Das Dokumentmanagement-System DocuWare verfügt jetzt über wesentliche neue Funktionalitäten: Der neu entwickelte Tiffmaker legt Windows-Dokumente automatisch ins DocuWare-Archiv und bereits die Standardversion enthält eine SQL-Datenbank. Über einen Button lässt sich die Ablagefunktion in MS Office integrieren. Die Vorteile: Die neuen Features erhöhen die Geschwindigkeit, schließen Lesefehler aus und ermöglichen eine einfachere Installation und Konfiguration.
Nachdem die Jahr-2000-Hürde erfolgreich genommen wurde, haben Unternehmen wieder Zeit, sich neuen Aufgaben zu widmen. Dazu gehören Dokumentmanagement-Systeme (DMS), denen bis zum Jahr 2003 durchschnittliche Zuwachsraten von jährlich über 20 Prozent prognostiziert werden. Das Unternehmen aus Germering bei München ist dafür gerüstet und brachte zur CeBIT 2000 die Version 4.1 ihres weltweit erfolgreichen Dokumentmanagement-Systems DocuWare auf den Markt.
Neuer Tiffmaker
Zu den Highlights im Release 4.1 gehört der neu entwickelte Tiffmaker. Das als Druckertreiber zwischen Anwendung und Printer geschaltete Modul liest Suchbegriffe direkt (ohne OCR) aus dem Druck-Datenstrom aus, bevor ein TIFF-Image erstellt wird. Die erzeugte TIFF-Datei kann wahlweise im DocuWare-Briefkorb oder im DocuWare-Archiv abgelegt werden. Optional lässt sich der Ausdruck an einen „echten“ Drucker weiterleiten.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Ablegen von Dokumenten erfolgt ohne jeglichen manuellen Eingriff, ist genau so einfach wie Drucken und kann vollständig im Hintergrund erfolgen. Lesefehler bei den Suchbegriffen sind ausgeschlossen und die Geschwindigkeit ist deutlich erhöht. Installation und Konfiguration für die einzelnen Dokumentarten bleiben unverändert einfach und können vom Administrator oder vom kundigen Anwender selbst vorgenommen werden. Der Tiffmaker liefert für Windows-Schriftstücke eine Funktionalität, die – ähnlich wie das COLD-Verfahren für Dokumente vom Host-Rechner – eine vollautomatische Archivierung erlaubt. Mit dem weiteren Vorteil, dass die Dokumente direkt ohne Batch-Prozess ins Archiv gelangen. Alle Schriftstücke stehen sofort nach dem Ausdruck originalgetreu sowie durch Checksummenprüfung revisions- und fälschungssicher zentral zur Verfügung.
Integrierte SQL-Datenbank
Wachsende Benutzer- und Dokumentzahlen, aber vor allem die intensivere Nutzung im täglichen Betrieb stellen höchste Anforderungen an die Datenbank, die die Dokumente verwaltet. DocuWare 4.1 enthält standardmäßig eine Client-Server-Datenbank auf Basis des Microsoft SQL-Server 7. Der Anwender profitiert vor allem von schnelleren Ablage- und Suchvorgängen und hoher Ausfallsicherheit auch in größeren Netzwerken, ohne dabei Datenbank-Experte sein zu müssen.
Direktablage aus Office
Eine weitere Neuerung im Release 4.1: Mit einem leicht in die Symbolleiste integrierbaren Button können Programme aus Microsoft Office 97 und Office 2000 um eine „Ablagefunktion“ erweitert werden. Über diesen Button wird die Archivierung der aktuell bearbeiteten Datei in DocuWare eingeleitet. Es öffnet sich die bekannte DocuWare-Ablagemaske, in die Indexkriterien eingegeben und eingelesen werden können.
Zu den weiteren Neuheiten im Release 4.1 gehören mehr Sortiermöglichkeiten in der Ergebnisliste, Ausdruck von Indexbegriffen mit/auf dem Dokument und die Übernahme des Dateinamens als Suchbegriff beim Import in den Briefkorb. Außerdem enthält der Standard jetzt eine ODBC-Schnittstelle.
Weitere Informationen A QE 317
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