Die starke Internationalisierung ihrer Geschäftsbeziehungen ist einer der Gründe, warum Industrieunternehmen im Bereich der technischen Dokumentation zunehmend auf den Einsatz von Redaktions- bzw. Content Management Systemen (CMS) setzen. Denn wenn 3.000 Seiten umfassende Dokumentationen in 14 Sprachen übersetzt und bei jeder Änderung extra angepasst werden müssen, läuft die Arbeit der technischen Redakteure ohne Software-Unterstützung schnell aus dem Ruder. Werden technische Informationen hingegen mit einem Redaktionssystem erstellt, lässt sich der Aufwand für das Erstellen und Übersetzen der Produktinformationen bis um die Hälfte reduzieren. Zwei Unternehmen, die aus diesem Grund eine solche Lösung des Herstellers Schema angeschafft haben, sind die Elektronik Automations AG aus Marktheidenfeld und die Reifenhäuser Gruppe aus Troisdorf.
Frank Zscheile, freier IT-Fachjournalist, München
Die ELAU AG, ein Unternehmen von Schneider Electric, hat sich auf Automatisierungssysteme und -lösungen für Maschinen in der Konsumgüterindustrie spezialisiert. Um eine fehlerfreie Installation und Inbetriebnahme zu gewährleisten, liefert ELAU dazu ausführliche Beschreibungen und Handbücher. Bisher erstellten die technischen Redakteure diese eher „klassisch“, indem sie Teile aus bestehenden Dokumentationen aktualisierten und zu einer neuen Produktinformation zusammenstellten. So gliederten sie beispielsweise die Handbücher in einen allgemeinen Teil, der meist ohne Änderungen wieder verwendet werden konnte, und einen gerätespezifischen Teil. Dieser enthält u. a. technische Daten, elektrische Verbindungen und Anschlüsse und wurde für jede neue Dokumentation überarbeitet, aktualisiert oder ergänzt. Durch diese Strukturierung ließ sich die Verwaltung der technischen Produktinformationen vereinfachen.
Nachdem dann jedoch auch noch technische Dokumentationen für ein französisches Partnerunternehmen erstellt werden mussten, erhöhte sich der organisatorische Aufwand derart, dass man sich entschied, nach einer IT-Lösung für die Redaktion und Verwaltung der Texte zu suchen. Die Wahl fiel auf das System SCHEMA ST4 des gleichnamigen Nürnberger Herstellers, das im Januar 2006 an fünf Arbeitsplätzen implementiert wurde. Die Altdatenbestände werden seitdem etappenweise in das Redaktions- und Content Management System übernommen, Aktualisierungen oder Ergänzungen der vorliegenden Beschreibungen erstellen die Redakteure nun ebenso wie neue Informationen mit der Software.
Modularisierung auch in der technischen Redaktion
Da die technischen Informationen als standardisierte Textmodule erstellt werden, haben sich Aufwand für die Pflege und Aktualisierung der Produktinformationen bei ELAU erheblich verringert. Bei einem Software-Update arbeiten die Redakteure die aktuellen Informationen in die jeweiligen Textmodule ein und stellen diese für die anschließenden Dokumentationen wieder neu zusammen. Die Informationseinheiten können nur einige Sätze – zum Beispiel für die Sicherheitshinweise – oder mehrere Seiten umfassen, je nach Umfang der zu beschreibenden Systemkomponente. Per Drag & Drop oder auch (teil-) automatisiert fügen die technischen Redakteure diese dann für neue Dokumentationsprojekte beliebig zusammen.
Zur Übersetzung weitergeleitet werden durch den Einsatz des Redaktionssystems nur noch diejenigen Informationseinheiten und Textmodule, die noch nicht in der erforderlichen Zielsprache vorliegen. Das System liest diese Textmodule dann automatisch aus dem zentralen Datenpool aus. Um noch weitere Effizienzsteigerungen im Bereich des Übersetzungsmanagements zu erzielen, plant ELAU derzeit die Einführung eines Translation- und Terminologie-Management-Systems.
Ähnliche Erfahrungen mit dem Einsatz eines CMS gemacht hat die Reifenhäuser Gruppe, mit 1000 Mitarbeiter/innen einer der weltweit führenden Anbieter von Maschinen und Anlagen zur Herstellung hochwertiger Kunststoffprodukte. Der Hersteller liefert seine Erzeugnisse zusammen mit den dazugehörigen technischen Dokumentationen weltweit an eine weltweite Kundschaft aus. Handbücher, Serviceanleitungen und sonstige Produktinformationen werden dabei in der Sprache des jeweiligen Exportlandes erstellt. Ein nicht einfaches Unterfangen für die zuständigen technischen Redakteure, denn dazu müssen die umfangreichen Dokumentationen von 1.500 bis 3.000 Seiten innerhalb kürzester Zeit erstellt, übersetzt und publiziert werden.
Seit Anfang 2006 ist ST 4 bei Reifenhäuser im Einsatz. Detlef Raniszewski, technischer Redakteur bei Reifenhäuser und Projektverantwortlicher: „Der Aufwand für das Erstellen und Übersetzen der Produktinformationen wird sich dadurch mittelfristig um 50 % Prozent reduzieren. Bisher benötigten unsere Redakteure rund vier Tage, um eine 3.000 Seiten umfassende Dokumentation zu erstellen und dabei auch die circa 2.000 Seiten umfassenden technischen Informationen der Zulieferer zu integrieren. Künftig werden wir dafür deutlich weniger Zeit benötigen.“
Übersetzungskosten im Griff
Auch bei Reifenhäuser spielt das Übersetzen der technischen Dokumentationen in die jeweilige Sprache des Exportlandes eine wichtige Rolle. Standardmäßig werden die Produktinformationen in Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch vorgehalten. Aber auch andere Sprachregionen über EU-Grenzen hinaus müssen bedient werden, insgesamt bis zu 14 Sprachen. Diese Übersetzungen werden auftragsspezifisch angefertigt. Bisher wurden die Dokumentationen als ganze Bücher abgelegt, für eine neue Produktbeschreibung benötigte Informationseinheiten wurden aus bestehenden Dokumentationen kopiert. Bei diesem Vorgehen ließ sich nicht automatisch nachvollziehen, in welchen Sprachen die Informationseinheiten bereits übersetzt wurden. Durch das Vorhalten der Informationen als Textmodule im CMS kann der Übersetzungsprozess nun deutlich vereinfacht werden. Ein Text muss nur einmal komplett übersetzt werden. Neu zu übersetzende Abschnitte identifiziert SCHEMA ST4, bei Änderungen in bereits vorhandenen Textmodulen wird nur der neue Inhalt der Sprachversion ausgecheckt und an den Übersetzer weitergeleitet. Das spart Übersetzungskosten im großen Stil.
Realisiert wurde auch die Integration des CMS in die CAD-Programme Pro/ENGINEER von PTC und Medusa von CAD Schroer. Die zur Visualisierung der technischen Details und Konstruktionen relevanten 3-D-Ansichten können innerhalb der CAD-Programme in TIFF gewandelt werden. Zugegriffen wird auf diese Grafiken dann von SCHEMA ST4 aus durch Links in den jeweiligen Informationsmodulen, den so genannten Knoten. Darüber hinaus bietet das System eine integrierte Grafikverwaltung, so dass zu jedem Grafikobjekt unterschiedliche Sprach- und Formatvarianten hinterlegt werden können.
Zusätzlich Dokumenten- Management System
Noch nicht verknüpft hat man das System hingegen mit dem vor einigen Jahren eingeführten Dokumenten Management System (DMS). Mitte 2004 hieß es in Troisdorf: „Wir kehren ab vom Papier und der unstrukturierten Dokumentenablage und legen unser gesamtes Wissen künftig digital in einem zentralen System ab. Der Abbau persönlicher Informationsinseln wird seitdem konsequent verfolgt und Prozesse, Dokumentverwaltung und -Archivierung ausschließlich über die unternehmensweit eingesetzte Lösung d.3 des Herstellers d.velop abgewickelt.
„Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzten ihren PC früher sehr kreativ“, sagt Ralf Krüger, IT-Leiter bei Reifenhäuser, „jeder hatte sein eigenes kleines Archiv, und wichtige Informationen lagen versteckt im Unternehmen herum.“ Der zunehmende Mix aus elektronischen Informationen und Papier war noch unüberschaubarer als die reine Papierablage. Mit d.3 verfügt der Hersteller nun über ein zentrales System für DMS und Workflow: DMS für die zentrale Verwaltung und Regelung der Zugriffsberechtigungen auf Dokumente; Workflow, um Arbeitsabläufe durch die gezielte, regelabhängige Weiterleitung von Dokumenten elektronisch abzubilden und zu optimieren. Das gesamte Unternehmenswissen ist damit zentral abgelegt und steht zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung.
Schema, Nürnberg
QE 504
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