Schneller Zugriff

Aldo Zuccon, Drinkwater GmbH, München

Mittels Dokumenten-Reengineering können sie alle Zeichnungen, Pläne, Produktinformationen usw. in digitale Form bringen und kommen vermutlich mit einem Bruchteil des bisherigen Platzbedarfes aus. Sind die Unterlagen erst einmal digital verfügbar, können Änderungen, bzw. Aktualisierungen wesentlich schneller und einfacher durchgeführt werden. Die Weiterleitung über das interne bzw. externe PC-Netz stellt dann auch kein Problem mehr dar.

Zusammengefasst erwarten sie einige Vorteile, wenn Unterlagen aus der Papierform in digitale Form übertragen sind:

– Wesentlich geringerer Platzbedarf

– Unterlagen werden zeitgerechten Verarbeitungsmethoden angepasst

– Die „alten“ Unterlagen sind nach entsprechender Aktualisierung wieder verwertbar

– Schnellere Übertragungsmöglichkeiten

– Verwendbar für das Internet

Diese Vorteile helfen konkurrenzfähig zu bleiben. Der steigende Wettbewerbsdruck am Markt wie auch die immer kürzer werdenden Produktzyklen zwingen dazu, den eigenen Innovationszyklus diesem Tempo anzupassen. Es wird geschätzt, dass bei der Entwicklung eines neuen Nutzfahrzeuges etwa 120.000 Dokumente (z. B. Fertigungsstandards, Richtlinien, allgemeine Produktinformationen, Zeichnungen jeder Art) erstellt werden müssen, wobei ein Großteil davon auf zuvor existente Dokumente basiert.

Dann ist es vorteilhaft, wenn der Zugriff da-rauf digital erfolgen kann. Änderungen bzw. Aktualisierungen können dann wesentlich einfacher und schneller durchgeführt werden.

Dokumente können nicht nur als Datei verwaltet werden, sondern auch als deren Bestandteile wie Grafiken, Texte, sonstige Dokumentenbausteine (z.B. Sicherheitshinweise) usw.

Ein eindeutiges Erkennungssystem für das spätere Wiederauffinden der benötigten Daten ist ein wichtiger Bestandteil des Dokumentenmanagements.

Der Begriff „Dokumenten-Reengineering“ lehnt sich an den bereits bekannten Begriff „Business Process Reengineering„ (BPR) an. Hammer und Champy, bekannte Wirtschaftswissenschaftler aus den USA, definierten 1993 das „BPR“ als „grundsätzliches Überdenken und Restrukturieren von Geschäftsprozessen“ mit dem Ziel, maximale Verbesserungen in den Bereichen Kosten, Qualität, Service und Durchlaufgeschwindigkeit zu erreichen.

Diese Zielfaktoren bilden in der Regel auch die Motivation, sich im eigenem Unternehmen mit dem Thema „Dokumenten-Reengineering„ zu beschäftigen. In unserem Sinne bedeutet „Dokumenten-Reengineering„ dass Unterlagen, die in Papierform oder auf Mikrofilm vorliegen, in digitale Form umgewandelt werden.

Es gilt nun, diese Papier- oder Filmdokumente soweit umzuwandeln, daß sie digital weiterverarbeitet werden können. Einmal, dass man auf die Informationen zugreifen kann, die in diesen Dokumenten stecken und mit kleinen Änderungen weiterhin gültig wären; aber auch dann, wenn der Kunde für die Dokumentation die digitale Abgabeform vorschreibt.

Altbestände aus der Papierform in eine digitale Form umzuwandeln, stellt allein schon aufgrund der vorhandenen Menge oft eine große Herausforderung dar.

Die Frage, welche Dokumente wirklich überführt werden müssen, bildet den ersten Aspekt, der bei der Konversion genau zu untersuchen ist. Es ist also eine detaillierte Kosten-/Nutzenbetrachtung durchzuführen um genau die Dokumente herauszusuchen, die zu konvertieren sind. Denn jede Konvertierung kostet Zeit und Geld. Dieser Aufwand sollte nur für die Dokumente aufgebracht werden, die auch zukünftig für die weitere Bearbeitung in digitaler Form benötigt werden.

Für Dokumente, für die lediglich die Aufbewahrpflicht besteht, ist beispielsweise Archivierung auf Mikrofilm eine Alternative.

Bei Textdokumenten in geringer Stückzahl kann es preiswerter sein, wenn der benötigte Text von einer geübten Schreibkraft lediglich abgetippt wird.

Für die Kosten-/Nutzenbetrachtung ist dabei von erheblicher Bedeutung, in welcher Qualität die Papierdokumente vorliegen. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass die Kosten für die Konversion in dem Maße zunehmen, in dem die Homogenität der Ausgangsdokumente geringer ist.

Nach durchgeführter Konvertierung müssen die Textdokumente manuell mit einem Rechtschreib-Überprüfungsprogramm kontrolliert werden.

Dabei ist es wiederum von der Qualität des Ausgangsmaterials abhängig, ob man sich auf Stichproben beschränken kann oder ob jedes Dokument überprüft werden muss. Wird ein gutes Texterkennungsprogramm eingesetzt und sind dem System die verwendeten Wörter bekannt, werden mehr als 97 % der Rechtschreibfehler erkannt.

Welches Archivierungsmittel nun gewählt wird, ist von einigen Faktoren abhängig;

zum Beispiel:

– Handelt es sich um Unterlagen

– die der Aufbewahrpflicht unterliegen?

– die nicht der Aufbewahrpflicht unterliegen?

– Wie oft werden die digitalisierten Unterlagen benötigt?

– werden sie nur für das Archiv benötigt? – werden sie nur ab und zu benötigt? – werden sie häufig benötigt?

– Welche Fassungskapazität soll das Archivierungsmittel haben?

– Welche Haltbarkeitsdauer muss das Archivierungsmittel haben?

– Welche Lagebedingungen müssen eingehalten werden?

Behörden bestehen häufig darauf, dass die Prüfungs- und Genehmigungsunterlagen auf CD oder auf Mikrofilm geliefert werden, da bei dieser Art von Archivierung eine nachträgliche Manipulation nicht möglich ist.

CE-Unterlagen und Bilanzen müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden. Bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen sind es sieben Jahre. Für Unterlagen über ältere Maschinen, Fertigungspläne, technische Zeichnungen usw. besteht zwar keine Aufbewahrpflicht, doch ist dabei zu bedenken, dass in diesen Unterlagen gewaltiges geistiges Potential an Erfahrung steckt, welches nachträglich immer noch genutzt werden kann. Liegen die Unterlagen digital vor, ist es nun tatsächlich einfach, davon Sicherungskopien bzw. Arbeitskopien anzufertigen. Ein einfacher Befehl genügt dazu. Wohingegen es früher sehr viel umständlicher war und deshalb auch häufig die Originalunterlagen zur weiteren Bearbeitung verwendet wurden.

Wenn sie ihre Dateien zwar bereits digital archivieren, aber dabei Techniken verwenden, die aufgrund der rasanten Entwicklung in der EDV-Branche bald als veraltet gelten werden, sollten sie möglichst bald nach Alternativen suchen. Zum Beispiel werden Datenträger mit 5¼“ nicht mehr zum Verkauf angeboten. Ein weiterer Punkt, der zu Überlegen ist: was machen sie, wenn Ihr 5¼“ – Laufwerk defekt ist? Bald wird es soweit sein, daß es nicht mehr repariert oder ersetzt werden kann.

Mit dem Scanner wird die Vorlage Punkt für Punkt und Linie für Linie mit einem Lichtstrahl abgetastet. Anschließend werden die Lichtsignale über Photodioden in elektrische Impulse umgewandelt. Die benötigte Auflösung in dpi ist abhängig von der Art der Vorlage (Text, Grafik, Bild). Dabei ist zu beachten: je höher die Auflösungsgenauigkeit, desto höher ist auch der Speicherbedarf im Arbeitsspeicher und anschließend auf Diskette oder Festplatte. Die gescannte Vorlage (Grafik,Text, Bild) wird z. B. als TIF-Format gespeichert, welches sich zur Archivierung und zur weiteren Verwendung als Bilddatei eignet.

Mit einer geeigneten Bildbearbeitungssoftware (z. B. Photoshop) können gescannte Bilder korrigiert werden. Bildkorrektur im Sinne des „Dokumenten-Reengineering„ besteht im Verbessern technischer Mängel (z. B. Aufhellung des Bildes, verschwommene Bereiche in klare Konturen umsetzen, usw.) oder der Korrektur einzelner Bildteile (z.B. retuschieren störender Teile des Bildes).

Bei eingescannten Textdateien erkennt das OCR-System (Optical Character Recognition/Optische Zeichenerkennung von maschinenlesbaren Schriften), ob es sich dabei um Text oder um eine Grafik handelt. Texte werden in eine Textdatei umgewandelt. Abhängig von der verwendeten Schrift und der Qualität der Vorlage ist auch die Qualität der Texterkennung. Eine nachträgliche Überprüfung der Textdatei kombiniert mit einer Rechtschreibprüfung ist empfehlenswert.

Mit einer geeigneten Software werden ge-scannte Grafiken in Vektorgrafiken umgewandelt. Dabei werden Linien und Kurven, sowie Flächen unterschiedlicher Art in geometrische Funktionen umgesetzt. Der Vorteil dabei ist, dass vektorisierte Grafiken skalierbar sind, Pixelbilder (TIF, BMP usw.) nicht.

Abschließend kann man festhalten, dass im Bereich des „Dokumenten-Reengineering“ in der Praxis bisher nur erste Ansätze existieren. Mit zunehmender Verbreitung strukturierter Dokumente wird es aber für viele Firmen erforderlich sein, sich frühzeitig nach geeigneten Strategien umzusehen, damit nach der generellen Einführung von strukturierten Dokumenten nicht ein erheblicher Mehraufwand bei der Konversion der Altbestände entsteht.

Dieser Beitrag konnte die Thematik des „Wiederaufbereiten von Papierdokumenten in die digitale Form“ nur anreissen. Auf Anfrage erhalten Sie weitergehende Information über das Thema „Dokumenten-Reengineering“ durch einen Fachvortrag mit dem Titel „Der Pfad der Altbestände in eine strukturierte Zukunft“ über die Kennziffer.

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