Es ist landläufig bekannt, dass jedes Projekt etwas Einmaliges, Individuelles oder gar Innovatives darstellt; seien es die Ziele, Anforderungen oder die Rahmenbedingungen die variabel sind. Gerade deshalb ist es wichtig, die Projekte zu strukturieren, um den Projektbeteiligten einen leichten Einstieg und eine kontinuierliche Verfolgung der Projektziele in einem dynamischen Umfeld zu ermöglichen. Das heißt, dass trotz oder gerade wegen des innovativen Charakters des Projektgeschäfts eine organisatorische Grundlage für den Projekterfolg eine notwendige Voraussetzung ist. Dabei gilt es, ein Gleichgewicht zu schaffen zwischen vorgegebener Struktur und Raum für Individualität. Gemäß dem Motto: So viel Struktur wie nötig, so viel Individualität wie möglich.
Die AKD Projektmanagement-Lösungen zur Abbildung von Produktentstehungs- prozessen sind seit einigen Jahren in verschiedenen Branchen etabliert und werden fortlaufend an neue Anforderungen, Projektmethodiken und Kundenwünsche angepasst. Vor allem innovative Unternehmen haben sich für eine optimale Abbildung ihrer Projektstrukturen und –prozesse entschieden, weil sie Organisation, Projektdokumentation, Ressourcen-Management, Budgetierung und Gantt-Visualisierung in einem integrierten Lösungspaket erhalten haben. Und das alles aus einer Hand nach eingehender Prozessberatung. Gezieltes Customizing sorgt neben der angepassten Benutzeroberfläche dafür, dass der bereits gelebte Arbeitsablauf wenn nötig optimiert, aber ansonsten möglichst deckungsgleich abgebildet wird.
Projekte und Qualität gemeinsam dokumentiert
Das bestätigen auch die Gesellschaften der ContiTech AG, die ihre Projekte im Rahmen der Produktentstehungsprozesse sowie die gesamte Qualitätsdokumentation über die Lösung Automotive der AKD abbilden. Diese Lösung verbindet die zwei wichtigen Prozessoptimierungskomponenten Projekt- und das Qualitätsmanagement. Somit handelt es sich um eine integrierte Lösung, die quasi nebenbei noch über eine Adressverwaltung verfügt.
Ein Beispiel für die Effizienzsteigerung durch rückverfolgbare Dokumentation und transparente Genehmigungsverfahren ist der Bereich Forschung und Entwicklung. Hier musste nicht nur der Informationsaustausch verbessert, sondern auch die Anforderungen des VDA 6 und der QS 9000 erfüllt werden. Beides konnte durch die Umstellung auf das elektronische Prozessmanagement erreicht werden.
Der interne Name dieser Lösung, PEMSY, ist allen Conti-Mitarbeitern ein Begriff. Dass hinter dem ProduktEntwicklungs- und MarketinginformationsSystems als Berater und Entwickler der Wertschöpfungspartner AKD steht, hat sich im Hause Conti spätestens seit dem gemeinsamen Stand auf der Hannover Messe 2005 herumgesprochen.
Projektmanagement für Konzerne und Mittelstand
Aber auch klassische Mittelständler setzen auf elektronisches Projektmanagement, wie z.B. die Endress + Hauser Wetzer GmbH + Co. KG im Allgäu als Teil des Endress + Hauser Konzerns, ein führender Anbieter in der Prozessmesstechnik. Alle Entwicklungsprojekte setzen dort auf einem internen Entwicklungsstandard auf, der anhand von Phasenmodellen im AKD PM hinterlegt ist. Damit wird zum einen die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Prozessschritte sichergestellt, was im weiteren für die Gerätezulassung von hoher Relevanz ist.
Zum anderen wird die Zielorientierung in den einzelnen Projekten erhöht, was die internen Projektdurchlaufzeiten deutlich reduziert. Mit diesem einheitlichen Projekt-Frontend, von dem aus alle Daten erreichbar sind, wird auch das Management über detaillierte Reporting-Funktionen jederzeit mit den nötigen Informationen versorgt werden. Ein anderes Beispiel für die elektronisch gestützte Prozessoptimierung ist bei der BASF Coatings AG im Bereich der Fahrzeuglacke im Einsatz befindliche Anwendung. Mit dieser speziell auf die Anforderungen von BASF angepassten Lösung wird von der Kundenanfrage bis zur Serienfreigabe der vollständige Produktentstehungsprozess abgebildet. Das Schlagwort Integration wurde hier mit einem völlig neuen Inhalt belebt: Mit der Eingliederung des Standorts Guadalajara (Spanien) wurde die Möglichkeit einer mehrsprachigen Benutzerführung implementiert. Ergebnis: Mit dem aktuellen Release kann diese Lösung international genutzt werden. Somit kann in diesem Verbund jeder Mitarbeiter in der ihm vertrauten Sprache und Umgebung arbeiten, wobei gleichzeitig die Standort übergreifenden Produktentstehungsprozesse durchgängig ihre Gültigkeit behalten.
Zu guter Letzt
Ein erfreulicher Nebeneffekt bei der strukturierten Projektplanung und -steuerung mit AKD ist, dass aufgrund der gestiegenen Projekttransparenz durch gesicherte Ressourcenplanung sowie der Rückverfolgbarkeit versionierter Projektdokumentationen, die internen und auch externen Audits regelmäßig zu positiven Ergebnissen führen und immer weniger Vorbereitungszeit erfordern. Ein gradliniger Qualitätszirkel, der sich sehen lassen kann.
Prozessoptimierung und Integration können somit für die verschiedenen Unternehmen ganz unterschiedlich aussehen. Tatsache bleibt aber, dass trotz der Individualität von Projekten wiederkehrende Strukturelemente eine Arbeitserleichterung sowohl bei der Planung als auch bei der Durchführung ergeben. Nach wie vor bleibt unter Berücksichtigung von Normen und Richtlinien noch genügend Spielraum für Individualität. So entsteht eine typische Win-Win-Situation für alle Prozessbeteiligten und das Unternehmen an sich.
AKD Unternehmensberatung, Dülmen
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