Kostenabbau durch Effizienzmoderation

Prof. Dr. Walter Simon, IPW-Business Training, University Bad Nauheim

In dieser Situation besinnen sich Unternehmen auf die eigene Problemlösungskompetenz. Sie gelangen zu der Erkenntnis, dass man die billigsten und besten Unternehmensberater in der eigenen Organisation hat, vorausgesetzt es gelingt, den Know-how-Schatz in den Köpfen engagierter Mitarbeiter zu heben.

Dieser Weg wurde in der Vergangenheit wiederholt versucht, zum Beispiel im Rahmen von Wissensmanagement, Qualitätszirkel-Projekten oder des betrieblichen Vorschlagswesens. Der Arbeitsansatz ist hier zumeist induktiv, das heisst man arbeitet an einzelnen Themen, die in der Summe einen positiven Gesamteffekt haben, zum Beispiel Innovationszuwachs, Prozessoptimierung, Qualitätssteigerung oder Ertragswachstum. Erst im Nachhinein wird deutlich, worin der Nutzen besteht und wie groß er ist.

Bei der Effizienzmoderation wird der umgekehrte Weg beschritten. Der Ansatz ist deduktiv. Man definiert oder quantifiziert das gewünschte Ergebnis im voraus, zum Beispiel Kostenreduzierung um 10 v.H. innerhalb eines Jahres. Nur was messbar ist, kann Gegenstand der Effizienzsteigerung sein. Dieses präzise formulierte Ziel wird dann systematisch, situationsangepasst und strukturiert in vielen Teilprojekten bearbeitet. Hierbei hilft ein professioneller Effizienzmoderator. Er liefert im Gegensatz zum Unternehmensberater keine Lösungen, sondern erarbeitet diese mit ausgesuchten Mitarbeitern des Unternehmens, indem er diese veranlasst, das Richtige zu sagen und es anschließend zu tun. Damit füllt er die Transferlücke, die der Unternehmensberater nach Abgabe seines Schlussberichtes hinterlässt, denn die Aufgabe des Effizienzmoderators ist erst beendet, wenn das Arbeitsziel erreicht ist.

Mit dieser Arbeitsweise unterscheidet er sich auch vom Moderator üblicher Provenienz, der vor einer Gruppe stehend eine Konferenz oder einen Workshop mit Hilfe von Pinwänden und Flip-Charts moderiert. Die Gruppenmoderation zielt auf Ergebnisse am Ende der Sitzung. Im Gegensatz dazu zielt die Effizienzmoderation auf das quantifizierte Ergebnis am Ende des Projekts. Der Effizienzmoderator agiert „moderat“ (bescheiden) im Hintergrund. Er steuert das Gesamtprojekt der Effizienzsteigerung, indem er coachend auf die Mitarbeiter bzw. Teilprojektleiter einwirkt. Als Optimierungsspezialist vereinigt er in sich die Rollen des Moderators und des Coaches. Das aber setzt eine hohe Professionalität voraus. Darum sollte ein Effizienzmoderator mindestens 20 Jahre Berufserfahrung haben und die ganze Palette von Optimierungstools, so zum Beispiel Kreativitätstechniken, Projektmanagement, Qualitäts- und Innovationsmanagement beherrschen.

Zunächst verpflichtet das interessierte Unternehmen einen professionellen Effizienzmoderator. Mit diesem wird das Effizienzziel in Form einer prozentualen Kostenkürzung besprochen. Diese darf sich aus Gründen der Projektakzeptanz und wegen des Mitwirkens des Betriebsrates nur auf Sachkosten, nicht aber auf Personalkosten beziehen. Um zu betonen, dass es sich bei dem Effizienzprojekt um ein originäres Vorhaben des Unternehmens handelt, stellt dieses einen Projektleiter, dem je nach Projektumfang bis zu 100 Teilprojektleiter zugeordnet werden. In einem Zeitraum von 10 bis 20 Tagen führt der Effizienzmoderator mit einem ausgesuchten Personenkreis Effizienzoptimierungsgespräche. Die Ergebnisse sind zu analysieren und die Verbesserungsvorschläge hinsichtlich ihrer Wirtschaftlichkeit zu berechnen. Fällt diese Berechnung positiv aus, werden daraus Teilprojekte generiert. Bei diesen Effizienzoptimierungsgesprächen sind auch Sofortmaßnahmen zu besprechen. Außerdem dienen sie der Sichtung und Auswahl geeigneter Teilprojektleiter. Diese werden auf die Projektaufgabe hin einführend und ggf. begleitend trainiert.

Die angedachten Effizienzprojekte werden dann einem Lenkungsausschuss vorgetragen. Ihm gehören die Geschäftsführung bzw. der Vorstand, der Betriebsrat und die Hauptabteilungsleiter an. Gelingt es engagierten Mitarbeitern, den Lenkungsausschuss von den Vorschlägen zu überzeugen, dann sind diese zu beschließen und anschließend umzusetzen.

Von diesem Moment an muss sich der Effizienzmoderator als Transfercoach bewähren. Ergebnisse werden monatlich dem Lenkungsausschuss vorgetragen.

In vielen europäischen Großunternehmen oder staatlichen Großorganisationen wurden Effizienzmoderationen durchgeführt. Die Praxis der Effizienzmoderation zeigt, dass es leichter fällt, Sachkosten um zehn Prozent zu senken als den Absatz um fünf Prozent zu steigern. In der einschlägigen Fachliteratur (siehe Reschke/Michel: Effizienzsteigerung durch Moderation, Heidelberg 1998) wird das Verhältnis von Nutzen zu Aufwand mit mindestens 10:1 angegeben. Der bewertete Nutzen wird mit den notwendigen Vorauskosten, zum Beispiel Investitionen, Personalaufwendungen, Abschreibungen), ins Verhältnis gesetzt, so dass sich ein entsprechender „Return on Input“, so der Fachterminus, ergibt.

Dieser Return on Input deckt sich mit den Daten aus ähnlichen Projektansätzen, zum Beispiel der Qualitätszirkelarbeit.

Hier spricht die Literatur von einem durchschnittlichen Nutzen-Aufwand-Verhältnis von 8:1. Aber, Ausnahmen bestätigen die Regel, auch bei der Effizienzmoderation, denn in einigen Projekten wurden weit darüber liegende Rückflüsse erwirtschaftet. Außerdem, die weichen Erfolgsdaten zum Beispiel in Form verbesserter Kooperation und Motivation gehen nicht in die Bewertung ein. Nur das, was gemessen werden kann, wird bewertet.

Weitere Informationen A QE 305