Jedes Unternehmen, welches über ein Managementsystem verfügt, hat eine umfangreiche Dokumentation zu verwalten. Für die Qualitätsverantwortlichen ist es eine stetige Herausforderung, die Mitarbeiter darauf zu sensibilisieren, bei der Aufrechterhaltung, Pflege und Nutzung des Systems mitzuwirken. Viele realisierte Qualitätsmanagement-systeme zeigen eindrücklich, dass die Art der Systeme, sowie deren Akzeptanz und erfolgreiche Nutzung, wesentlich von der Haltung und dem Engagement von Unternehmensleitern und Qualitätsverantwortlichen abhängt. Diese müssen dabei selbst klar Nutzen mit einem solchen System erzeugen wollen.
Patrick Büsser, Projektleiter, Von Arx Engineering Management Consulting AG, Rüti/Schweiz
Das Ziel eines Managementsystems ist einfach. Jeder Mitarbeiter soll alle Anforderungen, die seine Aufgaben im Rahmen der betrieblichen Geschäftstätigkeit betreffen, kennen und beherrschen. Ein weiterer wesentlicher Aspekt darüber hinaus ist, dass ein effizientes System die betrieblichen Abläufe vereinfachen soll. Wenn man die Systeme unter diesen Aspekten betrachtet, dann zeigt sich, dass sie in vielen Fällen den Mitarbeitern nur unzureichend Unterstützung bieten. Die umfangreiche Dokumentation des Managementhandbuches wird durch die Mitarbeiter nur wenig benutzt. In einigen Fällen „verstaubt“ die Dokumentation regelrecht in den Regalen. Werden Dokumente geändert, muss deren Verteilung relativ kompliziert und aufwändig sichergestellt werden. Immer öfter werden Managementsysteme auf einem firmeneigenen Intranet abgebildet. Das bisherige Handbuch ist damit für alle Mitarbeiter auf dem Server verfügbar, und alle haben den gleichen Informationsstand. Dank der papierlosen Handhabung und durch das Einbinden aller Dokumente wird das System wirklich zur „Kommunikations-, Informations- und Know-how-Drehscheibe“, wobei vermehrt grafische Darstellungen die Übersicht und das Verständnis erleichtern.
Was spricht für ein intranetbasierendes Managementsystem?
– Keine umfangreichen, kaum nachgeführten Managementsysteme in Papierform
– Verbesserung der Akzeptanz eines Managementsystems durch die Mitarbeiter
– Schneller, einfacher und spielerischer Zu-griff auf wichtige Informationen
– Werkzeug zur Optimierung der Prozesse und Schnittstellen
– Werkzeug zur einfachen Dokumentenverwaltung ohne großen Änderungsaufwand
– Nach einem anfänglichen Aufwand für den Aufbau ist der Aufwand für die Wartungsarbeiten relativ gering
– Neue Mitarbeiter gewinnen sehr schnell einen guten Überblick über die Firma
– Visuelle Unterstützung durch grafische Abbildungen der Geschäftsprozesse
Jede Unternehmung, die ihr Managementsystem auf eine EDV-Plattform umstellt, wird schnell einen großen Nutzen für die tägliche Arbeit feststellen können. Wichtig dabei ist, dass das System individuell auf die Unternehmensbedürfnisse abgestimmt wird. Nur durch eine klare verständliche Handhabung eines solchen Systems kann die Lust bei den Mitarbeitern zur Informationssuche verbessert werden. Seit 1974 unterstützt das Team der Von Arx Engineering Management Consulting AG Firmen aus unterschiedlichsten Branchen. Im Aufbau von intranetbasierenden Managementsystemen zählen sie sich zu den führenden Anbietern. Sie profitieren von neuen Ideen und Lösungsansätzen, sowohl in technischer Hinsicht der Systemevaluation und -installation, wie auch in Bezug auf inhaltliche Anforderungen (Normenkonformität, Benutzerfreundlichkeit, Nutzensteigerung) eines effizienten und leistungsfähigen Managementsystems.
Der Aufbau
Für den Aufbau eines intranetbasierenden Managementsystems müssen einige Vorarbeiten geleistet werden. Ausgangslage sollte eine klare Zielsetzung bzw. die Absicht stehen, positive Wirkungen zu erzielen.
Wichtige Grundsätze zur Prozessmodellierung
Zur Prozessmodellierung sollten folgende Grundsatzfragen vorab geklärt werden:
– Festlegen der Prozesshierarchie: Wie viele Prozessstufen werden benötigt?
– Wie sieht die Architektur des gesamten Systems aus? Was will der Benutzer als Startmaske? Worauf will er schnell Zugriff haben?
– Wie erfolgt der Zugriff auf die einzelnen Dokumente? Direkt oder/und via Dokumentendatenbank/Suchmaschine
– Festlegen von Symbolen und Darstellungsregeln für die Prozessmodellierung
Dokumentenmanagement
Neben den wirkungsvollen Abbildungen von Unternehmensprozessen ist der Verwaltung von Dokumenten ein ebenso hoher Stellenwert einzuräumen. Die Forderung zur firmeninternen Papierflutreduzierung, sowie der Sicherstellung der Auffindbarkeit jedes Dokumentes in nützlicher Frist und aktueller Form ist heute in jeder Unternehmung ein aktuelles Thema.
Durch elektronisches Dokumentenmanagement und Archivierung werden Informationen im Unternehmen einfach zugänglich gemacht, in effizienten Arbeitsabläufen verwertet und dadurch in Wissen verwandelt, das quantitativ messbare Wettbewerbsvorteile schafft.
Dokumentenmanagementsysteme müssen in der Lage sein, Informationen verschiedenster Art und aus unterschiedlichsten Quellen zu verwalten. Ein effizientes System sollte die Basis schaffen im Hinblick auf die Entwicklung eines übergeordneten Informations- und Wissensmanagements.
Folgende wichtige Kernfunktionen sollten von einem wirkungsvollen Dokumentenmanagementsystem abgedeckt werden:
– Versionsführung: Dokumente müssen den Benutzern immer in aktueller Form vorliegen. Auf ältere Versionen soll aber trotzdem noch zugegriffen werden können. Zudem soll protokolliert werden können, wer, wann, welche Informationen geändert hat.
– Dokumentenansicht: Es muss möglich sein, Dokumente, welche nur zur Ansicht gedacht sind, mit dem nötigen Schutz den Benutzern bereitzustellen. Dem gegenüber stehen aber auch Dokumente, welche direkt bearbeitet und neu abgespeichert werden sollen können.
– Sicherheit: Die Zugriffskontrolle muss auf Dokumentenebene konfigurierbar sein
– Suchfunktion: Das System sollte eine Suche nach Dokumenteneigenschaften (z.B. Prozesszugehörigkeit, Dokumentenkategorie, usw.) und nach inhaltlichen Kriterien (Stichworte, Volltext, usw.) sowie die Kombination dieser Suchkriterien unterstützen.
– Archivierung: Dokumente, die nicht mehr bearbeitet oder benötigt werden, sollten in ein Archiv ausgelagert werden können. Eine künftige Nutzung dieser archivierten Dokumente muss gewährleistet sein.
– Dokumentenverteilung: Der Dokumentenverteiler soll über das E-Mail-System mit Definition der Benutzer geregelt werden können.
Von Arx Engineering Management Consulting AG hat mit DOMASY ein Dokumentenmanagementsystem entwickelt, mit welchem alle relevanten Dokumente, welche in das Managementsystem integriert werden, systematisch gehandelt werden. DOMASY bietet durch seinen Aufbau die Grundlage für ein modernes Wissensmanagement.
Teilen:
