Integriertes Managementsystem bei Laverana Unternehmenswerte professionell steuern - Quality Engineering

Integriertes Managementsystem bei Laverana

Unternehmenswerte professionell steuern

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Beim Naturkosmetik-Hersteller Laverana werden Werte wie Qualität, verantwortungsvolle Unternehmensführung und Nachhaltigkeit nachvollziehbar gelebt. Seine Managementsysteme steuert das Unternehmen inzwischen über ein integriertes System. TÜV Rheinland hat dies im Rahmen einer Kombi-Zertifizierung geprüft.

Laverana hat die Branche der Naturkosmetik in Deutschland entscheidend mitgeprägt und die erlebt in den vergangenen Jahren einen Wandel vom Nischenprodukt zum konsequenten Markttreiber. 2014 wurde in Deutschland erstmalig ein Umsatz von über 1 Mrd. Euro erzielt. Laverana wächst dabei sehr dynamisch, auch aufgrund seines Selbstverständnisses als Entwicklungspionier, bei dem Innovationen im Vordergrund stehen, ohne dabei die Wurzeln zur Verantwortung und nachhaltig gelebten Konsequenzen zu verlieren.

Weil die konsequente Anwendung eines Managementsystems – ob im Bereich Qualität, Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz – die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens weiter stärkt und auch entscheidend zur Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens beiträgt, hat Laverana in den vergangenen Jahren nach und nach wichtige Managementsysteme eingeführt, darunter für das Qualitätsmanagement (DIN EN ISO 9001), für das Energiemanagement (DIN EN ISO 50001) und für das Arbeitssicherheit- und Gesundheitsschutz Management (BS OHSAS 18001) sowie den Standard „Gute Herstellungspraxis“ (GMP gemäß ISO 22716). Alle Managementsysteme sind zertifiziert.

2016 führte Laverana zu den bestehenden Systemen den ZNU-Standard ein, 2017 folgte die ISO 14001. Mit beiden verfolgt das Unternehem das Ziel, dem eigenen Nachhaltigkeitsanspruch weiteren Nachdruck zu verleihen. Der ZNU-Standard bündelt sämtliche Nachhaltigkeitsanforderungen an Unternehmen für alle Branchen und macht nachhaltiges Wirtschaften messbar, umsetzbar und für Externe überprüfbar. Der Katalog umfasst insgesamt rund 60 Anforderungen. Entwickelt hat den Standard die Uni Witten-Herdecke gemeinsam mit TÜV Rheinland.

Um verlässliche Organisationsstrukturen zu etablieren, Prozesse effizienter zu gestalten und gleichzeitig den Erwartungen von Kunden, Mitarbeitern, Geschäftspartnern und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, entschied sich Laverana darüber hinaus zur Einführung eines Integrierten Managementsystems (IMS).

Das IMS fasst Methoden und Instrumente zur Einhaltung von Anforderungen aus den Bereichen Qualität, Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie Energie zusammen und steuert diese zentral. Durch das Zusammenwirken und die Bündelung der Ressourcen wird mit dem IMS ein schlankeres, effizienteres Managementsystem möglich. Prozesse und Abläufe werden gebündelt, lassen sich transparent verfolgen und ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung.

Allerdings entsteht ein IMS nicht von allein, sondern will gewissenhaft geplant sein. Ein Erfolgsfaktor ist die Unterstützung und das Vorantreiben durch die Unternehmensführung – unter anderem, indem sie die nötigen Kapazitäten und Ressourcen für die Einführung und Etablierung schafft, so wie bei Laverana. Beim Naturkosmetikhersteller wirkten alle Abteilungen aktiv an der Einführung mit. Arbeitsgruppen überarbeiten und verbessern bis heute kontinuierlich ihre Prozesse.

Die Frage „Was tue ich und warum und wer hat noch damit zu tun“, erwies sich dennoch für viele im Unternehmen als echte Herausforderung, war aber sehr wichtig. Denn so gelang es, unternehmensweit bessere Hauptprozesse und Subprozesse zu definieren, die wiederum durch Arbeitsanweisungen mit Leben gefüllt wurden. Durch den Aufbauprozess konnte Laverana nicht nur viele Vorgänge optimieren, sondern auch redundante Prozesse miteinander verschmelzen und Synergie-Effekte heben.

Alle Dokumentationen sowie die Anforderungen der einzelnen ISO-Standards, die Laverana bereits implementiert hatte, wurden in einem einzigen Handbuch zusammengefasst. Durch die Vereinheitlichung von Regeln, aufeinander abgestimmten Zielsetzungen einhergehend mit dem Strukturgerüst, steigerte sich die Effizienz von Prozessen enorm. Als wichtiges Instrument erwies sich der eingeführte PDCA (Plan, Do, Check, Act)-Zyklus, der grundlegende Arbeits- und Denkweisen schafft und der bei Laverana unter anderem die Einführung neuer Projekte und Prozesse vereinfacht hat. Zum Beispiel wurde der Time-to-Market-Prozess, an dem fast alle Abteilungen im Haus beteiligt sind, noch effizienter gestaltet und ein Risiko-Chancen-Management im Zuge der Kundenzufriedenheit integriert.

Die hausinternen Abläufe durch die Prozesse zentral zu steuern und die Philosophie des IMS im Alltag zu verankern, war eine anspruchsvolle, aber lohnende Aufgabe. Mitarbeiter mussten sich noch stärker in das prozessorientierte Denken und Arbeiten einfinden. Ihre Prozesse wurden neu ausgerichtet, Kennzahlen entsprechend angepasst und die Arbeitsweise automatisch zielorientierter und effizienter. Durch die aktive Auseinandersetzung mit der Thematik und regelmäßige Schulungen bewirkte die Einführung des IMS letztlich sogar eine Änderung der Unternehmenskultur.

Die messbaren Erfolge haben Laverana in der Entscheidung, das IMS einzuführen und alle Managementsysteme zu vereinen, nachträglich noch einmal bestärkt. Die Prozesse, Abläufe und Ziele sowie die damit verbundenen Maßnahmen erleichtern den Arbeitsalltag enorm, ermöglichen aber auch eine internationale Vergleichbarkeit und verbesserte Wirtschaftlichkeit.

Erfolgreiche Kombi-Zertifizierung
erfolgte vor einem Jahr

Gekrönt wurden diese Erfolge durch das Audit. Im September 2017 fand die erste Kombi-Zertifizierung ihren erfolgreichen Abschluss. Vorgenommen wurde sie von TÜV Rheinland, der im Bereich IMS bereits zahlreiche Unternehmen auditiert hat.

„Bei einem IMS empfiehlt sich statt einzelner Zertifizierungen eine Kombizertifizierung“, rät Oliver Brendle, Lead Auditor bei TÜV Rheinland. Bei einer Kombi-Zertifizierung werden mindestens zwei Managementsystem-Prüfungen parallel durchgeführt. Das bedeutet auch, dass die Management-Beauftragten und das Management des Unternehmens nur an einem Termin Rede und Antwort stehen und nicht an mehreren Tagen in Anspruch genommen werden müssen. „Grundsätzlich lassen sich alle ISO-Normen frei untereinander kombinieren. Insbesondere die revidierten Normen 9001 und 14001 werden in der Praxis gern etwa mit dem Arbeitssicherheitsmanagementsystem nach OSHAS 18001 gekoppelt“, so Brendle.

Integriertes Managementsystem erleichterte
Umstellung auf ISO 9001:2015 und 14001:2015

Bei der Kombi-Zertifizierung von Laverana standen unter anderem die Umstellung auf die neue Version der ISO 9001 und die Ersteinführung der aktuellen ISO 14001 auf dem Programm. Die neuen Versionen ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015 beinhalteten einige Veränderungen, auf die sich der Kosmetikhersteller vor dem Prüfverfahren einstellen musste. Die Ausrichtung auf die High Level Structure sowie die stärkere Einbindung externer Parteien sowie der Fokus auf eine stärkere Prozessorientierung und die Verantwortung der obersten Leitung erforderten im Vorfeld zwar zusätzliche zeitliche Ressourcen, aber das Integrierte Managementsystems erleichterte die Umstellung letztlich deutlich.

„Wichtig ist, bei einer Kombi-Zertifizierung die Laufzeiten der einzelnen Zertifikate im Blick zu behalten“, empfiehlt Brendle. „Läuft beispielsweise die Zertifizierung für das Qualitätsmanagementsystem ein halbes Jahr vor der Zertifizierung des Arbeitsschutzmanagementsystems aus, müssen die Zertifikatslaufzeiten durch Verkürzung des länger gültigen Zertifikats synchronisiert werden. Das lässt sich durch eine Re-Zertifizierung oder den Verzicht auf die Laufzeit vorhandener Zertifikate ausgleichen.“

„Hier gilt es die Planung und die Termine mit dem Auditor rechtzeitig vorher abzusprechen, um die Zertifikatsgültigkeit passgenau zu gestalten“, so Brendle weiter. „Und: Das Unternehmen muss darauf achten, dass der Prüfdienstleister seines Vertrauens auch tatsächlich befähigt ist, alle gewünschten Managementsysteme zu auditieren.“

Auf das erfolgreiche Kombi-Audit ist Laverana stolz. Aber nach der Zertifizierung ist vor der Zertifizierung. Das Unternehmen arbeitet weiterhin mit Hochdruck daran, seine Ziele zu erreichen und sich auf allen Ebenen zu verbessern. Derzeit steht unter anderem die Aufgabe im Vordergrund, das ausführliche Handbuch noch stärker an dem operativen Alltag auszurichten. Helfen soll dabei unter anderem eine neue Software, die Workflows und Dokumentenlenkung im Rahmen des IMS sowie der einzelnen Standards noch besser unterstützt. ■


Die Autorin

Angela Recino

Fachjournalistin

im Auftrag von
TÜV Rheinland

www.tuv.com

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