QM-Infosystem

Schon 1995 erfolgte die Zertifizierung der K.H. Brinkmann Pumpen GmbH nach DIN EN ISO 9001.

Im Mai 2002 wurde von der Geschäftsleitung der Startschuss zur Umstellung auf die neue ISO 9001:2000 gegeben. Ziel war es, die Neuerungen der neuen Norm umzusetzen und im Februar 2003 die Zertifizierung zu bestehen. Beide Ziele wurden mit Bravour erreicht, und mehr noch, denn schon zu Beginn der Umstellung wurde die Idee eines Onlinehandbuchs aufgegriffen und nach Möglichkeiten der Umsetzung gesucht.

Nach umfassenden Recherchen kam man zu der Erkenntnis, dass die Investition in eine neue Software eingespart werden kann, wenn man die vorhandene Standardsoftware richtig nutzt.

Nachdem das Prozessmodell (Bild 1) und die Prozesse mit den Mitarbeitern erarbeitet wurden, ging es an die Darstellung. Aus dem Prozessmodell heraus sollte jeder Prozess aufgerufen werden können. Da das Ergebnis des einen Prozesses häufig die Eingabe für einen anderen Prozess ist wurden auch im Onlinehandbuch die Prozesse an den entsprechenden Punkten miteinander verknüpft.

Nachdem das Prozessmodell aufgerufen wurde, kann der gewünschte Prozess direkt von hier aufgerufen werden. Mit Hilfe von Funktionstasten kann sich der Mitarbeiter durch den Prozess bewegen. Eine Hilfefunktion gibt Auskunft über die Bedienung des QMI und Erklärt Begriffe und Abkürzungen.

Durch grüne Pfeile wird dem Mitarbeiter signalisiert an welcher Stelle im Prozess er sich gerade befindet, weiterführende Erklärungen zur Prozessdarstellung werden im unteren Bildschirmbereich eingeblendet (Bild 2).

An den Stellen im Prozess an denen weitere Unterlagen wie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen oder Formulare benutzt oder beachtet werden müssen besteht die Möglichkeit für jeden Mitarbeiter, sich das Dokument anzusehen oder auch auszudrucken.

Dokumente werden direkt nach Änderungen durch das QM aktualisiert, ausgedruckte Dokumente dienen nur der Information. Somit ist sichergestellt, dass sich gültige Dokumente ausschließlich im QM-Infosystem befinden.

Über Änderungen werden die Mitarbeiter über die Schaltfläche Aktuelle Änderungen informiert.

An sämtlichen Computern der Fa. Brinkmann Pumpen ist das QM-Infosystem aufrufbar. Für die Mitarbeiter der Fertigung und der Montage wurden zusätzlich Info-PCs installiert, somit ist die Kommunikation wichtiger Informationen für das gesamte Unternehmen gewährleistet.

Das allein ist vielleicht noch nichts besonderes, bei Brinkmann Pumpen jedoch, ist aus dem Online-Handbuch mittlerweile ein QM-Infosystem und ein interaktives Schulungssystem geworden.

Aufgrund der guten Erfahrungen bei der Umsetzung des Online-Handbuchs kamen geradezu zwangsläufig neue Ideen und Wünsche zu Tage, die umgesetzt werden sollten.

So gibt es eine neue Startseite (Bild 3) die nicht nur den Zugang zum QMH ermöglich, sondern dem Benutzer die Möglichkeit bietet sich umfassend zu informieren.

So werden z.B. die aus den CAQ-Programm stammenden Auswertungen, bezüglich Kundenreklamationen, dargestellt. Es wird detailliert über reklamierte Artikel , Fehlerarten, Reklamationsentwicklung oder Kundenbewertungen informiert.

Obwohl, oder gerade weil der Anteil an reklamierten Brinkmann Pumpen kleiner 1% ist, werden auch diese wichtigen Informationen systematisch bearbeitet. Abgeleitete Verbesserungen sind anhand von Aktionsplänen jederzeit einseh- und bearbeitbar.

Des weiteren ist der halbjährliche Qualitätsbericht für jeden Mitarbeiter zugänglich. Hier findet er detaillierte Informationen zu Fertigungskosten und Stückzahlen.

Das Firmenorganigramm wird ebenso über das QM-Infosystem allen Mitarbeitern kommuniziert wie die Unternehmenspolitik, die die Kundenzufriedenheit zur Maxime hat.

Auch für das Auditteam wurde die Bürokratie des Auditierens durch das QMI reduziert, da erforderliche Dokumente und Formulare online zur Verfügung stehen. So wird z.B. der Auditplan im QM-Infosystem, direkt nach der Freigabe durch die GF, veröffentlicht. So dass diese Information für alle Mitarbeiter jederzeit verfügbar ist. Auch der Auditbericht und eventuelle Abweichberichte können online vom Auditteam bearbeitet werden. Damit aus Audits resultierende Aktionen zeitnah abgearbeitet werden, ist eine Liste der Abweichungen abrufbar. Aus dieser Liste geht hervor wer, was bis wann zu erledigen hat. Somit ist gewährleistet, dass Abweichungen und Verbesserungen zügig abgestellt bzw. umgesetzt werden.

Gut geschulte Mitarbeiter sind schon von je her das Potenzial der Fa. Brinkmann Pumpen; auch in der Vergangenheit fanden umfassende Schulungen statt. So wurde z.B. mit den einzelnen Gruppen einmal im Jahr eine Schulung bezüglich Qualität und QM-System durchgeführt und neu eingestellte Mitarbeiter bekamen eine Einweisung in das Brinkmann QM-System.

Um solche Standardschulungen wesentlich kostengünstiger durchführen zu können wurde SwZ eingeführt: Schulung wenn Zeit. Der Name ist Methode, soll dazu beitragen, dass die Produktion nicht wegen einer Schulung ruht. Schulungen werden vom Abteilungsleiter angeordnet wenn Zeit ist, so können z.B. Lehrlaufzeiten genutzt werden. Standardmäßig durchläuft jeder Mitarbeiter einmal im Jahr Schulungen zur Förderung des Qualitätsbewusstseins sowie Schulungen der in der jeweiligen Abteilung erforderlichen Prozesse. SwZ bietet interessierten Mitarbeitern die Möglichkeit sich abteilungsübergreifend zu informieren oder aber persönliche Defizite zu beseitigen, da SwZ für jedermann jederzeit nutzbar ist. Bei herkömmlichen Schulungen war es häufig schwierig, alle Schulungsteilnehmer terminlich unter einen Hut zu bekommen. So kam es nicht selten vor, dass eine Schulung für nicht anwesende Mitarbeiter wiederholt werden musste.

Um sicherzustellen, dass eine Schulung auch einen Lerneffekt hat wird der Lernfortschritt im SwZ durch Zwischenfragen überprüft (Bild 4). Wird eine Frage falsch beantwortet, wird der Mitarbeiter an die inhaltlich relevante Stelle der Schulung zurückgeführt und die Frage anschließend wiederholt. Das hat zur Folge, dass eine Schulung nur beendet werden kann, wenn sämtliche Fragen richtig beantwortet wurden.

Bei der Brinkmann Pumpen GmbH wurden allein in der 2.Jahreshälfte 2002 weit mehr als 150 SwZ Schulungen durchgeführt. Zur Zeit stehen den Mitarbeitern 25 SwZ-Schulungen zur Auswahl. Eine SwZ-Schulung für Standardmessmittel ist, in Verbindung mit praktischen Übungen, in Vorbereitung.

QE 501