Immer mehr Unternehmen tendieren dazu, ihre Managementsysteme prozessorientiert aufzubauen – schon alleine wegen der zukünftigen Revision der ISO 9001 – und die bestehenden Teilsysteme wie Qualitätsmanagement-, Umweltmanagement- und Arbeitsschutzsysteme in ein Unternehmens-Managementsystem zu integrieren. Den Nutzen sehen die Unternehmen hauptsächlich in der Minimierung des Verwaltungsaufwandes parallel geführter Teilsysteme.
Dipl.-Ing. (FH)Manfred Szabo, QUMsult GbR, Freiburg
Es gibt verschiedene Modelle, um Managementsysteme integriert und prozessorientiert aufzubauen, PRIMAS (PRozessorientiertes, Integriertes Management System) ist eines davon.
Bisweilen herrschen bei den Unternehmen normorientierte (z.B. 20 Kapitel analog der ISO 9001) Managementsysteme mit deren Dokumentation vor. Die Tätigkeiten und Prozesse werden den jeweiligen Normkapiteln zugeordnet und dort beschrieben. Bei Integration weiterer Managementsysteme – vorwiegend dem Umweltmanagementsystem – wird das Qualitätsmanagement-Handbuch um zusätzliche Kapitel erweitert.
Prozesse im Mittelpunkt
Beim Modell PRIMAS stehen die Unternehmensprozesse im Mittelpunkt, die das gesamte Unternehmen abbilden. Hierbei berücksichtigt man auch jene, die nicht zertifizierungsrelevant sind, aber zum Funktionieren des Unternehmens unerlässlich sind, wie z.B. Buchhaltung, Controlling, Informatik, Marketing etc.. Ziel ist es, das gesamte Unternehmen in seinen Prozessen darzustellen, um eine hohe Transparenz für die Mitarbeiter und deren Akzeptanz zu erreichen sowie Potentiale auch bei den nicht zertifizierungsrelevanten Prozessen auszuschöpfen.
Die unternehmensspezifischen Prozesse bilden die Basis des Managementsytems. Darin integriert werden alle Norm- und Kundenforderungen sowie internen Forderungen. Das Ergebnis ist ein unternehmensspezifisches, integriertes prozessorientiertes Managementsystem. Auf der Grundlage der Pro-zessbeschreibung lassen sich zukünftige Anforderungen in die bestehenden Prozesse ohne großen Aufwand einbauen.
Definition und Zuordnung
Ausgangspunkt für einen prozessorientierten Aufbau des Managementsystems ist die Definition der bestehenden Prozesse im Unternehmen. Diese können zur besseren Übersicht in führende, operative und systemerhaltende Prozesse eingeteilt werden. Hierbei werden nur die real existierenden Prozesse definiert. Damit wird ein bekanntes und für den Mitarbeiter authentisches Abbild seines Unternehmens erstellt. Durch einen Abgleich mit den Kostenstellen im Unternehmen werden jene Prozesse entdeckt, die zwar nicht zertifizierungsrelevant sind, aber ein hohes Potential an Verbesserungsmöglichkeiten bergen können. Diese können bei Bedarf beschrieben und in die Systemdokumentation aufgenommen werden. Sind die Prozesse definiert, erfolgt eine Prozesszuordnung und Umwandlung der bestehenden normorientierten Systemdokumentation in Prozessbeschreibungen. Um eine Mehrfachbeschreibung der Prozesse und Tätigkeiten zu vermeiden, gliedert sich die Systemdokumentation nicht mehr in die klassischen Teile wie Handbuch, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, sondern lediglich in Prozessbeschreibungen mit den dazugehörigen Dokumenten wie Checklisten und Formulare.
Softwareunterstützung
Unterstützt werden die Managementaufgaben durch Softwareprogramme. Die Softwareprogramme QUMcheck und PRIMAS-Katatster stellen zwei wichtige Werkzeuge für das effiziente Bearbeiten qualitäts-, umwelt- und arbeitsschutzrelevanter Aufgaben dar. QUMcheck ist eine Auditierungssoftware, die eine Durchführung und Auswertung eines PRIMAS-Audits sowie die Überwachung von Maßnahmen ermöglicht. Die Erfassung und Bearbeitung aller umwelt- und arbeitschutzrelevanter Informationen wie Erfassung und/oder Bewertung von Anlagen, Abfällen, Stoffen, Gesetzen etc. werden durch das PRIMAS-Katatster gesteuert. Ein weiteres Werkzeug ist das PRIMAS-Dokumenten-Verwaltungsprogramm. Es wird für die Zuordnung und zur späteren Lenkung und Verwaltung der Dokumentation eingesetzt. Diese drei, leicht zu bedienenden Softwareprogramme bilden das Herzstück des Managementsystems. Die Standardversionen werden kostenfrei zur Verfügung gestellt und bei Bedarf auf das Unternehmen angepasst.
Dokumente mit Hyperlinks
Um einen effizienten und schnellen Zugriff auf die Prozessbeschreibungen und deren Dokumente an EDV-gestützten Arbeitsplätzen zu gewährleisten, wird die gesamte Systemdokumentation mit Hyperlinks verbunden. Dieses Verfahren ist ab der Version MS-Word 97 möglich. Die gesamte Systemdokumentation befindet sich auf einem Server. Es werden keine Handbücher, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen bzw. Prozessbeschreibungen und Dokumente mehr ausgedruckt und verteilt. Hierdurch reduziert sich der Aufwand zur Lenkung und Verwaltung der Dokumente erheblich. Für Arbeitsplätze, die keinen Zugang zum EDV-Netz aufweisen, muss wie zuvor die betreffende Systemdokumentation ausgedruckt und bei Anwendung auf ihre Gültigkeit hin überprüft werden.
Die Verlinkung erfolgt nicht nur zwischen den Prozessbeschreibungen untereinander, sondern auch zwischen den oben erwähnten Anwenderprogrammen. Somit ist die PRIMAS-Dokumentation eine aktive Systemdokumentation zur Informationserfassung, -bearbeitung und -weiterleitung.
Dieses Modell PRIMAS wurde bei der Einführung eines Umweltmanagementsystems bei den Peterstaler Mineralquellen GmbH und Rippoldsauer Mineralquellen GmbH von der QUMsult GbR in Zusammerarbeit entwickelt, eingeführt und umgesetzt. An den jeweiligen Standorten wurden die Managementsysteme Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz und HACCP-Konzept in einem PRIMAS innerhalb von 15 Monaten integriert und prozessorientiert aufgebaut. Beide Unternehmen sind nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert und nach der EG-Öko-Audit Verordnung validiert.
Weitere Informationen A QE 303
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