Für die einen bedeutet Digitalisierung die Umsetzung von innovativen Ideen mit Hilfe digitaler Möglichkeiten und löst Begeisterung beim Gedanken an mögliche zukünftige Annehmlichkeiten aus. Bei anderen jedoch ruft Digitalisierung angesichts von Begriffen wie Big Data und künstlicher Intelligenz Skepsis hervor.
Dabei dreht sich Digitalisierung eigentlich um neue Technologien und die Weiterentwicklung von Unternehmen durch technologische Errungenschaften, welche die Wertschöpfung positiv beeinflussen und gesellschaftlichen Nutzen hervorbringen. Darüber hinaus geht es darum, die digital dokumentierten Informationen sinnvoll zu nutzen – zum Beispiel für effizientere Prozesse sowie Produktivitätserhöhungen, schnellere Datenflüsse und damit schnellere, bessere Vorhersehbarkeit von Störungen und Risiken oder auch Chancen. Das Thema Digitalisierung betrifft heute nahezu jedes Unternehmen und hat bereits spürbar große Auswirkungen auf viele Geschäftsfelder. Diese Entwicklung wird sich weiter fortsetzen.
Durch die Corona-Pandemie wurde ab 2019 ein regelrechter Digitalisierungsschub und eine Aufbruchstimmung ausgelöst. Die seitdem eingeleiteten Maßnahmen will die große Mehrheit der Unternehmen laut einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom überwiegend beibehalten oder sogar noch ausweiten. Die Digitalisierung führe zu einem immer schärferen Wettbewerb, so eine Botschaft der Studie, für die 600 Unternehmen befragt wurden.
In vielen Firmen werden im Zuge der Digitalisierung bereits Prozesse neu definiert und zum Teil automatisiert, neue Geschäftsmodelle erschlossen und Leistungsportfolios verändert – all dies hat auch große Auswirkungen auf unternehmensinterne Abläufe. Die Automatisierung verändert nicht nur technische, sondern auch menschliche Abläufe. Dennoch wird es immer wichtige Einflusspunkte geben, an denen Menschen unverzichtbar sind. Und wenn an solchen Punkten Fehler passieren, dann können diese mitunter viel größere Auswirkungen haben als bisher. Daher werden Regularien, Qualitätsmanagement (QM) und auch die Frage nach notwendigen Kompetenzen von Personen an solchen Einflusspunkten immer wichtiger werden, insbesondere im Medizinbereich.
Aufgrund der vielfältigen Entwicklungen wurden in den vergangenen Jahren in enger Taktung sehr viele Gesetze, Normen und Richtlinien verändert. Vorgaben wurden überarbeitet und aktualisiert, um mit den Entwicklungen Schritt zu halten. Neue wichtige Regelwerke sind hinzugekommen. Auch für die kommenden Jahrzehnte sind auf EU-Ebene weitere Verordnungen in Planung.
Insellösungen verhindern
einheitliche Regelungen
Die große Herausforderung besteht schon seit über einem Jahrzehnt darin, die Vernetzungen und Schnittmengen von Vorgaben aus verschiedenen Regularien und Managementbereichen zu erkennen, um parallellaufende Systeme und Redundanzen zu vermeiden und Synergien zu nutzen. Die Vergangenheit hat bereits zur Genüge bewiesen, dass Insellösungen aufwändig zu pflegen und dezentrale Dokumenten- und Prozesslandschaften oft die Ursache für uneinheitliche Regelungen, Verantwortlichkeiten und Strukturen sind.
Die nachträgliche Harmonisierung solcher Managementsysteme stellt Unternehmen sowohl system- als auch organisationstechnisch vor große Herausforderungen: Dezentrale Dokumenten- und Prozesslandschaften mehrerer Standorte, unterschiedliche Sprachen und verschiedene Standards müssen unter einen Hut gebracht werden. Hier ist ein strategischer Change-Management-Prozess gefragt, der behutsam in sorgfältig geplanten Schritten vorgeht.
Hilfreich ist, dass hierfür viele Normen hinsichtlich ihrer Struktur aneinander angeglichen wurden. Die International Organization for Standardization (ISO) hat hierzu bereits im Jahr 2013 die High Level Structure (HLS) eingeführt. Auf technischer Seite unterstützen intelligente Softwarelösungen dabei, zentrale Prozesse, Strukturen und Standorte sukzessive in ein übergreifendes System zu integrieren. Sie nutzen dazu innovative Datenbankkonzepte und Synchronisationslösungen, ermöglichen standortspezifische Anpassungen in ansonsten zentralen Prozessen, bieten Anbindungsmöglichkeiten an Fremdsysteme und stellen Mehrsprachenkonzepte bereit. So unterstützen sie wirkungsvoll dabei, einen größtmöglichen Nenner für eine zentrale Prozessmodellierung zu finden und damit den Harmonisierungsprozess voranzutreiben. Diese Integrierten Managementsysteme (IMS) verbreiten und bewähren sich – und setzen sich aus Gründen ihrer Integrationsfähigkeit gegen Insellösungen durch.
Digitalisierung als
ganzheitlicher Planprozess
Unter diesen Gesichtspunkten erscheint es sinnvoll, auch die Digitalisierung als Planprozess beziehungsweise als geplanten Entwicklungsprozess zu begreifen, der einer ganzheitlichen Strategie bedarf. Für jeden Bereich, der digitalisiert werden soll, eine eigene Speziallösung einzuführen, ist auf lange Sicht nicht zielführend. Integrierte Managementsysteme eignen sich für die Digitalisierung und digitale Transformation von Unternehmen deutlich besser. Ein IMS, das als einen Baustein das Qualitätsmanagement beinhaltet, ist ein ideales Werkzeug, um die Digitalisierung in einem Unternehmen umzusetzen. Es kann wie ein digitales Betriebshandbuch genutzt werden und die Anleitungen für den Einsatz aller anderen Softwarelösungen und Technologien im Unternehmen enthalten.
Bei der Auswahl der passenden Software für dieses digitale IMS eignet sich ein am Markt etablierter Anbieter, der idealerweise eine individuell konfigurierbare Standardsoftwarelösung im Portfolio hat. Denn die nachträgliche Modifikation digitaler Individuallösungen ist teuer, durch einen anderen Dienstleister kaum möglich, ein späterer Wechsel der Software noch teurer. Auch die Themen Datensicherheit und Datenschutz spielen bei der Auswahl und Planung eine große Rolle, ebenso Hardware und Lizenzen, zusammen mit gegebenenfalls erforderlichen externen Beratungsleistungen. Zudem sollten die Kompatibilität mit vorhandenen Systemen, benötigte Schnittstellen, verwendete Datenformate etc. bedacht werden.
System sollte sich neuen
Gegebenheiten anpassen können
Qualitätsmanagement spielt offensichtlich eine elementare Rolle bei der Digitalisierung hinsichtlich der Softwarequalität: für die Qualität und Sicherheit der für die Digitalisierungsvorhaben benötigten Software und technischen Lösungen. Doch auch darüber hinaus kann QM einen großen Beitrag zur Digitalisierung leisten – und sogar noch mehr: QM kann die Digitalisierung als geplanten Entwicklungsprozess regelrecht vorantreiben.
Daher ist in Zeiten dieses immer schnelleren Wandels ein gelebtes Qualitätsmanagementsystem von essenzieller Bedeutung. Um mit der Geschwindigkeit der Veränderungen Schritt zu halten oder bestenfalls sogar einen Schritt voraus zu sein, sind flexible Reaktionen und dynamischere Qualitätskriterien erforderlich – und damit ein lebendiges QM-System, das sich agil neuen Gegebenheiten anpassen kann.
Ein Qualitätsmanagementsystem im Unternehmen ist erst dann wirklich effizient, wenn es von den Mitarbeitenden akzeptiert und gerne genutzt wird. Damit das geschieht, muss es intuitiv und benutzerfreundlich sein, stets aktuelle Inhalte bieten und gleichzeitig möglichst wenig Pflegeaufwand erfordern. Zudem sollten die Anwendenden nicht mit Informationen überfrachtet werden, sondern nur solche erhalten, die sie auch wirklich benötigen – und zwar in der gültigen Version und in schnell zu überblickender Aufbereitung.
QM sollte ganz besonders an strategischen Stellen im Unternehmen als Werkzeug unterstützen und die kontinuierliche Optimierung – und damit auch die Digitalisierung – in allen Bereichen vorantreiben. Es kann die Unternehmensstrategien in verschiedensten Bereichen ganzheitlich aktiv mitgestalten: von Compliance, Nachhaltigkeit, CO2-Fußabdruck und Kreislauffähigkeit über Ressourcenverbrauch, Lieferketten und Materialeffizienz bis hin zur Globalisierung und digitalen Transformation.
QM: wichtige Rolle in
der Organisationsentwicklung
Aus Sicht des QM liegt der Fokus bei der Digitalisierung erstens auf der Automatisierung, um die Aufwände für Routinetätigkeiten und nicht wertschöpfende Tätigkeiten zu reduzieren. Und zweitens auf dem zentralen Zusammenführen von Daten, um daraus mit einer ganz klaren Ausrichtung auf die Ziele der Digitalisierung Handlungsempfehlungen und konkrete Maßnahmen abzuleiten – insbesondere zur kontinuierlichen Verbesserung und zur auf die Zukunft gerichteten Weiterentwicklung. So treibt das QM die Digitalisierung aus sich selbst heraus voran, weil die Qualitätsziele von Unternehmen heutzutage in engem Bezug zu digitalen Geschäftsfeldern stehen und sich die Unternehmen an diesen Zielen orientieren. QM wirkt daher wie ein Motor für stetige Digitalisierung, strategische Steuerung und kontinuierliche Optimierung. Damit wandelt sich auch die Position des Qualitätsmanagements: Dieses kann eine strategisch sehr bedeutende Rolle in der Organisationsentwicklung einnehmen.
Die Digitalisierung ist seit über 15 Jahren das Kerngebiet von Consense aus Aachen, einem Anbieter von Software für Qualitätsmanagement und für Integrierte Managementsysteme sowie von Service- und Beratungsleistungen rund um Managementsysteme. Qualitätsmanagement bildet das Fundament der Softwarelösungen von Consense. Das Unternehmen hat sich auf die Fahne geschrieben, akzeptierte und lebendige Managementsysteme in Unternehmen zu etablieren. Das Consense Portal ist eine webbasierte Softwarelösung für digitale QM-Systeme und IMS, welche die Digitalisierung in weiteren Unternehmensbereichen unterstützen und voranbringen können.
Mit dem Consense Portal wird die gesamte benötigte Dokumentation digitalisiert: von Prozessbeschreibungen inklusive -modellierung und -simulation über sämtliche Dokumente bis hin zum Formularwesen. Zeitgleich wird dies alles zu großen Teilen automatisiert – wie beispielsweise durch intelligente Informationsverteilung, automatische Revisionierungen und Änderungsverfolgung, Dokumentenlenkung mittels Workflows, zum Beispiel für Prüfungen und Freigaben, und vieles mehr. Als IMS eingesetzt, können in Consense alle für das jeweilige Unternehmen anzuwendenden Gesetze, Regelwerke und Normen abgebildet werden. Mit den aus den verschiedensten Bereichen zentral gesammelten Kennzahlen, den übersichtlichen Dashboards und dem umfangreichen Berichtswesen wird das Consense Portal zu einer Steuerzentrale für das gesamte Unternehmen. Somit kann das Qualitätsmanagement als essenzieller Baustein eines IMS für die Digitalisierung in weiteren Unternehmensbereichen als Motor fungieren.
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