Die Prinzenrolle gehört zur echten Prominenz in Deutschlands Keksregalen. Hinter dem beliebten Doppelkeks steht das Familienunternehmen Griesson – de Beukelaer (GdB). Am Stammsitz in Polch in Rheinland-Pfalz und an den beiden weiteren Standorten Kahla (Thüringen) und Wurzen (Sachsen) produziert es mit rund 1.800 Mitarbeitenden sein umfangreiches Sortiment an Keksen, Gebäck und Snacks. Darunter sind viele weitere bekannte Marken wie Griesson, DeBeukelaer und Leicht&Cross, ergänzt durch zahlreiche Handelsmarken. Dass die Kekse wie Prinzenrolle oder Soft Cake ihren Kult-Status über Jahrzehnte bewahren konnten, ist unter anderem Verdienst des sorgfältigen Qualitätsmanagements von GdB. Mit einem neuen softwarebasierten Managementsystem wurde das Dokumentenmanagement auf eine neue Ebene gehoben – und damit fit für die Anforderungen der Zukunft gemacht.
„Mit Blick in die Zukunft erfüllte unser bislang genutztes Dokumentenmanagementsystem nicht mehr unsere Anforderungen“, erzählt Carsten Bröder, IT-Organisator Qualitätsmanagement. „Hinsichtlich Transparenz und Effizienz sahen wir mögliche Verbesserungspotenziale, für die wir nach einer neuen Softwarelösung gesucht haben.“ Das neue System sollte die Dokumente, die Standorten und Abteilungen zugeordnet sind, in einer zentralen Organisationsstruktur abbilden, Änderungen und Aktualisierungen transparent darstellen und Verknüpfungen zwischen den Dokumenten ermöglichen.
Moderne softwarebasierte Qualitätsmanagement- und Integrierte Managementsysteme schaffen hier Abhilfe und unterstützen bei einem effizienten und transparenten Dokumentenmanagement. Und so entschieden sich die Verantwortlichen von GdB für eine Neuorganisation. Anna-Lena Hansen, Leitung Qualitätsmanagement & Labor Werk Polch, beschreibt die Anforderungen und Wünsche, die das Unternehmen an ein neues Managementsystem hatte: „Wichtig war uns, dass es für alle gelenkten Dokumente einen werksübergreifenden zentralen Ablageort gibt. Das neue System sollte sich anwendungsfreundlich bedienen lassen. Außerdem haben wir uns eine hohe Transparenz in Bezug auf Workflows gewünscht. Es sollte zudem die Möglichkeit von Schulungsnachweisen vereinfachen, um uns unter anderem die zuverlässige Umsetzung der geltenden Anforderungen in der Lebensmittelindustrie zu erleichtern.“
Lösung für streng
regulierte Branchen
GdB entschied sich für die Software Consense GxP Enterprise des gleichnamigen Software-Anbieters. „Bei der Auswahl des passenden Anbieters haben wir Wert auf ein modernes System gelegt, das sich in kontinuierlicher Weiterentwicklung befindet“, sagt Bröder. „Bei Consense hatten wir sofort den Eindruck, auf ein junges, ambitioniertes Team gestoßen zu sein, das seine Kundschaft in die Weiterentwicklung der Software mit einbezieht – das hat sich später auch bestätigt.“
Die gewählte elektronische Lösung GxP ist auf Unternehmen aus streng regulierten Bereichen Medizin, Medizintechnik oder Pharmazie zugeschnitten. Als Enterprise-Version unterstützt sie Organisationen mit komplexeren Strukturen – zum Beispiel mit mehreren Standorten. Die QM-Software erleichtert Unternehmen die Einhaltung nationaler und internationaler Gesetze, Normen und Vorgaben, darunter die verschiedenen Richtlinien für „gute Arbeitspraxis“ (GxP).
Das im regulierten Umfeld besonders aufwändige Dokumentenmanagement und die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Prozessen lässt sich mit der Software transparent umsetzen. „Wir unterliegen zwar nicht sämtlichen Anforderungen, die beispielsweise die Pharmabranche erfüllen muss, aber auch die Vorgaben in der Lebensmittelindustrie sind sehr umfangreich“, erklärt Hansen. „Dafür bietet die GxP-Version viele nützliche Funktionen – unter anderem Lesebestätigungen, Qualifikationsnachweise oder die Erstellung von Online-Tests zur Wissensabfrage, die auch für unsere Branche von immer größerer Bedeutung werden.“
Stets Zugriff auf die
aktuelle Revision
Mithilfe der Software hat GdB nun ein umfassendes zentrales Dokumentenmanagementsystem aufgebaut, das an allen Standorten abteilungsübergreifend genutzt wird. Im neuen System lassen sich die Prozesse anschaulich modellieren, inklusive Zuweisung von Verantwortlichkeiten und der Hinterlegung zugehöriger Dokumente. Bei der Anmeldung in GxP Enterprise landen die Mitarbeitenden auf ihrer personalisierten und individuell zusammengestellten Startseite, die auf einen Blick über alle anstehenden Aufgaben und Änderungen informiert und über individuell erstellbare Favoriten einen direkten Zugriff auf relevante Informationen bietet, etwa auf die für den jeweiligen Arbeitsbereich wichtigsten Prozesse und Dokumente.
Die Software sorgt dafür, dass der Zugriff immer auf die aktuelle und gültige Revision erfolgt, sodass zum Beispiel niemand versehentlich mit veralteten Arbeitsanweisungen oder Formularen arbeitet. Alle Mitarbeitenden von GdB haben Zugang zu GxP Enterprise – viele nur lesend, andere auch mit Änderungsberechtigungen. Werden Dokumente geändert, informiert das System die Mitarbeitenden automatisch und fordert im Bedarfsfall eine Bestätigung der Kenntnisnahme. Eine Hilfestellung im Arbeitsalltag ist die Suchfunktion mit praktischer Volltextsuche, die auch ohne exaktes Schlagwort zum Ziel führt. In ihrer Funktion als Leiterin von Qualitätsmanagement und Labor am Standort Polch profitiert Anna-Lena Hansen selbst von einem noch besseren Einblick in die anderen Standorte: „Bestimmte Prozesse sind bei uns übergreifend gültig. Es gibt aber auch solche, die jeder Standort individuell regelt und dokumentiert. Diese können wir jetzt noch besser abgleichen und zusammenführen.“
Vereinfachte
HACCP-Prüfungen
Wie die Nutzung von GxP das Qualitätsmanagement in der Praxis vereinfacht hat, beschreibt Hansen am Beispiel des HACCP-Konzepts, ein wichtiges Qualitätswerkzeug in der Produktion von und im Umgang mit Lebensmitteln: „Unser HACCP-Konzept muss einmal jährlich auf Aktualität geprüft werden. Consense erleichtert uns durch die Visualisierung unserer Prozesse sowohl die Vor-Ort-Verifizierung an den Linien als auch die Durchführung der zugehörigen Gefahrenanalysen.“ Dabei biete die Software die Möglichkeit, zu jedem einzelnen Prozessschritt Informationen und/oder Dokumente zu hinterlegen, so Hansen. „Unsere Dokumentation steht damit im direkten Bezug zur Produktion vor Ort. Auch die Mitarbeitenden an der Linie können jederzeit nachvollziehen, wie geprüft und dokumentiert wird. Und unser QM-Team checkt darüber hinaus bei jeder HACCP-Prüfung gleich mit, ob die vorliegenden Formulare noch korrekt sind oder angepasst werden müssen, weil sich zum Beispiel ein Prozessschritt verändert hat.“
Mithilfe der gesammelten und auf Knopfdruck bereitgestellten Informationen durch das System gestalten sich auch die umfangreichen Audits, die Griesson – de Beukelaer im Rahmen seiner verschiedenen Zertifizierungen (zum Beispiel nach IFS Food Standard) durchläuft, viel einfacher. „Auditoren können unser System direkt vor Ort nutzen: Wer den entsprechenden Prozessschritt anklickt, erhält auf einen Blick die hinterlegten Informationen. Dies hat bereits zu positiven Rückmeldungen geführt“, berichtet Bröder.
Große Hilfe: die detaillierte
Abbildung der Prozesse
Im Rückblick auf die Einführung der QM-Software, die das Dokumentenmanagementsystem des Unternehmens auf eine neue Ebene gehoben hat, ziehen die Verantwortlichen von GdB ein sehr positives Fazit. Als besonders wertvoll empfanden die Beteiligten dabei ihre Referenzbesuche bei anderen Kundenunternehmen, bei denen sie die Software im Einsatz sehen konnten.
Und auch auf die tatkräftige Unterstützung des Consense-Expertenteams sei Verlass gewesen, so Bröder: „Die Zusammenarbeit mit dem Support aus Aachen war sehr angenehm und konstruktiv. Auftauchende Probleme konnten wir schnell lösen. Wir haben auch die Möglichkeit genutzt, Feature-Wünsche bei Consense anzubringen – und uns gefreut, dass der eine oder andere Vorschlag von uns in die Weiterentwicklung der Software eingeflossen ist.“
Ein weiterer positiver Effekt des neuen Systems ist das verstärkte Prozessdenken. „Die Darstellung in GxP Enterprise macht es möglich, jeden einzelnen Prozessschritt zu beschreiben und den jeweiligen Organisationseinheiten zuzuordnen“, sagt Bröder. „Diese detaillierte Abbildung unserer Prozesse ist eine große Hilfe und trägt dazu bei, das Prozessdenken im Unternehmen weiter auszubauen.“
Für die Weiterentwicklung des neuen Managementsystems bietet die modular aufgebaute Software viele Möglichkeiten. Die Verantwortlichen von GdB wollen diese Schritt für Schritt weiter ausschöpfen – und haben schon viele Ideen, wie Anna-Lena Hansen abschließend erzählt: „Wir möchten unsere klassische Dokumentenstruktur mithilfe von sogenannten Navigationslandkarten visueller darstellen und so die intuitive Nutzung fördern. In Referenzbesuchen haben wir hierzu erste Einblicke erhalten, die uns inspiriert haben. So reicht ein Klick auf die Abbildung einzelner Anlagen, um für jeden Prozessschritt alle relevanten Dokumente zur Hand zu haben. Dies motiviert uns, unser Dokumentenmanagement noch weiterzuentwickeln und zu verbessern.“
Consense GmbH
Kackertstraße 11
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