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Übersetzungsprozesse optimiert

Corporate Translation Management spart Zeit und Geld
Übersetzungsprozesse optimiert

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Übersetzungen sind Routineaufgaben globaler Unternehmen. Das richtige Konzept, basierend auf der richtigen Software, entscheidet hier schnell über die Effizienz – d.h. über Kosten, Ressourcen- und Zeiteinsatz. Bei Schako, einem führenden Anbieter von Lüftungs- und Klimatechnik, war man seit 2001 auf der Suche nach der richtigen Lösung. Die fand Schako mit dem across Language Server und spart seit 2003 Zeit, Geld, hat seine Abläufe strukturiert und vereinfacht.

Uneffektive Übersetzungsprozesse verschlingen unnötig Ressourcen und sind nicht selten eine Fehlerquelle für die Ausgabetexte. Oftmals fällt dies gar nicht auf, da ja der Routineprozess Übersetzung irgendwie läuft. Bei der Schako KG, die weltweit mit ihren Systemen für ein gutes Raumklima sorgt (Bild 1), schöpfte man Verdacht und nahm die gewachsenen Übersetzungsprozesse unter die Lupe. Das Ergebnis war, dass sowohl die Prozesse an sich als auch die systemseitige Infrastruktur optimiert werden mussten.

Der größte Teil des Übersetzungsaufwandes entfällt auf technische Dokumente wie Datenblätter und Produktbeschreibungen für die Ausgabemedien CD, PDF, Web und Print. Diese Dokumente dienen Ingenieurbüros weltweit zur Projektierung von Anlagen mit Schako-Produkten. Die technischen Dokumente umfassen je nach Produkt (derzeit ca. 100 mit steigender Tendenz) zwischen fünf bis 50 Seiten und bestehen im Wesentlichen aus technischen Zeichnungen mit Textbausteinen. Übersetzt werden diese Dokumente in die Sprachen Englisch, Flämisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Tschechisch und Ungarisch. Die Übersetzer sitzen direkt in Deutschland, in den Niederlassungen oder arbeiten im Auftrag externer Dienstleister. Jede Niederlassung entscheidet frei, ob sie inhouse übersetzt oder Dienstleister beauftragt. So werden z.B. englische Übersetzungen von der RKT Übersetzungs-und Dokumentations-GmbH übernommen, die auch die Einführung des across Language Server als Systemintegrator unterstützte.
Weltweit übersetzen
In der Vergangenheit wurde bei Schako weltweit übersetzt, ohne dass Übersetzungsergebnisse, Terminologie und die Administration der Übersetzungen zusammengeführt wurden. So erhielten die Niederlassungen die deutschen technischen Dokumente und übersetzten die Textbausteine in den Dokumenten, die damals noch in PageMaker erstellt wurden. Um Synergien bei der Übersetzung zu nutzen, speicherte man in einem weiteren Schritt die übersetzten Texte absatzweise in einer Datenbank. Die Ergebnisse dieser Vorgehensweise waren aber nicht zufriedenstellend, da man textlich immer noch an ganze Absätze gebunden war und die Performance des Systems zu wünschen übrig ließ. Konkordanz- und Terminologie-Listen führte man in Excel. Darüber hinaus erwies sich das mehrmalige Aus- und Einchecken der Übersetzungsdaten in die unterschiedlichen Systeme als Fehlerquelle. Auch fehlte ein Überblick, wer gerade an welchen Übersetzungsaufträgen arbeitet und in welchem Stadium diese sind. „Von durchgängigen, systemgestützten und effektiven Prozessen waren wir weit entfernt“, informiert Tobias Stengele, im technischen Büro der Schako KG verantwortlich für Einführung und Betrieb des across-Systems.
Aus dieser Ausgangslage resultierten die Kernanforderungen an ein neues System:
  • Datenbankgestütztes und durchgängiges Übersetzungssystem, das Administration, Translation Memory und Terminologiesystem beinhaltet und eine satzweise Übersetzung erlaubt.
  • Effiziente Workflow-Unterstützung.
  • Umsetzung der make-and-buy-Strategie des Unternehmens durch einfache Anbindung der Übersetzer im In- und Ausland – unabhängig davon, ob sie Dienstleister oder Mitarbeiter sind.
  • Vermeidung von Mehrfachübersetzungen, die je nach Produkt zwischen 10 und 30 % liegen.
  • Einfache Übernahme der Konkordanzlisten, die bisher in Excel geführt wurden.
Nach einer Marktanalyse der vorhandenen Systeme entschied man sich für den across Language Server. Ausschlaggebend waren das integrative Konzept des Corporate Translation Management Systems (Bild 2) und das sehr gute Preis/Leistungsverhältnis.
Systemgestützt weltweit übersetzen
Heute werden alle Übersetzungsaufträge durchgängig in across angelegt und bearbeitet. Das technische Büro ist die Schaltstelle, in der alle Aufträge per crossBoard (Bild 3) zentral verwaltet werden. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter dieser Abteilung, die direkt an die Konstruktion angegliedert ist, für die Erstellung der technischen Zeichnungen verantwortlich. Die derzeit zehn Übersetzer in den Niederlassungen sind per crossWAN angebunden. Sie holen sich die Aufträge auf dem Server ab, bearbeiten diese und schicken sie danach an den across Server zurück. Dieser synchronisiert dann die Daten. Mit differenzierten Zugriffsrechten stellt das System sicher, dass jeder das tut, was er tun soll. Vom Language Server fließen die übersetzten Texte dann in die technischen Dokumente ein, die neuerdings mit FrameMaker erstellt werden. Hier generierte PDF erhalten der Übersetzer und die Niederlassung zur Korrektur. Die Änderungen an seinen Texten führt der Übersetzer dann wieder in across durch, wodurch der Workflow erneut angestoßen wird.
Bei der Übersetzung nutzen die Übersetzer das Translation Memory crossTank und das Terminologiesystem crossTerm. Das Translation Memory dient zum einen der automatischen Vorübersetzung gleichlautend wiederkehrender Formulierungen. Für in der Vergangenheit ähnlich verwendete Formulierungen generiert es zum anderen Vorschläge, die vom Übersetzer entsprechend nachbearbeitet werden. Anders als die vorherige Lösung wächst das Translation Memory crossTank als selbstlernendes System kontinuierlich, was den Übersetzungsaufwand zusätzlich minimiert.
Auch beim integrierten Terminologiesystem crossTerm entschied man sich für die Vorgehensweise des kontinuierlichen Datenaufbaus im Prozess. Kann ein Übersetzer einen Begriff nicht richtig übersetzen, korrigieren die Mitarbeiter der Niederlassung dies und der Übersetzer pflegt den Begriff dann in crossTerm ein.
Problemlose Einführung
Bei der Systemimplementierung ging man in kleinen Schritten vor. Zunächst schulte man die Mitarbeiter des technischen Büros. Dann folgte Zug um Zug die Anbindung der Niederlassungen und Dienstleister. Im Zuge der Systemimplementierung wurden die vorhandenen Altdaten durch die als Dienstleister beauftragte RKT Übersetzungs-und Dokumentations-GmbH in den across Lan-guage Server überführt.
Anfangs teilte sich der across Language Server noch einen Rechner mit einem Auftragsbearbeitungsprogramm für das Ausland. „Dies funktionierte eingeschränkt“, berichtet Tobias Stengele, „da das Rauf- und Runterfahren des Servers – z.B. bei Updates – aufgrund der unterschiedlichen Nutzungszeitfenster der Programme kaum möglich war.“ Deshalb läuft das Corporate Translation Management System heute auf einem eigenen Rechner.
Zum direkten Austausch von Übersetzungsaufträgen ist dieser über das Kollaborations-Tool crossGrid mit dem across Language Server von RKT verbunden. Dies hat den Vorteil, dass RKT seinerseits beliebig an einzelne Übersetzer weiter delegieren kann, die als LAN-, WAN- oder Web-Clients auf den Language Server von RKT zugreifen. Somit lassen sich neue Formen kollaborativen Arbeitens und durchgängiger Prozessketten mit dem Ergebnis maximaler Effizienz, Flexibilität und Transparenz für alle Beteiligten erreichen.
Weitere Unternehmens- bereiche folgen
Zunehmend wird der across Language Server auch für die Übersetzung der Website, von Rundschreiben, Newslettern, Marketing-Unterlagen bis hin zu Geschäftsbriefen eingesetzt. Dazu werden auch die Marketing-Abteilungen, Sekretariate und der externe Web-Dienstleister an das System angebunden. Das nächste Ziel ist definiert: Alle Texte, die das Haus verlassen, sollen mit across übersetzt werden.
across Systems, Karlsbad
QE 506
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