Als einer der weltweit größten Dienstleister für Industrieunternehmen im Bereich Energie, Utilityversorgung und Services hat die RWE Solutions AG einen hohen Qualitätsanspruch an ihre eigene Dienstleistung. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, müssen ihre Geschäftsprozesse klar definiert und kontinuierlich optimiert werden – gerade in Zeiten des Konzernumbaus. Aus diesem Grunde entschloss sich die Business Unit „Industrielle Energieversorgung“ (BU EV) im März 2004 zur Einführung eines zentralen „Quality- Process-System“ (QPS). Unterstützt wurde sie dabei von der SOPTIM AG, die über weitreichende Erfahrung bei der Implementierung dieser Systeme verfügt.
An die Einführung eines QPS waren seitens Leitung und Mitarbeiter der BU EV die folgenden Bedingungen geknüpft: eine benutzerfreundliche Handhabung und die grafische Darstellung der Prozesse, die Umsetzung in Form eines intranetbasierten Onlinesystems, ein geringer Pflegeaufwand bzw. die einfache Durchführung von Änderungen, die Möglichkeit zur Hinterlegung und Auswertung von Kennzahlen, die Einbindung interner Dokumente und Informationen zur Nutzung der Anwendung als zentrales Informationssystem sowie die Erweiterbarkeit des Systems im Hinblick auf eine spätere Verwendung als QM-System nach ISO 9001:2000.
QPS erfüllt all diese Anforderungen. Die Html-basierte Anwendung ist mit der Prozessvisualisierungsdatenbank ViFlow der Firma ViCon unter Berücksichtigung der spezifischen Erfordernisse des Auftraggebers erstellt worden. Gemeinsam mit den Prozessbeteiligten wurden von SOPTIM die vorhandenen Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen gesichtet, aktualisiert und ergänzt. Durch die umfangreichen und pflegeleichten Umsetzungsmöglichkeiten innerhalb der ViFlow-Datenbank konnten die einzelnen Prozessschritte leicht generiert und entsprechende Prozessbilder aktualisiert werden.
QPS beinhaltet neben Prozessbildern und ergänzenden Handbuchkapiteln weitere Informationen. So sind sowohl aktuelle Formulare, BU-Richtlinien als auch Projektübersichten und Themen des Betriebsrates Anwendungsbestandteile. Damit bildet QPS ein allgemeines Informationssystem mit allen notwendigen Informationen zur optimalen Unterstützung des Tagesgeschäftes. Im Laufe der Prozessanalyse – in der naturgemäß unterschiedliche Prozesssichten zutage traten – wurde von den Beteiligten das Optimierungspotenzial analysiert. So wurden schon vor der Systemeinführung Verbesserungen bei den Geschäftsprozessen erkannt und umgesetzt.
Die QPS-Anwendung zeichnet sich neben der Erfüllung der Systemanforderungen zusätzlich durch die folgenden Leistungsmerkmale aus: Die Navigation innerhalb der grafischen Oberfläche durch Drilldown-Funktionalität sowie verschiedene Prozesssichten durch Treeview-Aufteilung (prozess-, bereichs-, datenorientiert). Der Systemadministrator bietet darüber hinaus die erweiterte Datenauswertung in Microsoft-Standardprodukten (Excel, Access) durch entsprechende Schnittstellen, eine Schnittstelle zu MS-Project zur Generierung von Projektplänen aus der Prozessanalyse heraus, die Einbindung von formatunabhängigen Dateien als erweiterte Information zu Prozessen sowie eine Import/Export-Funktionalität von Prozessen für einen komfortablen Datenaustausch bei der Prozessaufnahme durch mehrere Beteiligte.
Bei einer rückblickenden Betrachtung kann nach Aussage des Qualitäts- und Prozessbeauftragten bei der RWE Solutions BU EV, Herrn Jürgen Ebel, von einer Erfolgsstory gesprochen werden. Die Einführung des QPS verbessert noch einmal den Ablauf der Geschäftsprozesse. Dies bestätigen auch die Mitarbeiter und loben zudem die Anwenderfreundlichkeit des Systems. Nebenbei wird das Prozessmanagement transparenter, aktueller und trägt so zur Senkung der internen Kosten und zur Sicherung der Qualität der eigenen Dienstleistung gegenüber den Kunden der RWE Solutions bei. Dies gilt auch die zügige Umsetzung von den ersten Ideen und Gesprächen bis hin zur ausgelieferten Online-Version.
Die Business Unit Industrielle Energieversorgung (BU EV) ist im RWE Konzern das Kompetenzcenter für industrielle Key Accounts bei der Energieversorgung. Der Bereich Quality & Process Management ist in der BU EV für die Definition, Abstimmung und Umsetzung aller internen Prozesse, Koordination der Schnittstellen im Konzern und die Einhaltung der Qualitätsstandards zuständig.
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