Qualitätsmanagement besteht zu einem großen Teil aus der Dokumentation der damit verbundenen Maßnahmen. Diese Dokumentation erfordert ein großes Doku-Projekt mit Spezialsoftware. Als wesentliche Ziele ergeben sich eine sichere zentrale Ablage und ein schneller Zugriff von allen Arbeitsplätzen aus. Dies lässt sich mit einer hochentwickelten Standardsoftware für Dokumenten-Management realisieren. Damit können qualitätssichernde Prozesse wie die Normenbereitstellung ebenso unterstützt wie der Archivierungsbedarf der QM-Dokumentation für alle Arten von Berichten, Protokollen und Korrespondenz gedeckt wird.
Birgit Schuckmann, Freie Journalistin, München
Die Bereitstellung von Industrienormen in elektronischen Archiven hat eine Pionierrolle beim Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) im Qualitätsmangementbereich gespielt. Hier kommen die Vorteile der zentralen Pflege und schnellen Zugriffsmöglichkeit voll zum Tragen. So entschied sich zum Beispiel 1995 die Stollberger Kerpenwerk GmbH + Co zum Einsatz eines DMS. Der Kabelhersteller wollte der ständig steigenden Zahl von Normen und Regelwerken Herr werden.
Kerpenwerk ist ein hochspezialisiertes mittelständisches Unternehmen: Wo auch immer Energie, Daten, Bild-, Ton- oder Steuersignale übertragen werden müssen, bieten die Stollberger das geeignete Transportmedium. Durch starke Kundenorientierung agiert das Unternehmen seit über 70 Jahren sehr erfolgreich im Kabelgeschäft. In diesem sehr qualitätsempfindlichen Bereich müssen laufend innovative Ideen mit langjährigen Erfahrungen in Einklang gebracht werden. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Einhaltung zahlreicher nationaler und internationaler Normen.
Die Zahl der Normen, Rechtsvorschriften, nationalen und internationalen Regelwerke sowie deren Verflechtungen untereinander steigt ständig an. Vorrangige Aufgabe der Vorschriftenstelle bei Kerpenwerk ist daher die Aktualisierung der im Unternehmen benötigten Normen und Regelwerke. Eine Vorschriftenverwaltung im konventionellen Stil auf Papier lässt sich angesichts der Vielzahl von aufzubereitenden Daten nicht mehr effizient abwickeln. Zudem ist es viel zu aufwendig, in den verschiedenen Vorschriftenkatalogen bei der Suche nach relevanten Normen nachzuschlagen.
Elektronische Normenbereitstellung
Um diesem Engpass ein Ende zu setzen, beschlossen die Datenverarbeitungs-Spezialisten von Kerpenwerk die Einführung einer elektronischen Normenbereitstellung und -recherche. Seitdem stehen die Normen mit Hilfe des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare im Netzwerk zur Verfügung. Der Altbestand wurde eingescannt. Die Daten spielte man dann im Haus auf Festplatten und stellte diese anschließend ins Netz. Die Vorschriftenstelle pflegt den Bestand. Sie hat sowohl Lese- als auch Schreibrechte auf das Normenarchiv. Darüber hinaus greifen weitere Anwender insbesondere aus dem Prüf- und Qualitätswesen sowie dem technischen Produktmarketing lesend auf die Normen zu. Die Aktualisierung erfolgt wie bisher: Die Vorschriftenstelle entscheidet, welche Normen aktualisiert werden, beschafft diese beim jeweiligen Herausgeber und spielt sie ins System ein.
Die Umstellung auf die DMS brachte zwei entscheidende Vorteile: Erstens können alle Normenanwender jetzt zu jeder Zeit auf den aktuellen Stand der Normen zugreifen. Bei den Normen auf Papier konnte man nie hundertprozentig sicher sein, ob die letzte Aktualisierung auch in die betroffenen Normenmappen einsortiert worden war. Die Papiereinsparung und der Wegfall von Kopiervorgängen ist ein angenehmer Nebeneffekt. Zweitens lässt sich anhand des Archivs sehr schnell und einfach die Historie einer Norm nachvollziehen. Es kann immer festgestellt werden, zu welcher Zeit welcher Stand gültig war. Bei Bedarf kann auf die alten Ausgaben zurückgegriffen werden. Dies ist insbesondere für die Einhaltung der Gewährleistungspflichten von großer Bedeutung.
Das DMS ist inzwischen um einiges erweitert worden. Über die Normen hinaus werden zum Beispiel auch Schriftwechsel und Datenblätter mit DocuWare archiviert. Dadurch sind komplette Vorgänge nachvollziehbar. Als weiteren Service bietet die Kerpenwerk-Normenstelle den Mitarbeitern die Normenrecherche-Datenbank Perinorm an. Die darin enthaltenen regelmäßig aktualisierten Informationen über verschiedenste Normen und Regelwerke ermöglichen eine erhebliche Beschleunigung der Sacharbeit. Statt umständlich Kataloge zu wälzen, kann jeder Normenanwender an seinem PC nach seinen Belangen recherchieren und die für ihn relevanten Normen identifizieren.
Die gleiche Kombination von DMS und Recherche-Datenbank wird auch bei der Rheinmetall Industrie GmbH in Ratingen und Unterlüß sowie bei deren Tochter MaK System Gesellschaft in Kiel eingesetzt. In DocuWare sind die vorhandenen, in Gebrauch befindlichen Normierungsdokumente gespeichert und schnell über Suchkriterien und Stichwörter abrufbar. Für die generelle Recherche steht das elektronische Nachschlagewerk Perinorm zur Verfügung, das circa 200.000 nationale und internationale Normen und Vorschriften beinhaltet.
Nicht nur für die Benutzer wurden Effizienz und Komfort bei der Arbeit mit Normen gesteigert. Die Normenstelle, die früher als einzige Anlaufstelle in normenspezifischen Fragen ein Nadelöhr bildete, ist jetzt entlastet. Auch der früher notwendige, hohe Zeit- und Kostenaufwand bei der Aktualisierung und Pflege des auf mehreren tausend Fachbuchseiten gesammelten Datenbestandes entfällt. Diese Aufgabe übernimmt der automatisiert ablaufende monatliche Aktualisierungsdienst. Dadurch bleibt deutlich mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben der Normenstelle: die intensive Beratung in Normenfragen und die normentechnische Zeichnungsprüfung.
Dokumentation von QS-Maßnahmen
Geht es bei der elektronischen Archivierung von Normen und Arbeitsanweisungen darum, die Qualitätsicherung in der Produktherstellung aktiv zu unterstützen, kann ein DMS ebenso zur Dokumentation von QM-Maßnahmen eingesetzt werden. Wie im Beispiel Kerpenwerk bereits angesprochen, kann ein DMS Korrespondenz archivieren und Vorgänge nachvollziehbar machen. Desgleichen lassen sich damit alle Dokumente, die in QM-Prozessen erzeugt, verwendet und verändert werden, revisionssicher speichern. Das gilt für Prüfberichte, Protokolle und jegliche Korrespondenz, seien es Briefe, Faxe oder E-Mails.
Welche Dokumentenmengen bei Zertifizierungen nach DIN ISO 9000 und anderen internationalen Normen entstehen, bekommt die akkreditierte Zertifizierungsstelle Q-Zert GmbH in besonderer Weise zu spüren. Denn dort werden circa 500 Kundenverfahren verwaltet. 50 bis 100 kommen jährlich hinzu. Das Pforzheimer Unternehmen mit zur Zeit fünf fest angestellten Beschäftigten arbeitet mit ungefähr 100 Auditoren aus verschiedensten Branchen zusammen, die in den Betrieben Konformitätsprüfungen zu den Normen durchführen. „Trotz interner intensiver Nutzung von EDV, Intranet und entsprechenden Anwendungsprogrammen“, berichtet Q-Zert-Geschäftsführer Dietfried Baier, „füllte der Austausch von Papierdokumenten zwischen Q-Zert, den Kunden und den externen Auditoren inzwischen jeden verfügbaren Meter Schrankwand.“ Rigoroses ‘Ausmisten’ der Altbestände würde keine Lösung darstellen. „Denn“, so Baier weiter, „für alle ‘Dokumente’ besteht eine langjährige Aufbewahrungsverpflichtung.“
Der innovationsfreudige Unternehmer suchte nach einer zeitgemäßen Lösung, stellte ein Anforderungsprofil auf und studierte den DMS-Markt, aus dem er DocuWare auswählte. Die Installation erfolgte auf einem Server. An fünf Arbeitsplätzen führte das Freiburger Systemhaus BSD eine inklusive Schulung durch. DocuWare ließ sich nahtlos in die bei Q-Zert verwendeten Anwendungsprogramme einbinden, indem Archivierungs- und Recherchefunktionen direkt aus der jeweiligen Programmoberfäche aufgerufen werden können. Eingehende Papierpost wird zentral eingescannt und via Intranet dem jeweiligen Bearbeiter zugestellt, der die Dokumente dann zuordnet und archiviert. Wie die gescannten Dokumente erfahren auch in Form von E-Mails oder auf Diskette eingehende Schriftstücke beim Archivieren eine Umwandlung in revisionssichere TIFF-Dateien. Ausgehende, auf dem PC erzeugte Dokumente werden automatisch bei Druck oder E-Mail-Versand im Hintergrund elektronisch archiviert.
Baier fasst seine Erfahrungen nach über einem Jahr Einsatzdauer zusammen: „Den Hauptnutzen von DocuWare sehen wir neben schnellerem sicheren Zugriff und der papierloseren Verwaltung aller Unterlagen vor allem in der sicheren, dokumentenechten Archivierung, zu der wir verpflichtet sind.“ DocuWare liefert neben einem bis auf das einzelne Dokument reichenden Zugriffsschutz ein spezielles Feature für die Dokumentenechtheit, ein sogenanntes Prüfsummenverfahren. Damit sind jegliche Manipulationsversuche am Dokument zweifelsfrei nachweisbar und werden automatisch beim Aufruf der Datei angezeigt.
Der QM-Experte führt weiter aus: „Aus der Sicht der internen Qualitätssicherung ist vor allem die jetzt mögliche Archivierung an nur einer Stelle im Gegensatz zu den zuvor getrennten Ablagen für Papier- und digitale Dokumente hervorzuheben. Die Tatsache, dass es nur noch eine Zugriffs- oder Auskunftsebene gibt, von der aus alle Informationen zugänglich sind, bedeutet nicht nur erhöhten Komfort. Das elektronische Archiv gewährleistet mit einfach handzuhabenden Suchfunktionen, dass alle relevanten Dokumente zum betreffenden Vorgang zuverlässig gefunden werden.“ Außerdem ist die wirtschaftliche Rechnung aufgegangen. „Die Investition von 30.000 DM hat sich schon nach einem Jahr amortisiert.
Weitere Informationen A QE 311
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