Als europäisches Familienunternehmen mit Stammsitz in Hannover ist Bahlsen seit 120 Jahren für seine süßen Backwaren bekannt. Neue Ideen und innovative Produktkonzepte sind ein Markenzeichen von Bahlsen – von der Erfindung des „Leibniz Butterkeks“ anno 1891 bis hin zur Einführung von Erdnuss Spaß und Choco Sticks in 2008.
Zunehmende externe und interne Anforderungen steigerten nach und nach den Bedarf bei Bahlsen an einer neuen Lösung zur Unterstützung des Prozessmanagements auf dem Weg zu einem integrierten Managementsystem. Neben der Erfüllung von Anforderungen nach IFS/BRC (International Food Standard / British Retail Consortium), galt es dabei auch die strikter werdenden Vorgaben von Seiten der Politik, aus Gesetzen und Richtlinien sowie die Bedürfnisse der Öffentlichkeit zu berücksichtigen. Das Prozessmanagement ist bei Bahlsen bereits seit 2002 ein fester Bestandteil des Managementsystems.
Warum ein BPM System?
Aufgrund dieser wachsenden Anforderungen evaluierte Bahlsen ein neues Werkzeug zur Unterstützung eines ganzheitliches Prozess- und Dokumentenmanagements. Hintergrund dieser Initiative war in erster Linie, dass die bisherige Prozessmanagementlösung die aktuellen Anforderungen zur Dokumentenlenkung und -verwaltung nicht erfüllte. Andererseits existierte eine Managementdokumentation in Lotus Notes, über die zwar das Dokumentenmanagement gewährleistet werden konnte, die aber zum einen nicht prozessorientiert war und für die zum anderen ein relativ hoher Pflegeaufwand betrieben werden musste. Aufgrund dieser strukturellen Übergangssituation fand zeitweise keine ausreichende Dokumentation bei veränderten Prozessen statt.
Diesen nicht zufriedenstellenden Zustand galt es schnell zu beenden. Im erstens Schritt wurde dazu folgender Zielzustand definiert: Sämtliche Prozesse werden an einer Stelle dokumentiert und allen relevanten Mitarbeitern online oder klassisch per Ausdruck zur Verfügung gestellt. Alle Standarddokumente werden zentral und datenbankbasiert gespeichert und verwaltet. Als Standarddokumente werden bei Bahlsen insbesondere Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Arbeitsanweisungen, Formularvorlagen und weitere betriebliche Regelungen sowie Organigramme bezeichnet. Änderungen von Geschäftsprozessen und Standarddokumenten werden über einen Bearbeitungs- und Freigabeworkflow transparent und somit nachvollziehbar koordiniert. Somit wird sicher gestellt, dass die beteiligten Mitarbeiter automatisch zum Status der Änderung informiert werden. Der Dokumentations- und Pflegeaufwand wird durch die eingerichteten Automatismen stark reduziert. Die gesamten Prozessoptimierungsaktivitäten sowie -projekte werden zentral erfasst, entsprechenden Prozessen zugeordnet und nachgehalten. Interne Audits werden dokumentiert und einzuleitende Maßnahmen kontrolliert.
Tests, Einführung und Pilotphase
Zur Vorbereitung der Softwareauswahl wurde im ersten Schritt eine sechs monatige Pilotphase initiiert, in der die Softwarelösung sycat von binner IMS in Hannover auf „Herz und Nieren“ getestet werden sollte. In dieser Phase fand zunächst eine Vorinstallation der Anwendung statt.
Dazu wurde sycat umfangreichen Tests unterzogen. Zunächst wurden mit der Einführung von sycat mittels einer eigens entwickelten Schnittstelle bisher modellierte Prozesse per Knopfdruck übernommen. Auf dieser Basis konnten sämtliche Anforderungen und Voraussetzungen überprüft werden und die Funktionsfähigkeit zusammen mit der Performance vorhandener Strukturen sicher gestellt werden. Darüber hinaus galt es, während der Pilotphase einen Bahlsen-Leitfaden zu erarbeiten, in dem die Regeln zum Prozess- und Dokumentenmanagement festgehalten und andere Themen wie beispielsweise Berechtigungskonzepte, Verantwortlichkeiten und Ansprechpartner geregelt sind.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil dieser Phase war die Durchführung einer Benchmarkanalyse mit einem Referenzunternehmen der Lebensmittelindustrie, das diese Lösung bereits im Einsatz hat und zu dem binner IMS den Kontakt für Bahlsen hergestellt hat. Die Verlinkung der Anwendung zur Managementdokumentation in Lotus Notes inklusive es Lotus Notes-Adressbuchs ADS für Mailversand und Workflows, wurde im Zuge dessen ebenfalls realisiert. Für eine repräsentative Testumgebung wurde die Beschreibung des Prozesses „Dokumentenfreigabe“ zusammen mit der Verifizierung und Anpassung eines Standardfreigabeprozesses und entsprechenden Anforderungen umgesetzt.
Der positive Verlauf der Tests und die gute Zusammenarbeit mit binner IMS führten am Ende der Pilotphase dazu, dass Bahlsen sich für den dauerhaften Einsatz von sycat entschieden hat.
Zum Regelbetrieb
Nachdem in der Pilotphase alle wesentlichen Voraussetzungen geschaffen worden waren, musste anschließend der Regelbetrieb vorbereitet werden. Die dazu aus technischer Sicht notwendigen Änderungen an Hard- und Software wurden innerhalb weniger Wochen realisiert. Die Installation verlief reibungslos und ohne technische Probleme. Geringe Anpassungen am System wurden in enger Abstimmung mit dem Entwicklungsteam von binner IMS sehr zügig vorgenommen.
Die Datenüberführung von Lotus Notes hin zu sycat sowie die Qualifizierungsmaßnahmen für den fachgerechten Umgang mit sycat wurden in einem Masterplan beschrieben. Die vollständige Datenintegration wird ganz bewusst in kleineren, aber dafür nachhaltigeren Schritten, innerhalb einer Zeitphase von ungefähr einem Jahr vollzogen.
Beispielprozess Produktentwicklung
Ein Prozess, der zukünftig in sycat abgebildet sein wird, ist zum Beispiel der Innovationsprozess. Wenn ein Produkt wie Erdnuss Spaß in die Regale des Handels kommt, hat es bereits einen ziemlich umfangreichen Prozess durchlaufen. Am Anfang steht die Idee, die bereits in der Konzeptphase mehreren Tests unterzogen wird. Erst wenn diese Hürden erfolgreich genommen sind, startet die eigentliche Entwicklung von Produkt und Verpackung. Wenn die ersten Prototypen oder Muster vorliegen, geht es sofort weiter mit den internen und externen Konsumententests, um möglichst sicherzustellen, dass das Gesamtpaket aus Produkt und Verpackung passt. Besonders beliebt sind dabei natürlich die Produktverkostungen, die zunächst intern von Bahlsen-Mitarbeitern durchgeführt werden. Das ist übrigens auch der Grund, warum Bahlsen hin und wieder unaufgefordert Bewerbungen um die Position eines „Kekstesters“ bekommt. Erst wenn alle Tests positiv sind und auch die Frage beantwortet worden ist, wie und zu welchen Kosten das neue Produkt produziert werden kann, wird die Freigabe zur Markteinführung gegeben.
Die Zukunft
Im Zuge der steigenden Anforderungen an moderne Managementsysteme wird in anderen Wirtschaftszweigen und Unternehmen eine leicht zu pflegende und benutzerfreundliche Dokumentation oft vernachlässigt. Bei statischen Systemen ist der Aktualisierungs- und Verteilungsaufwand oftmals so hoch, dass die Informations- und Papierflut immer weiter ansteigt. Wirksame Abhilfe für dieses Problem kann nur ein System bieten, das die zuverlässige, unternehmensweite Erstellung, Verteilung, Bereitstellung und Aktualisierung aller wichtigen Dokumente und sonstigen Aufzeichnungen normkonform sicherstellt.
Aktuelle Dokumentenmanagementsysteme werden in Einzelanwendungen wie Portal-, Administrations- und Workflow-Applikationen gegliedert. Visualisierte Geschäftsprozesse können mit Lenkungsdaten (Verteiler, Änderungsstand) versehen oder über ein Netzwerk und Intranet publiziert werden und somit noch schneller und einfach strukturiert wichtige Dokumente, wie beispielsweise Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen, verwalten. Durch den direkten Zugriff des Browsers auf die Datenbank werden die Zugriffszeiten hierbei für die Anwender wesentlich beschleunigt.
Aufgrund des modularen Aufbaus der BPM Software besteht zukünftig die Möglichkeit, die Lösung variabel zu erweitern. Neben einer Prozessanalyse und -simulationsfunktion, bestehen Möglichkeiten zur Einbindung von Audit-, FMEA-, Automatisierungs- und Organigramm-Anwendungen.
binner IMS, Hannover www.binner-ims.de
In Kürze
Ausgangssituation
Statische Management Dokumentation in Notes: keine Prozessorientierung, keine Aktualität und hoher Pflegeaufwand
Prozessdokumentation „fit“ mit einer anderen Prozessmanagementsoftware:
- keine Dokumentation der Projektergebnisse
- erfüllte wichtige Anforderungen wie Dokumentenlenkung nicht
- kein dauerhafter Einsatz als BPM Software möglich
Prozess- und Managementdokumentation erfüllte nicht die Anforderungen nach IFS / BRC
Einführung
- Funktionsfähigkeit auf bestehenden Systemen sicherstellen
- Überprüfung der Performance nach Übernahme einer Bestandsdatenbank
- Durchführung einer Benchmarkanalyse mit einem Unternehmen der Nahrungsmittelindustrie, das diese Lösung bereits im Einsatz hat
- Festlegen von Standards und Strukturen für die Prozessdokumentation (Prozessmodell) und Dokumentenmanagement (Dokumentenstruktur, Vorgaben für Bezeichnungen etc.)
- Verlinkung der Anwendung zur Management Dokumentation in Notes
- Anbindung des Notes-Adressbuchs, ADS für Mailversand und Workflow
- Beschreibung des Prozesses “Dokumentenfreigabe“
- Verifizierung und Anpassung eines Standard-Freigabeprozesses und entsprechender Anforderungen
Regelbetrieb
Alle Prozesse werden in sycat dokumentiert. Sämtliche Standarddokumente werden an einer Stelle in sycat gespeichert, verwaltet und allen relevanten Mitarbeitern online oder als Ausdruck zur Verfügung gestellt ( Richtlinien, Betriebsvereinbarungen, Arbeitsanweisungen, Blanko-Formulare Stellenbeschreibung, Rohstoffspezifikation)
Mehrwert und Nutzen
- Dynamische und nachhaltige Management Dokumentation mit konsequenter Prozessorientierung
- Umfassende Dokumentenlenkung und -verwaltung
- Aktuelle Anforderungen für die Lebensmittelindustrie können anforderungsgerecht erfüllt werden ( IFS / BRC )
- Effiziente Optimierung von Geschäfts- und Betriebsprozessen
- Zeiteinsparung durch automatische HTML-Portalerstellung
- Aktualisierungs- und Dokumentationsaufwand wird minimiert
- Optimierung der Prozesszeiten/-kosten durch Standardisierung
Bahlsen
An fünf Standorten in Europa produziert das Unternehmen heute seine Markenartikel und exportiert sie in mehr als 80 Länder. Im Geschäftsjahr 2008 erwirtschafteten weltweit 2.652 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Umsatz von rund 546 Millionen Euro.
In Deutschland ist Bahlsen größter Hersteller im Süßgebäckmarkt, in Europa gehört das Unternehmen zu den größten Herstellern von süßen Backwaren.
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