Gruppen erfolgreich moderieren

Dr. Oliver Hettmer, Leiter Steinbeis-Transferzentrum Mittelstandsberatung, Winnenden

Seit der Mensch mehr in den Mittelpunkt des unternehmerischen Handelns gerückt ist, wurde erkannt, dass sich Mitarbeiter und Führungskräfte nicht nur durch fachliche Qualifikation, sondern auch durch soziale und methodische Kompetenzen auszeichnen sollen. Eine dieser „weichen“ Kompetenzen – vielfach auch als Soft-Skill bezeichnet – stellt die Moderation von Gruppen dar.

Die Fähigkeit eine Gruppe professionell moderieren zu können, besitzt gerade im Kontext Qualitätsmanagement und Kaizen besondere Bedeutung. Denn die Anwendungsmöglichkeiten der Moderationstechnik sind dabei sehr vielfältig.

Die Qualitätszirkel als bedeutender und integraler Bestandteil des Total Quality Managements sind Kleingruppen, die nur funktionieren, wenn sie über einen Moderator verfügen. Vor allem bei der kritischen Überprüfung von Arbeitsabläufen werden intensive Gespräche und Diskussionen ausgelöst. Diese Diskussionen bedürfen einer zielgerichteten Moderation. Aber auch die Person des Koordinators, der als Bindeglied zwischen den Qualitätszirkeln (QZ) und dem QZ-Steuerungsgremium fungiert, sollte die Fähigkeit besitzen, moderieren zu können.

Der Qualitätsmanagement-Beauftragte hat gegenüber den unterschiedlichen Unternehmensbereichen eine Schnittstellenfunktion und sollte somit bereichsübergreifende Arbeitssitzungen moderieren können. Aber auch in seiner Funktion als Führungskraft sollte er in Hinblick auf seine eigenen Mitarbeiter in der Lage sein, beispielsweise bei der Problembearbeitung, aber auch bei der Teambildung, auf die Moderationstechnik zurückgreifen zu können.

Wer hat sich noch nicht über schlecht geleitete Besprechungen und ineffiziente Workshops geärgert? Wie oft sind Meetings zu langwierig gewesen? War nicht der der erhoffte Gedankenaustausch viel zu wenig inspirativ und konstruktiv? Standen Aufwand und Ergebnis immer in einem vernünftigen Verhältnis? Wurden überhaupt konkrete, umsetzbare und verbindliche Maßnahmen festgelegt?

Anhand dieser Fragen wird deutlich, wie wichtig ein geschulter Moderator mit methodischen Fähigkeiten ist. Mit der Moderation steht ihm eine Methode und Arbeitstechnik zur Verfügung, mit der er Arbeitssitzungen im Qualitätsmanagement effizienter und wertschöpfender durchführen kann. Durch die Moderationsmethode sollen endlose Diskussionen, zähes Vorankommen, Rechthaberei und „Show“-Veranstaltungen vermieden werden.

Der Moderator unterstützt die Gruppe bei der Analyse von Problemen und ihren Ursachen sowie bei der Formulierung von Zielen. Er gibt Hilfestellung beim Sammeln und Strukturieren von Ideen sowie beim Finden von Problemlösungen. Er trägt dazu bei, zu gemeinsamen Entscheidungs- und Lösungsprozessen zu kommen. Ihm obliegt es, die sich daraus ergebenden Aufgaben nach Inhalt, Zeit und Personen verbindlich zu verteilen und festzulegen.

Die Moderationsmethode zeichnet sich somit durch starke Ergebnisorientierung aus. Sie umfasst den Spannungsbogen vom Zusammenführen der Gruppe über die gemeinsame Problemverständigung bis hin zur Erstellung eines Handlungskonzeptes.

Der Moderator zeichnet sich durch eine natürliche Autorität sowie soziale Kompetenz aus. Da Moderieren vom lat. moderare kommt und soviel wie „mäßigen“ und „lenken“ heißt, lässt sich davon ableiten, dass er eine Arbeitssitzung leiten und dabei eher gemäßigt sowie bescheiden statt aufdringlich, machtvoll oder gar zurückdrängend auftreten soll. Er beteiligt sich in der Regel nicht an der inhaltlichen Diskussion.

Der Erfolg einer moderierten Arbeitssitzung hängt vor allem auch von der Fähigkeit des Moderators ab, sichtbar strukturiert vorzugehen. Ein sinnvolles und bewährtes Hilfsmittel hierfür stellt das sogenannte Phasenkonzept dar. Es umfasst die in nebenstehender Abbildung aufgeführten acht Phasen. Innerhalb dieser Phasen können unterschiedliche Instrumente, wie zum Beispiel Gesprächstechniken, Ursache-Wirkungs-Diagramm, Abfragetechniken oder Brainstorming, zum Einsatz kommen. Die Anwendung derselben hängt von der Art sowie dem Ziel der Veranstaltung ab und liegt im Ermessen des Moderators.

Aufgrund des geschilderten Sachverhaltes ist es evident, dass man nicht durch Naturtalent oder Learning by doing zu einem professionellen Moderator avancieren kann. Notwendig ist eine sehr sorgfältige Qualifikation durch den Besuch eines Moderationstrainings, um in allen methodischen Belangen „sattelfest“ zu sein. Im Rahmen eines Moderationstrainings sollte unter anderem der Ablauf und die Durchführung einer Moderation, der Umgang mit Medien und Hilfsmitteln, das Selbstverständnis und die Aufgaben des Moderators, Fragetechniken sowie der Umgang mit Störungen beziehungsweise schwierigen Teilnehmern vermittelt werden.

Aus eigener Erfahrung in der Ausbildung von Moderatoren kann gesagt werden, dass ein Moderationstraining stark interaktiv aufgebaut und mindestens zwei bis drei Tage umfassen sollte. Somit besteht für die Teilnehmer des Trainings die Möglichkeit, nicht nur die theoretischen Aspekte kennen zu lernen, sondern das Erlernte in der Gruppe anhand von Beispielen aus dem Qualitätsmanagement intensiv zu üben. Die simulierten Arbeitssitzungen geben den Teilnehmern Sicherheit im Umgang mit der Moderationstechnik und helfen schwierige Situationen zu meistern. Dadurch wird der Transfer des Erlernten in die berufliche Praxis, wie zum Beispiel die Moderation eines Qualitätszirkels, erleichtert.

Durch den Einsatz speziell geschulter interner oder externer Moderatoren im Qualitätsmanagement wird nicht nur die Effizienz von Arbeitssitzungen verbessert, sondern werden Mitarbeiter an Entscheidungsprozessen beteiligt. Folglich erhöht sich die Akzeptanz für Veränderungsmaßnahmen und die Motivation der Mitarbeiter. Letztendlich wird es dadurch möglich, Mitarbeiter für den Gedanken der Qualität zu gewinnen.

Steinbeis Transferzentrum, Winnenden

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