Turbo für das Management

Prof. Dr.-Ing. H. F. Binner, Dr. Binner Software & Consulting GmbH, Hannover

Ausgehend vom bereits Mitte der 80er Jahre entwickelten CIM-house-Framework, als rechnerunterstütztes, branchen- und betriebsgrößenunabhängiges Rahmenkonzept für die integrierte Gestaltung und Umsetzung von Organisations-, Betriebswirtschafts- sowie I + K-Systemen auf Grundlage der unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse, hat sich im Rahmen der praktischen Umsetzung dieses Konzeptes eine umfassende Beratungskompetenz aufgebaut. Diese steht gleichwertig neben der inzwischen in über 500 Unternehmen eingesetzten integrierten SYCAT-Prozessmanagement-Software mit der dahinter stehenden Softwareentwicklungskompetenz.

Diese Beratungskompetenz ist in über 50 standardisierten Vorgehensmodellen zur Organisations- und Prozessgestaltung gebündelt, die, mit Hilfe des SYCAT-Navigators als Management-Informationsplattform, über eine grafische Benutzeroberfläche detailliert Auskunft zu einzelnen Themengebieten geben.

Der Anwender wählt über eine Baumstruktur das gewünschte Referenzmodell zur systematischen Managementsystem- oder Konzeptentwicklung aus und erhält dann, je tiefer er sich in diese Struktur einarbeitet, immer ausführlichere Informationen zum betrachteten Modell und zu den einzelnen Realisierungsschritten. Mit Unterstützung der Dr. Binner Consulting & Software können dann diese Aktivitäten schnell, kostengünstig und transparent, ziel- und ergebnisorientiert durchgeführt werden.

Speziell für das Management-Coaching wurde ein Managementleitfaden zur Excellence mit acht Managementbausteinen entwickelt. Wobei klar ist, dass es keinen Königsweg gibt, der einem Manager den Erfolg bei einer Kundenzielgruppe mit der von ihm angebotenen Produkt- oder Dienstleistung von vornherein garantiert. Das heißt, dass die Wirksamkeit und das Ergebnis bei Anwendung der in diesem Managementleitfaden beschriebenen Instrumente nicht die notwendigen und vordringlich zu erledigenden Führungsaufgaben durch den Manager ersetzt. Ein gut organisiertes Unternehmen und die Verfügbarkeit aller benötigten Ressourcen ist noch lange keine Erfolgsgarantie, wenn die Strategie falsch ist und die vorhandenen Produktionsfaktoren und Ressourcen nicht optimal eingesetzt werden. Umgekehrt ist eine gute Strategie nicht umsetzbar, wenn die Mittel und Wege (Befähigung) dazu fehlen. Hier setzt der Leitfaden an, um dieses Dilemma zu entschärfen.

Alle Ergebnisse und Erkenntnisse münden in einen systematisch strukturierten Wissensmanagement-Aufbau mit Unterstützung durch Beratungs-Know-how und Software-Tools ein. Wissen ist hierbei mehr als die Anhäufung von Daten und Informationen. Wissen entsteht durch die Interpretation und die logische Einbindung von Daten und Informationen in einen Gesamtzusammenhang. Ziel des Wissensmanagement in einem Unternehmen ist es, das Unternehmenswissen zu identifizieren, strukturieren, kontextbezogen einzusetzen und effektiv zu nutzen. Um dies zu erreichen, muss Wissensmanagement vernetzt stattfinden.

Das hier entwickelte standardisierte Vorgehensmodell zum systematischen Aufbau von Wissensmanagement in der Organisation umfasst sechs Schritte. Diese Schritte sind in Bild 2 dargestellt.

Ausgangspunkt ist in Schritt 1 die Definition der Wissensziele. Basis für die Wissensziele sind die Unternehmensziele, die im Rahmen der Strategieentwicklung und -fortschreibung des Unternehmens erstellt werden. Die strategischen Wissensziele werden im Schritt 1 horizontal und vertikal auf die einzelnen Unternehmensebenen abgeleitet. Sie bilden die richtungweisende Vorraussetzung für die Wissensidentifikation.

In Hinblick auf das Erreichen der Wissensziele wird im Schritt 2 das „Kritische Wissen“ identifiziert. Dafür werden die entsprechenden Wissensbereiche, Wissensquellen, Wissensressourcen und Wissensträger im Unternehmen mit Hilfe von sogenannten Wissenslandkarten lokalisiert. Die Wissens-identifikation zeigt Stärken und Ausbaupotenziale des Unternehmenswissens.

Auf Basis der bestehenden Wissenslandkarten findet im Schritt 3 der weitere Wissens-erwerb bzw. die zielgerichtete Wissensentwicklung statt.

Das durch die Abarbeitung definierter bzw. standardisierter Vorgehensmodelle für Konzept- und Managementsystementwicklung erworbene projekt-, prozess-, produkt- und kundenbezogene Wissen wird dabei kontinuierlich in den Wissenslandkarten hinterlegt.

Ebenso werden die auf dem Weg zur Spitzenleistung nach dem EFQM-Modell gewonnenen Erfahrungen mit einbezogen. Der Schritt 4 des Wissenstransfers umfasst die Wissensverteilung im Unternehmen.

Informationen und Wissen werden dafür personalisiert, kontextbezogen und aktuell über die entsprechenden Organisationsstrukturen und adäquate Technologien bereitgestellt.

In Schritt 5 erfolgt die Wissensnutzung, die den Mehrwert für das Unternehmen und die einzelnen Mitarbeiter darstellt. Aufgrund der Wissenstransparenz und des gezielten Wissenstransfers sind Informationen und Wissen im jeweiligen Kontext verfügbar und können für die Erledigung von Aufgaben als Entscheidsgrundlagen etc. verwendet werden.

Gleichzeitig wird das identifizierte und entwickelte Unternehmenswissen in die aktuelle Prozess- und Projektlandschaft des Unternehmens eingebettet.

Die Vorgehensweise für die Wissensmanagemententwicklung schließt im Schritt 6 mit einem Wissenscontrolling. Im Hinblick auf die Wissensziele der Organisation wird das identifizierte und entwickelte Wissen auf Aktualität und Relevanz abgeprüft und kann dann wiederum im nächsten Schritt modifiziert werden.

Speziell die im Schritt 3 des erläuterten Vorgehensmodells stattfindenden Aktivitäten zum Wissenserwerb und zur Wissensentwicklung sind in Bild 3 noch einmal ausführlicher dargestellt. Über die bereits oben erwähnten standardisierten Vorgehensmodelle werden für die Durchführung unterschiedlichster Konzepte wie beispielsweise der systematischen Vorgehensweise des Benchmarking, der Potenzialanalyse, der Prozesskostenrechnung, der SCM-Entwicklung, der Controllingsystementwicklung und der ERP-Einführung strukturiert Wissensressourcen aufgebaut, die letztendlich die Wissensbasis bilden. Die standardisierten Vorgehensmodelle lassen sich auch bei der Einführung integrierter Managementsysteme anwenden, hier in Verbindung mit dem Excellence-Modell und dem Bezug zu den EFQM-Befähigerkriterien, die inhaltlich systematisch beschrieben werden. Eine wesentliche Unterstützung für den Wissensspeicheraufbau leistet der SYCAT-Navigator. Über ein Content-Managementsystem kann das vorhandene Wissen strukturiert und ausgehend von einer Meta-Informationsebene verwaltet und gepflegt werden. Die Suche nach bestimmten Informationen wird durch die Indexierung der Wissensressourcen unterstützt, die eine gezielte Suche ermöglichen.

Die Bereitstellung der Wissensressourcen und Wissenskomponenten erfolgt personalisiert und automatisiert über ein Unternehmensportal – hier SYCAT.net portal. Es ermöglicht als zentraler Zugangspunkt den Zugriff auf alle unternehmensinternen sowie auf externe Wissensspeicher mit dem Ziel, eine zentrale Wissenbasis zu schaffen. Der Benutzer hat über dieses Portal Zugriff auf die integrierten Anwendungen, zum Beispiel SYCAT-Applikationen, Mailserver und auch auf das vorhandene Dokumentenmanagement. Es dient so als umfassende Arbeitsumgebung. Weiter verwaltet das SYCAT.net-Unternehmensportal die Zugriffsrechte auf die einzelnen Wissensressourcen und Applikationen und bietet eine Zugriffskontrolle über Benutzer- oder Gruppenrollen. Damit eröffnet dieses Portal die Wissensnutzung für ein integriertes Projekt-, Prozess-, Performance- und Online-Dokumentationsmanagement, ebenfalls mit der Unterstützung des SYCAT-Navigators.

Über das beschriebene Vorgehensmodell einer systematischen Wissensmanagement-entwicklung wird ein wesentlicher Beitrag zur Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit geleistet. In Verbindung mit dem Content-Management-Tool sycat.NET content und dem Unternehmensportal sycat.NET portal als zentraler Zugangspunkt zu den Wissenskomponenten und -ressourcen wird dieses Wissen auch allen Beteiligten einfach und transparent zur Wissensnutzung zur Verfügung gestellt. Das integrierte SYCAT-Prozessmanagement-Instrumentarium zusammen mit dem SYCAT-Navigator leistet bei der Erarbeitung der Wissensinhalte wesentliche Unterstützung. Weitere Nutzenpotenziale sind beispielsweise:

– Ableitung der Wissensstruktur aus der Unternehmensstruktur,

– transparente Darstellung des gesamten Unternehmenswissens,

– klare und eindeutige Strukturierung des Wissens in den Prozessen,

– stets aktuelle Informationen, gesteigerte Wissensnutzung und Vermeidung von Redundanzen sowie

– automatische Aktualisierung des Wissensspeichers durch standardisierte Vorgehensweise bei der Prozess- und Projektabwicklung.

Auf diese Weise ist das Management in der Lage, flexibel und schnell auf Veränderungen zu reagieren, die notwendige Wandlungsfähigkeit der Organisation beruht auf den oben beschriebenen Wissenspotenzialen.

Literaturverzeichnis

[1] Binner, Hartmut F.: Prozessorientierte TQM-Umsetzung. Reihe: Organisationsmanagement und Fertigungsautomatisierung (Bd. 3). Carl Hanser Verlag, München 2000. 363 Seiten. ISBN 3-446-21263-9.

[2] Binner, Hartmut F.: Unternehmensübergreifendes Logistikmanagement. Reihe: Organisationsmanagement und Fertigungsautomatisierung. Carl Hanser Verlag, München Wien 2001. 306 Seiten. ISBN 3-446-21675-8.