen nutzen. Automatisierte Freigabeworkflows lenken die verschiedenen Dokumente und Prozessbeschreibungen durch das Unternehmen.
Um es ihren Kollegen so einfach wie möglich zu machen, haben die Verantwortlichen unter anderem einen Gelände- und Hallenplan vom Standort Gronau in das System mit eingebunden. Dieser Plan enthält auch sämtliche Produktionsanlagen für die Herstellung der Vliesstoffe. Jede davon trägt eine Nummer und ist mithilfe der in Consense zu Verfügung stehenden Tools mit einer Schaltfläche versehen worden. „Suchen unsere Beschäftigten nach bestimmten Dokumenten, können sie direkt über diesen Hallenplan gehen“, erklärt Rethmeier. „Mit einem Klick auf die Schaltfläche der entsprechenden Anlage gelangt man zu den dazugehörigen Dokumenten, wie beispielsweise Verfahrensanweisungen, Gefährdungsbeurteilungen, Formblätter für die Produktion etc. Man kann aber auch auf anderem Weg zu diesen Informationen gelangen, zum Beispiel über die integrierte Suchfunktion.“
Alle Unterlagen, die im Arbeitsalltag benötigt werden, befinden sich nun im neuen Managementsystem. „Früher war alles auf einem internen Server abgelegt und die Suche nach Dokumenten war nicht sehr komfortabel. Consense stellt die gewünschten Dokumente nun einfach auf Knopfdruck bereit“, so der Leiter QHSE. So ist beispielsweise in der Produktion jede Anlage mit einem PC ausgestattet, um jederzeit den Zugang zu den benötigten Informationen sicherzustellen.
Papierverbrauch ist
deutlich gesunken
Eine zeitsparende Unterstützung des Systems im Arbeitsalltag ist das Handling von Kenntnisnahmen, die im Rahmen eines funktionierenden Qualitätsmanagements dokumentiert werden müssen. IMS Professional vereinfacht die Administration und den Nachweis. „Früher mussten beispielsweise Änderungen an vielen Dokumenten zunächst von den verantwortlichen Personen geprüft werden“, so Rethmeier. „Dann wurde das Dokument ausgedruckt, unterschrieben, an die Empfänger verteilt und das neue Ausgabedatum in eine Liste eingetragen. Jetzt erfolgt die Dokumentenlenkung inklusive Prüfung, Freigabe und Verteilung ausschließlich über das System. Die Empfänger werden sogar zur Kenntnisnahme aufgefordert. Das System übernimmt zudem die Revisionierung und Archivierung – es schreibt sozusagen Veränderungen mit. Wir haben weniger Papier und der eingesparte Aufwand macht sich bei den etwa 1000 Dokumenten pro Jahr, die davon betroffen sind, deutlich bemerkbar.“
Julia Küren, die als Manager Operational Excellence bei RKW in Gronau die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse zur Aufgabe hat, kann nun auf diese Weise Prozessänderungen und Prozessoptimierungen nach der digitalen Abbildung durch die entsprechenden Instanzen prüfen und freigegeben lassen: „Das ermöglicht mir die schnellere Anpassung und Strukturierung bei möglichen Prozessänderungen und erleichtert meine Arbeit enorm“, sagt Küren. „Auch bei Projektarbeiten nutzen wir heute Consense. Die jeweiligen Abteilungsleiter werden als Projektverantwortliche benannt und erhalten dadurch regelmäßig Erinnerungen vom System, wenn ein Projekt geprüft oder aktualisiert werden muss.“
Prüfmittel-Lebenslauf ermöglicht lückenlose Rückverfolgbarkeit
IMS Professional ist modular aufgebaut und lässt sich damit an die Anforderungen seiner Nutzer anpassen und ganz nach Bedarf ergänzen. So nutzt RKW in Gronau zum Beispiel das Modul für das Prüfmittelmanagement. Denn zur Sicherung der Qualität der in Gronau gefertigten Vliesstoffe müssen beispielsweise jeweils deren Feuchtigkeitsgehalt, Dicke oder Luftdurchlässigkeit nach Kundenvorgaben geprüft werden. Die dafür eingesetzten Mess- und Prüfmittel werden in regelmäßigen, vorgegebenen Intervallen auf korrekte Funktion kontrolliert. In der Vergangenheit wurden hierfür ebenfalls Excel-Listen eingesetzt, in die sich leicht Fehler einschleichen konnten.
Heute unterstützt das Modul Prüfmittelmanagement bei effizienten Abläufen und transparenter Dokumentation: Für jedes Prüfmittel kann eine separate Festlegung von Terminen und Intervallen zu Prüfungen oder Kalibrierungen festgelegt werden. Optional erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail, die daran erinnert. Der im System erfasste „Prüfmittel-Lebenslauf“ ermöglicht den Verantwortlichen bei RKW in Gronau eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Prüfvorgänge. Relevante Dokumente können als Anlage eingebunden werden.
„Wir haben durch die Umstellung auf die digitale Lösung eine deutliche Weiterentwicklung unseres Systems erreicht“, fasst Rethmeier zusammen. „Beim Modellieren der Prozesse, der Verknüpfung von Schnittstellen, der Verlinkung von Prozessen und Dokumenten und den Querverweisen entsteht ein Netz aus Informationen, aus dem sich ein firmeninternes Wissensmanagement aufbaut.“
Consense GmbH
Kackertstraße 11
52072Aachen
Tel. +4924199093930
Bild: RKWZum Unternehmen
Die RKW SE, ZNL Gronau produziert Vliesstoffe – technische Textilien aus Kunststofffasern. Diese werden nach verschiedenen Verfahren aus 100 Prozent Polypropylen gefertigt. Das Einsatzfeld der Vliesstoffe ist vielfältig und reicht von Hygieneartikeln wie Windeln über Produkte wie Dachunterspannbahnen für die Bauindustrie, Planen zur Abdeckung von Feldern und Rundballenfolien für die Agrarindustrie bis hin zu Produkten für die Verpackungsindustrie. Das Unternehmen beschäftigt 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Standort Gronau ist Teil der RKW-Gruppe mit Hauptsitz in Mannheim.
Dr. Lutz Rethmeier, Leiter QHSE bei RKW SE, ZNL Gronau.QE hakt nach
Herr Rethmeier, was war für RKW der Hauptgrund, ein integriertes Managementsystem einzuführen?
Die Administration unserer Managementsysteme ist uns einfach über den Kopf gewachsen. Wir hatten zu dem Zeitpunkt mindestens vier verschiedene Systeme an Bord, darunter zum Beispiel eines für Qualitätsmanagement. Diese haben viel zu viel Arbeit und Zeit für Administrationsaufgaben gefordert. Wir mussten zahlreiche separate Listen führen, viele Dokumente wurden händisch revisioniert, der aktuelle Bearbeitungsstand wurde erfasst und noch einiges mehr. Da war es an der Zeit, alle Systeme unter einer einheitlichen Oberfläche zusammenführen und – wo möglich – Synergien zu nutzen.
Wie wurde die neue Lösung von den Nutzerinnen und Nutzern, die mit dem System arbeiten, angenommen?
Jede Umstellung erfordert ein bisschen Anpassung. Wie schnell das geht, ist davon abhängig, wie tief man in der täglichen Arbeit in das System einsteigt. Für unsere Mitarbeitenden in der Produktion war es schon mit einer Veränderung verbunden, da wir das alte System, das auf Excel und Word basierte, 15 Jahre im Einsatz hatten. Die Umgewöhnung hat aber schnell stattgefunden. Unsere QHSE-Abteilung, die tagtäglich mit dem System arbeitet, war von Anfang an hellauf begeistert und hat sich sofort mit dem neuen System identifiziert. Die Arbeit damit ist für uns wirklich ein echter Quantensprung.
Gibt es weitere Pläne für den Einsatz der Software von Consense?
Hier am Standort Gronau haben wir das Basissystem im Laufe der Zeit durch die drei Module Auditmanagement, Maßnahmenmanagement sowie Mess- und Prüfmittelmanagement ergänzt. Die RKW-Unternehmensgruppe hat sich später für die webbasierte Version Consense Portal entschieden, mit der die verschiedenen Standorte untereinander kompatibel sein können. Aktuell verwenden wir hier vor Ort noch die Consense Suite Version, mit der wir sehr zufrieden sind. Wir haben die Software dazu genutzt, weitere Komponenten wie Nachhaltigkeit und Klimaschutz, Produktsicherheit, Notfallmanagement und Compliance zu managen. Diese sind inzwischen auch alle digital erfasst und beschrieben. Das hatte zur Folge, dass ich einen gesamten Schrank aus meinem Büro entfernen konnte.
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