Bäko Hansa ist Teil des genossenschaftlichen Verbandes Bäko, der Produkte und Dienstleistungen für das Bäcker- und Konditorhandwerk bietet. Um von der Auftragsannahme bis zur Auslieferung die Abnehmer rundum zufriedenzustellen und die Effizienz der Genossenschaft stetig zu verbessern, werden alle organisatorischen, kaufmännischen und technischen Abläufe kontinuierlich überprüft und optimiert. Dabei leistet das Integrierte Managementsystem IMS Enterprise von Consense seit 2011 elektronische Unterstützung.
Mithilfe der Software hat das Unternehmen ein umfassendes zentrales Dokumentenmanagementsystem aufgebaut, das die transparente Steuerung und die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Prozessen übernimmt. Alle Mitarbeitenden der fünf Standorte haben Zugang zu IMS Enterprise – viele nur lesend, andere auch mit Änderungsberechtigungen. „Hinter der Einführung der Software stand das Ziel, unsere standortübergreifende Dokumentation zu vereinfachen, zum Beispiel durch die elektronische Lenkung von Informationen mit eindeutiger Zuordnung. Das sollte uns bei der Umsetzung der Anforderungen aus der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 unterstützen“, sagt Carolin Feuerhahn, Teamleiterin Qualitätsmanagement. In den über zehn Jahren hat sich die Nutzung des Managementsystems mehr als bewährt. Inzwischen werden neben dem Qualitätsmanagement auch weitere Normen und Richtlinien mit der Software organisiert – darunter Vorgaben aus Bio, KAT, RSPO, Energie- und Arbeitsschutzmanagement sowie lebensmittelrechtliche Anforderungen (HACCP) und demnächst auch IFS Wholesale am Standort Hildesheim.
System lässt sich flexibel an
neue Anforderungen anpassen
Beim Aufbau des Systems profitierte das Unternehmen von der flexiblen Gestaltung der Softwarelösungen. Die Basissoftware lässt sich durch verschiedene Module erweitern. Damit können Firmen und Organisationen das Integrierte Managementsystem ihren besonderen Bedürfnissen optimal anpassen.
So fallen bei Bäko Hansa jährlich etwa 130 interne Audits an, die mit viel Aufwand bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung verbunden sind. Hier nutzt das genossenschaftlich organisierte Unternehmen inzwischen das Modul Consense Auditmanagement, das durch Zeitpläne, automatische Terminüberwachungen und Benachrichtigungen bei Verzögerungen oder Ergebnisabweichungen die Abläufe und die weitere Bearbeitung unterstützt. „Die internen Audits planen und dokumentieren wir seit der Einführung des softwarebasierten Systems jetzt viel effizienter“, so Carolin Feuerhahn. „Wir erleben außerdem, dass durch die stetige Kontrolle das Verständnis für die Sinnhaftigkeit von Prozessvorgaben bei unseren Beschäftigten gestiegen ist. Interne Audits wurden früher als ein Vorgang wahrgenommen, der Abweichungen offenlegt. Inzwischen werden sie auch als Chance verstanden, um Verbesserungsvorschläge einzubringen – und das wird rege genutzt.“
Manchmal sind es nur Kleinigkeiten, die den Arbeitsalltag entscheidend erleichtern können und sich in relativ kurzer Zeit umsetzen lassen. Mitarbeitende von Bäko Hansa wünschten sich zum Beispiel die Ergänzung einer Information im Warenwirtschaftsprogramm, um im Arbeitsalltag nicht zwischen mehreren Programmen hin und her springen zu müssen und damit Zeit zu sparen. In einem anderen Fall kam der Vorschlag, bei der „Pick-by-voice“-Kommissionierung die Angabe des zu packenden Gesamtvolumens in Litern gleich zu Anfang der Ansage an die ausführende Person mitzuteilen, damit diese direkt die richtige Verpackungsgröße wählt und notwendige Ladehilfsmittel hinzuziehen kann.
Maßnahmenmanagement erfasst zentral alle Aufgaben
Sinnvolle Verbesserungsvorschläge des Teams wie diese sollen schnell übernommen werden. Dabei hilft im Arbeitsalltag ein weiteres Modul – das Consense Maßnahmenmanagement. Es erfasst zentral alle anstehenden Aufgaben aus unterschiedlichen Quellen, weist diese den zuständigen Beschäftigten oder Organisationseinheiten zur Ausführung zu und steuert die Planung, Durchführung und Dokumentation. „Mit dem Maßnahmenmanagement lenken wir nicht nur alle aus den Audits hervorgehenden Korrekturmaßnahmen und Empfehlungen, wir nehmen auch die Verbesserungsvorschläge unserer Mitarbeitenden mit auf und überprüfen später die Ausführung. Unsere Belegschaft erlebt, dass Vorschläge auf diese Weise schnell umgesetzt werden. Das schafft Akzeptanz für das System“, erklärt die Qualitätsmanagement-Teamleiterin.
Seit der Einführung von IMS Enterprise ist inzwischen ein Jahrzehnt vergangen, in dem sich sowohl das Unternehmen als auch die Software weiterentwickelt haben. Darum hat Bäko Hansa im Jahr 2022 von Consense einen Systemcheck durchführen lassen. Die Experten aus dem Bereich Management-Consulting, der Beratungsdienstleistungen des Softwareentwicklers umfasst, führten eine professionelle Analyse des bestehenden Managementsystems durch. Sie überprüften, ob das System noch zu den aktuellen Anforderungen passt und alle Möglichkeiten, welche die Software bietet, vollständig ausnutzt.
Umfrage deckt
Verbesserungspotenzial auf
„Wir haben auf Basis der Ergebnisse dann einen Projektplan für 2023 erstellt und einige Maßnahmen beschlossen, mit denen wir unser System für die Nutzenden zukünftig noch attraktiver und benutzerfreundlicher gestalten wollen“, so Carolin Feuerhahn. Dazu führte Bäko Hansa Anfang 2023 zunächst eine Umfrage unter den Beschäftigten durch. Darin wurde unter anderem danach gefragt, für wie wichtig die Mitarbeitenden das Integrierte Managementsystem in ihrem Arbeitsalltag halten, wie häufig sie es nutzen und welche Funktionen sie hauptsächlich anwenden. Dabei kristallisierte sich Verbesserungspotenzial heraus, mit dem sich die Verantwortlichen des Unternehmens im Rahmen ihres Projekts „Akzeptanz erhöhen“ 2023 aktiv beschäftigten.
„Im Rahmen des Systemchecks haben wir wertvolle Hinweise erhalten, wie sich Systemeinstellungen im Hintergrund und auch solche, die für die Nutzenden sichtbar sind, weiter optimieren lassen, um das System noch ansprechender zu gestalten. Das haben wir nach der Umfrage genutzt, um Anpassungen vorzunehmen“, berichtet Carolin Feuerhahn. „So haben wir zum Beispiel die im Hintergrund festgelegten Geltungsbereiche überarbeitet, um unsere Mitarbeitenden nicht mit Informationen zu überfrachten. Auch die Sichtbarkeiten im Managementsystem haben wir ein wenig eingeschränkt: Unser System enthält über 1.000 Elemente. Grundsätzlich sollen alle unsere Beschäftigten einen weitreichenden Einblick erhalten. An manchen Stellen machen jedoch Einschränkungen der Sichtbarkeit Sinn, um unseren Mitarbeitenden bei der Informationssuche das Auffinden der für ihren Arbeitsbereich relevanten Inhalte zu vereinfachen.“
Neue Website soll
Begeisterung steigern
Im nächsten Schritt steht bei Bäko Hansa die Überarbeitung der Startseite auf der Agenda, um diese optisch aufzufrischen und noch einladender zu gestalten. Denn das Integrierte Managementsystem des Unternehmens wurde im Laufe der Jahre zwar stetig optimiert, aber der Fokus richtete sich dabei lange Zeit besonders auf die Inhalte. „Auch bei der Consense Software hat sich innerhalb eines Jahrzehnts viel getan: Es gibt inzwischen viele tolle neue Möglichkeiten, mit denen sich das System nicht nur inhaltlich, sondern auch optisch noch ansprechender und anwendungsfreundlicher ausrichten lässt. Das wollen wir jetzt unbedingt nutzen“, sagt Carolin Feuerhahn. „Mit der Neugestaltung unserer Startseite haben wir bereits begonnen und sind davon überzeugt, dass wir damit die Begeisterung unter unseren Beschäftigten für das Managementsystem weiter steigern können.“ Eine Wiederholung der unternehmensweiten Befragung in etwa einem Jahr soll dies bestätigen.
Bild: Bäko HansaZum Unternehmen
Die Bäko-Gruppe ist ein deutschlandweiter genossenschaftlicher Verband, der seine Mitglieder und einen weiteren Kundenkreis mit Produkten und Dienstleistungen für das Bäcker- und Konditorhandwerk beliefert. Bäko Hansa mit der Zentrale in Hamburg und vier weiteren Standorten beschäftigt 275 Mitarbeitende und versorgt rund 1.000 Abnehmer mit Rohstoffen, Bedarfsgegenständen, Reinigungsmitteln, Maschinen, Geräten, Ladeneinrichtung und mehr.
Das Kerngeschäft des Unternehmens ist die Logistik, darunter auch die Filialkommissionierung. Im hauseigenen Verteilzentrum werden Artikel für verschiedene Filialen der Mitglieder und des Kundenkreises in individuellen Stückzahlen, teilweise in Kleinstmengen, zusammenstellt. Für die Belieferung steht ein Fuhrpark mit 50 Lkw bereit.
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