E-Mails sind ein wichtiges Kommunikationsinstrument geworden, sowohl privat wie auch für Unternehmen. Die andere Seite der Medaille ist die gleichzeitig zu einer waren Flut angewachsene Menge an E-Mails, die inzwischen täglich über uns hereinstürzt. Damit wir darin nicht untergehen, sind spezifische Regeln erforderlich für den Umgang mit elektronischen Nachrichten.
Zusammen mit dem Marktforschungsunternehmen TNS Emnid hat der Anbieter von Services für für das Informationsmanagement Iron Montain Entscheider aus Industrie, Handel und Dienstleistungen befragt, wie es in deren Unternehmen tatsächlich damit steht.
Das Ergebnis der Studie*: Nur knapp 12 Prozent der Unternehmen haben eine verbindliche Regelung für den Umgang mit geschäftlichen E-Mails. Dem gegenüber steht für Unternehmensverantwortliche die Herausforderung, geschäftsrelevante Inhalte für interne und externe Prüfungen jederzeit aus dem E-Mail-System bereitstellen zu müssen. Hinzu kommen vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen Regelungen wie der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU) oder den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS). Deshalb stehen Unternehmen zunehmend in der Pflicht, ein professionelles E-Mail-Management einzuführen.
Der Bedarf für ein professionelles E-Mail-Management wächst zudem aufgrund der E-Mail-Menge. Bereits heute erhalten Mitarbeiter in großen Unternehmen, vor allem in der Dienstleistungsbranche, mehr als 150 E-Mails am Tag. Analysten erwarten einen Anstieg bis 2012 auf täglich 200 E-Mails im Durchschnitt. Die Masse an elektronischen Nachrichten ist aber nicht nur ein Stressfaktor für Mitarbeiter, wie ein Drittel der Befragten beziehungsweise 40 Prozent der Umfrageteilnehmer im Industriesektor zugeben. Vielmehr stoßen das Wiederauffinden von Mails, das Backup und letztendlich die Leistungsfähigkeit von E-Mail-Systemen an ihre Grenzen. Das spiegelt sich auch in den Studienergebnissen wider: Einen besonders großen Verbesserungsbedarf beim E-Mail-Management sehen die Befragten bei der Sicherheit der Daten und der E-Mail-Filter-Funktion (41 Prozent) sowie bei der Archivierung (39 Prozent).
5 Tipps für effizientes Management
Ein professionelles E-Mail-Management kann Unternehmen bei der Bewältigung aktueller Herausforderungen unterstützen. Iron Mountain hat die wichtigsten Funktionen dazu in 5 Tipps zusammengefasst:
- 1. Automatische Archivierung – die E-Mail-Archivierung sollte nicht über PST-Dateien erfolgen. Denn diese lassen sich leicht löschen oder können durch eine defekte Festplatte oder einen gestohlenen Laptop verloren gehen. Eine professionelle Lösung wie beispielsweise NearPoint speichert die Daten dagegen automatisch an einem sicheren Speicherort, zum Beispiel in speziell für die Archivierung implementierten unternehmensinternen NAS- oder SAN-Systemen. Zusätzlicher Vorteil: Selbst aus dem Postfach gelöschte oder als privat gekennzeichnete E-Mails sind damit in der professionellen Archivierung gesichert. Gleichzeitig lassen sich bereits vorhandene PST-Archive auf Servern oder Laptops ebenfalls in das Archiv importieren und so langfristig ablösen.
- 2. Leistungsfähige Suchfunktion – die E-Mail-Management-Lösung sollte über umfassende Suchfunktionen verfügen, die sowohl eine einfache Stichwortsuche als auch Begriffskombinationen über logische Suchoperatoren (Boolescher Operatoren) über das gesamte Archiv hinweg ermöglichen. Wichtige Voraussetzung dafür: Die Archivierungslösung muss alle aus den Log-Dateien extrahierten Inhalte aus E-Mails, Anhängen sowie weiteren Exchange-Vorgängen wie Kalender und Kontakte indexieren, bevor sie diese speichert.
- 3. Standortübergreifender Zugriff – Mitarbeiter wie Administratoren sollten von jedem Unternehmensstandort auf das E-Mail-Archiv zugreifen können. Unterstützt die Archivierungslösung die entsprechenden Clients, lassen sich zudem mobile Geräte mit einbinden, die ein Großteil der Unternehmen auch für die Bearbeitung geschäftlicher E-Mails nutzt. Funktionen wie globale Deduplizierung sowie der Einsatz von Single Instance Storage vermeiden zudem doppelte Datenhaltung, indem identische Inhalte nur einmal archiviert werden. Diese standortübergreifende Deduplizierung aller Exchange- und/oder SharePoint-Elemente spart Speicherkapazitäten und entlastet die Produktionsumgebung.
- 4. Granulares Aufbewahrungsmanagement – die E-Mail-Archivierung sollte sich an die Entwicklung eines Unternehmens sowie an veränderte gesetzliche Regelungen anpassen lassen. Dadurch können IT-Verantwortliche Aufbewahrungsrichtlinien oder -zeiträume flexibel nach Bedarf erweitern oder einschränken sowie die Lösung beispielsweise bei einer Firmenfusion nach oben skalieren.
- 5. Umfassende Wiederherstellungsfunktionen – ein professionelles E-Mail-Management sollte Disaster Recovery integrieren. Erfolgt die Archivierung über Schattenkopien der Exchange-Umgebungen, können Administratoren bei einem Ausfall des Produktions-Servers das E-Mail-System vollständig wiederherstellen. Einige Lösungen wie beispielsweise NearPoint ermöglichen dabei das Befüllen des Exchange-Servers auf Datenbank-, Mailbox-, oder Nachrichtenebene einfach per Mausklick.
Ralf Serafin, Sales Engineer DACH bei Iron Mountain weißt darauf hin, dass die Lösung auch für künftige Anforderungen erweiterbar sein muss, denn: „Neben den heute weit verbreiteten Archivierungssystemen wie SharePoint oder FileSystem sollte das E-Mail-Management zukünftig auch Public- sowie Private-Cloud-Umgebungen unterstützen.“
Iron Mountain, Hamburg www. ironmountain.de
*TNS Emnid, Befragungszeitraum Januar 2011, Region DACH. Befragt wurden 200 Entscheider auf Geschäftsführungs- und Abteilungsleiterebene aus den Branchen Industrie, Handel und Dienstleistung.
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